Bezpieczny podpis elektroniczny - co to jest i jak z niego korzystać?

Podpis elektroniczny jest narzędziem, które umożliwia identyfikację tożsamości podmiotów przesyłających dokumenty drogą elektroniczną. Jest to na tyle bezpieczna metoda, że stosują ją zarówno urzędy skarbowe, jak i ZUS. Sprawdź, jak należy poprawnie używać podpisu elektronicznego!

Podpis elektroniczny - uwarunkowania prawne

Kwestie związane z podpisem elektronicznym reguluje ustawa o podpisie elektronicznym.

Według jej zapisów są nim dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi z którymi zostały połączone tworzą całość pozwalającą na jednoznaczną identyfikację osoby, która go złożyła.

Bezpieczny podpis elektroniczny to  podpis, który:

  • przyporządkowany jest wyłącznie do jednej osoby,

  • sporządzony jest na podstawie bezpiecznych urządzeń, które podlegają wyłącznie osobie, która podpis składa,

  • powiązany jest z danymi, których jakakolwiek zmiana jest rozpoznawana.

Bezpieczny podpis elektroniczny a podpis elektroniczny

Wyróżniamy dwa rodzaje podpisów:

  • bezpieczny podpis elektroniczny,

  • zwykły podpis elektroniczny.

Zwykły podpis elektroniczny nie posiada certyfikatu kwalifikowanego i stosowany jest głównie przy wymianie e-maili. Nie jest to na tyle bezpieczny system, aby mógł być wykorzystywany przy przesyłaniu dokumentów wyższej wagi, takich jak pisma sądowe czy deklaracje podatkowe.

Bezpieczny podpis elektroniczny potwierdzony jest natomiast certyfikatem kwalifikowanym. Jest znacznie bezpieczniejszy - urzędy wykorzystują go przy przesyłaniu dokumentów. Urzędem certyfikacji dla infrastruktury bezpiecznego podpisu elektronicznego jest Narodowe Centrum Certyfikacji.

Podpis elektroniczny a moc prawna

Dokumenty, także deklaracje i faktury, opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym posiadają taką samą moc jak dokumenty podpisane własnoręcznie,

Gdzie wykorzystuje się podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny wykorzystywany jest w szczególności do:

  • składania e-deklaracji ZUS,

  • składania e-deklaracji podatkowych,

  • podpisywania umów,

  • podpisywania faktur elektronicznych,

  • składania ofert na przetargach,

  • składania dokumentów do urzędów tj. GIODO, CEIDG, KRS, urzędów administracji publicznej czy też urzędów patentowych.

Sposoby nabywania bezpiecznego podpisu elektronicznego

Zwykły podpis elektroniczny można nabyć nawet za darmo, z kolei bezpieczny podpis elektroniczny wydawany jest po dokonaniu odpowiedniej odpłatności. Bezpieczny podpis elektroniczny można nabyć w:

  • Krajowej Izbie Rozliczeniowej (Szafir),

  • Polskiej  Wytwórni Papierów Wartościowych (Sigillum),

  • Unizeto Technologies (CERTUM),

  • Enigma S.O.I.(PEM-HEART),

  • EuroCert.

Podpis elektroniczny w praktyce

Po podpisaniu umowy oraz uzyskaniu certyfikatu bezpieczny podpis elektroniczny należy odebrać osobiście, aby potwierdzić prawidłowość danych. Nabywca otrzyma dodatkowo narzędzia do składania podpisu tj.:

  • kartę kryptograficzną (z zapisanym na niej prywatnym kluczem) z czytnikiem lub tokenem,

  • oprogramowanie, które umożliwia nawiązanie współpracy karty z komputerem poprzez czytnik lub token.

Podpisu używa się poprzez wydanie komputerowi polecenia złożenia podpisu elektronicznego. W praktyce prowadzi to do obliczenia tzw. skrótu podpisywanego dokumentu, które jest określony ściśle dla konkretnego rodzaju dokumentu. Kolejnym krokiem jest użycie otrzymanego oprogramowania, które dokonuje zaszyfrowania prywatnym kluczem podpisu, a następnie dokument z bezpiecznym podpisem elektronicznym wysyłany jest do adresata.

Czy podpis elektroniczny jest konieczny?

Składanie elektronicznych formularzy do urzędów zyskuje na popularności wśród przedsiębiorców. Daje to możliwość zaoszczędzenia czasu. W przypadku składania rocznych zeznań podatkowych drogą elektroniczną nie jest konieczne posiadanie podpisu elektronicznego. Zabezpieczeniem w takiej sytuacji jest podanie przychodu wykazanego w deklaracji podatkowej za rok poprzedni. Zeznania składane za rok 2015 wymagają potwierdzenia przychodu z deklaracji za rok 2014. Jeśli podatnik nie miał obowiązku składać takiej deklaracji, wpisuje po prostu 0.

Elektroniczna wysyłka formularzy bez podpisu elektronicznego możliwa jest również przy składaniu deklaracji do ZUS-u. W takim wypadku konieczne jest jednak założenie zaufanego profilu na platformie ePUAP oraz jednorazowa wizyta w placówce w celu potwierdzenia tożsamości osoby, której profil zaufany przyznano.

Koszty związane z nabyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego mogą być stosunkowo wysokie dla mikroprzedsiębiorców, dlatego też przed podjęciem decyzji o jego zakupie należy zastanowić się, czy rzeczywiście jest on nam niezbędny.