Artykuł zewnętrzny
Mariola Malicka, radca prawny w firmie www.przetwarzaniedanych.pl
Jednym z podstawowych, a jednocześnie kluczowych pojęć z zakresu ochrony danych osobowych jest administrator danych osobowych. W procesie przetwarzania danych osobowych bardzo ważną kwestią jest określenie, jaką rolę dany podmiot pełni - czy administratora, czy może przetwarzającego dane na zlecenie osoby trzeciej.
Kim jest administrator danych osobowych?
Administratorem danych osobowych wykorzystywanych w zakresie działalności prowadzonej przez przedsiębiorcę jest co do zasady sam przedsiębiorca. Administratorem takich danych jest w szczególności spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna, spółka jawna, czy też spółka komandytowa. Tak więc administratorem danych jest sama spółka prawa handlowego, nie zaś jej organy, osoby zasiadające w organach tej spółki lub pełniące w niej funkcje kierownicze.
W przypadku osoby prowadzącej działalność gospodarczą pozostaje ona administratorem danych niezależnie od tego, czy wyznaczy pracownika odpowiedzialnego za przetwarzanie danych osobowych (tzw. administratora bezpieczeństwa informacji).
Administrator danych osobowych to bardzo istotna rola w procesie przetwarzania danych ze względu na przymiot decydowania o danych, ale także na szereg obowiązków, do wypełnienia których zobowiązują administratora przepisy prawa.
Dwóch administratorów danych osobowych
Nie w każdym jednak przypadku określenie swojej roli w stosunku do przetwarzanych danych osobowych jest jasne i oczywiste. Nierzadko w obrocie gospodarczym można spotkać sytuacje, gdy pojęcia i role są trudne do ustalenia.
Należy wyraźnie zaznaczyć, iż wskazówką dla rozróżnienia ról w procesie przetwarzania danych jest między innymi to, czy podmiot przetwarza dane dla osiągnięcia własnych celów i korzyści, czy też dla korzyści i celów osoby trzeciej.
Na koniec warto wspomnieć o sytuacji, w której jednym zbiorem danych osobowych administruje dwóch administratorów. Mimo iż przepisy prawne wyraźnie takiej sytuacji nie przewidują, to nie oznacza, że w świetle prawa jest niemożliwa czy niedopuszczalna. Może ona mieć miejsce wówczas, gdy zbiór danych osobowych pozostaje we wspólnej dyspozycji więcej niż jednego podmiotu.
W przypadku gdy administratorów jest dwóch, mogą oni działać wspólnie. W takiej sytuacji decyzje dotyczące zbioru podlegałby uzgadnianiu między nimi lub byłyby wynikiem uzgodnionego w tym zakresie podziału kompetencji. Administratorzy mogliby też działać samodzielnie i wówczas każdy z nich posiadałby status "samodzielnego" administratora.
Administrator a przetwarzający dane osobowe
Sytuacji, gdy w procesie ochrony i przetwarzania danych osobowych administratorów jest dwóch, nie należy mylić z relacją administrator danych i przetwarzający, gdyż jest to coś zupełnie innego. Administrator danych osobowych oraz przetwarzający są to dwa podmioty, które występują w procesie przetwarzania danych osobowych. Jednakże rola, jaką każdy z tych podmiotów pełni, jest odmienna - i odmienne są też obowiązki, które prawo przewiduje dla każdego z nich. Podstawową równicą między tymi podmiotami jest to, że administrator danych osobowych administruje zbiorem we własnym imieniu i dla własnych celów, podczas gdy przetwarzający zarządza zbiorem w imieniu i na rzecz osoby trzeciej, z którą najczęściej pozostaje w stosunku cywilnoprawnym.
