5 powodów, dla których warto wdrożyć workflow

Duża konkurencja wymaga od właścicieli firm wprowadzania zasad postępowania, które pozwolą na ograniczenie kosztów oraz zwiększenie wydajności w prowadzonych działaniach. Automatyzacja procesów uzyskana dzięki wdrożeniu workflow jest jednym z najlepszych pomysłów na to, aby podnieść efektywność oraz pozbyć się niepotrzebnych wydatków.

Workflow jest obecnie jednym z najbardziej popularnych sposobów kierowania pracą w dużych przedsiębiorstwach. Kadra zarządzająca na podstawie odpowiednich procedur i zgodnie z kwalifikacjami podległych im pracowników przydziela zadania w taki sposób, że jedna osoba odpowiedzialna jest za fragment projektu, nie wiedząc o tym, jakie jest znaczenie powierzonego działania, ani czemu ma ono służyć. Pozwala to na przyśpieszenie wykonywanych czynności, wskazuje na osobę odpowiedzialną za wykonanie fragmentu czynności, więc łatwo można dociec, kto jest odpowiedzialny za ewentualne opóźnienia w całym procesie.

Czym jest workflow?

Workflow, czyli przepływ pracy, to nic innego jak przepływ informacji pomiędzy kolejnymi stanowiskami. W nieco węższym sensie można scharakteryzować go jako obieg dokumentów pomiędzy pracownikami, którzy zostali oddelegowani do wykonywania pewnego rodzaju czynności.

Workflow może również oznaczać automatyzację procesów biznesowych, w których zadania oraz dokumenty biznesowe przekazywane są od jednego pracownika do kolejnego na podstawie zasad określających obieg dokumentów oraz role i zadania każdej z osób.

W tym ostatnim przypadku pojęciem workflow można objąć oprogramowanie, które pozwala stworzyć obieg dokumentów. Odpowiedni program komputerowy umożliwia określenie roli każdego pracownika w procesie obiegu dokumentów oraz wskazuje stany pośrednie powstałych formularzy (zmiana statusów). Jednocześnie dzięki wprowadzonym wcześniej udogodnieniom w oprogramowaniu workflow, istnieje możliwość stworzenia zupełnie nowych rodzajów dokumentacji.  

Powody, dla których warto zastosować workflow w przedsiębiorstwie

Pomimo że wiele firm coraz częściej opiera swoje procesy na automatycznym obiegu dokumentów, to prawie połowa z nich nadal korzysta z ich papierowych formularzy. Warto rozważyć powody, dla których wprowadzenie zautomatyzowanego obiegu dokumentacji jest znacznie bardziej korzystniejsze i mniej czasochłonne, niż w przypadku stosowania ich wersji tradycyjnej.

Dzięki automatyzacji procedur, przypisaniu każdemu pracownikowi roli oraz wprowadzeniu zautomatyzowanego procesu obiegu dokumentów, przedsiębiorstwa mogą znacznie obniżyć koszty prowadzenia działalności. Zoptymalizowanie procedur, przygotowanie odpowiedniej mapy procesu oraz określenie ścieżek obiegu dokumentów umożliwia uzyskanie znacznych oszczędności. Workflow się opłaca. Warto przyjrzeć się korzyściom z wprowadzenia przepływu pracy.

  1. Usprawnienie komunikacji w obrębie procesu biznesowego

Każdego dnia przeciętny pracownik otrzymuje znaczną ilość maili oraz informacji przekazywanych poprzez wewnętrzne komunikatory. Automatyzacja pracy pozwala na posiadanie jednego pulpitu na ekranie komputera, na którym wyświetlane będą wszystkie formularze wraz ze wzmianką o tym, w którym momencie procesu biznesowego dany dokument się znajduje.

Menedżerowie mają możliwość podglądania pulpitów podwładnych i przesuwania zadań, bądź ich cofania. W przypadku, kiedy dany pracownik będzie bardziej obłożony pracą niż inni współpracownicy, system to wykryje i postara się, aby wszystkie zadania zostały równomiernie rozlokowane pomiędzy osoby biorące udział w projekcie. Program na bieżąco ustala  także wszelkiego rodzaju plany i harmonogramy, dzięki czemu istnieje możliwość wprowadzenia całego systemu powiadomień, które informują pracowników o nadchodzącym czasie ukończenia zadania.

W przypadku, kiedy projekt wymaga współpracy różnych działów przedsiębiorstwa, znajdujących się w rożnych krajach bądź na innych kontynentach, przydaje się posiadanie jednego systemu. Umożliwi on przede wszystkim ciągłe wykonywanie pracy, która dzięki Internetowi realizowana jest w czasie rzeczywistym. System pozwala równocześnie zaoszczędzić pieniądze, które firma musiałaby wydać na przeloty i zakwaterowanie zespołu.

  1. Optymalizacja procesów

Aby móc pracować na podstawie workflow, należy przede wszystkim ujednolicić procesy i procedury. Jednym z elementów wdrożenia programu do obiegu dokumentów jest ustalenie jednej ścieżki postępowania dla każdego rodzaju dokumentu. To pozwala przede wszystkim na bardziej precyzyjną komunikację pomiędzy pracownikami a kadrą zarządzającą. Dodatkowo umożliwia wyłapanie wszelkich nieścisłości oraz tych zachowań lub podprocesów, które opóźniają ukończenie poszczególnych etapów projektu.

  1. Egzekwowanie odpowiedzialności

Za pomocą automatyzacji pracy dysponujemy możliwością wprowadzenia większej odpowiedzialności pracowników za powierzone im zadania. Wszystkie czynności, które zostały wykonane, zostają zarejestrowane w systemie, obok nich pojawia się nazwisko lub login wykonawcy. Ze względu na wprowadzenie przejrzystości procesów biznesowych, wymusza się niejako na pracownikach ponoszenie odpowiedzialności za wykonane działania. Jednocześnie ograniczona zostaje możliwość wystąpienia błędów wynikających z pomyłek ludzkich, ponieważ w każdym momencie i na każdym etapie istnieje wymóg potwierdzenia otrzymania czy wysłania dokumentu.

  1. Zarządzanie wiedzą

Programy obsługujące automatyczny obieg dokumentów mogą służyć jako swego rodzaju źródło wiedzy dla kolejnych pracowników. Ze względu na to, że wszystkie czynności zostały zarejestrowane w systemie, pozostają one nawet po odejściu pracownika, zapoznać się z działaniami, którymi się on zajmował. W przypadku szkolenia kolejnych pracowników nie potrzeba już od nowa wypracowywać materiałów szkoleniowych, ale można oprzeć trening na podstawie informacji już udostępnionych w bazie danych. Jest to możliwe dzięki opcjom archiwizowania danych, wyszukiwania plików związanych z poszczególnymi procesami czy klientami.

  1. Ustanowienie jasnej hierarchii akceptowania zmian

Dzięki odpowiedniemu podziałowi ról i obowiązków w procesie automatycznego obiegu dokumentów istnieje możliwość ustalenia jasnej hierarchii uprawnień odnoszących się do zatwierdzania zmian w statusach dokumentów. Należycie wdrożone procedury workflow będą umożliwiały stworzenie własnego systemu odpowiedzialności, wskażą także, czy każdy pracownik realizujący dany projekt, posiada odpowiednie uprawnienia. Dzięki temu osiąga się porządek w trakcie wykonywania procesu. Poszczególni pracownicy nie muszą także posiadać całościowej wiedzy na temat całego przedsięwzięcia, którą mogą oczywiście w miarę potrzeb poszerzyć.