Awaria kasy fiskalnej - co należy zrobić?

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Niejednokrotnie zdarza się, że przedsiębiorca doświadcza sytuacji, w której urządzenie to ulega awarii z przyczyn od niego niezależnych. Co wówczas powinien zrobić? Czy powinien kontynuować sprzedaż? Przeczytaj artykuł i dowiedz się, czy awaria kasy fiskalnej może znacząco wpłynąć na przychody z działalności? 

W tym przypadku do wyboru są dwa wyjścia. Pierwsze to rozpoczęcie ewidencjonowania transakcji na rezerwowej kasie fiskalnej. Natomiast drugie - całkowite zaprzestanie dokonywania sprzedaży w przypadku, kiedy podatnik kasy rezerwowej nie posiada. Takie obowiązki wynikają z art. 111 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, który jest przepisem bezwzględnie obowiązującym.

Rezerwowa kasa rejestrująca

Kasa rejestrująca sprzedaż, jak każde urządzenie elektroniczne może ulec awarii. Regulacje prawne przewidują możliwość zastąpienia uszkodzonej kasy fiskalnej urządzeniem rezerwowym i kontynuowanie ewidencjonowania sprzedaży na rzecz klientów. Jednak zakup dodatkowej kasy zależy od decyzji podatnika i nie jest to obligatoryjny obowiązek, który musi zostać spełniony. Warto dobrze przemyśleć taki zakup, gdyż w przypadku awarii kasy głównej istnieje bezwzględny zakaz dokonywania transakcji sprzedaży, co w efekcie pozbawia przedsiębiorcę źródła przychodu.

O zamianie urządzenia rejestrującego sprzedaż na rezerwowe, podatnik musi powiadomić urząd skarbowy, składając następujące dokumenty:

  • informację o awarii,
  • pismo informujące o zamianie kasy rejestrującej na rezerwową,
  • po naprawie kasy - druk „Zawiadomienie podatnika o miejscu instalacji kasy fiskalnej”.

Co istotne, aby móc ewidencjonować sprzedaż na rezerwowej kasie fiskalnej musi znajdować się ona w tym samym miejscu, co kasa podstawowa.

Awaria kasy fiskalnej a brak urządzenia rezerwowego

W sytuacji, kiedy podatnik nie posiada kasy rezerwowej zobowiązany jest do zaprzestania dokonywania sprzedaży na okres, w którym urządzenie to jest niesprawne. Obowiązkowo musi także złożyć pismo informujące o zaistniałej przerwie w ewidencjonowaniu sprzedaży na kasie oraz wezwać serwis odpowiedzialny za stan techniczny, zgłoszony do urzędu skarbowego w momencie rejestracji urządzenia.

Podobnie należy postąpić, jeżeli podatnik posiada kasę rezerwową, ale w miejscu innym niż uszkodzona.

Czym grozi sprzedaż bez kasy rejestrującej?

Ważne jest, aby podatnik znał powagę konsekwencji, jakie poniesie w sytuacji nieewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej, jeżeli taki obowiązek został na niego nałożony. W przypadku, gdy organ podatkowy stwierdzi, iż przedsiębiorca nie wywiązuje się należycie z obowiązku ewidencjonowania obrotu oraz kwot podatku należnego, może zostać posądzony o wykroczenie lub nawet przestępstwo skarbowe.