Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Walka z praniem brudnych pieniędzy. Biuro rachunkowe ma dodatkowe obowiązki!

Nie każde biuro rachunkowe i nie każdy klient są świadomi, że Ustawa z 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej: ustawa) nakłada na biuro pewne dodatkowe obowiązki w zakresie rejestrowania i zgłaszania transakcji dokonywanych przez rozliczane podmioty. Aby uniknąć błędów i konsekwencji niewłaściwego postępowania, należy zapoznać się z obowiązkami, jakie przepisy wspomnianej ustawy nakładają na właścicieli biur rachunkowych.

Biuro rachunkowe to instytucja obowiązana - co to znaczy?

Wyjaśnienie pojęcia instytucji obowiązanej ujęte zostało w art. 2 ustawy. Zgodnie z tym przepisem podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (czyli m.in. biura rachunkowe) znalazły się w powyższej definicji wraz z innymi instytucjami, takimi jak np.:

  • podmioty prowadzące działalność w zakresie wymiany walut,
  • fundacje,
  • firmy inwestycyjne,
  • banki powiernicze.

 

Ważne!

Ustawa mówi wprost o podmiotach usługowych prowadzących księgi rachunkowe. Oznacza to, że biuro rachunkowe rozliczające wyłącznie osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, objęte uproszczoną ewidencją podatkową (księga przychodów i rozchodów) nie będzie podlegało regulacjom ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.

Biuro rachunkowe a obowiązek przeciwdziałania praniu pieniędzy

O tym, jakie obowiązki nakładane są m.in. na biura rachunkowe, mówią art. 8 ust. 1 oraz ust. 3 ustawy.

 

Art. 8 ust. 1.

“Instytucja obowiązana przeprowadzająca transakcję, której równowartość przekracza 15.000 euro, ma obowiązek zarejestrować taką transakcję również w przypadku, gdy jest ona przeprowadzana za pomocą więcej niż jednej operacji, których okoliczności wskazują, że są one ze sobą powiązane i zostały podzielone na operacje o mniejszej wartości z zamiarem uniknięcia obowiązku rejestracji.“

Art. 8 ust. 3.

“Instytucja obowiązana przeprowadzająca transakcję, której okoliczności wskazują, że może ona mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, ma obowiązek zarejestrować taką transakcję, bez względu na jej wartość i charakter.”

 

Mimo że biuro rachunkowe nie przeprowadza bezpośrednio transakcji swoich klientów, jest zobowiązane dokonywać rejestracji transakcji podejrzanych, które mogłyby świadczyć o naruszeniu prawa. Wynika to m.in. z art. 8 ust. 3a ustawy:

 

Art. 8 ust. 3a

“W przypadku gdy instytucja obowiązana nie przyjmuje dyspozycji lub zlecenia do przeprowadzenia transakcji, obowiązek, o którym mowa w ust. 3, stosuje się także, gdy instytucja ta wie lub przy zachowaniu należytej staranności powinna wiedzieć o takiej transakcji w związku z wykonaniem umowy z klientem.”

 

Prowadzony przez biuro rachunkowe rejestr transakcji powinien być przechowywany przez co najmniej 5 lat. Dodatkowo należy mieć na uwadze, że instytucje obowiązane muszą przekazać informacje o transakcjach zarejestrowanych, zgodnie z art. 8 ust. 1 i 3, Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej. Przekazanie to polega na przesłaniu (w tym także z wykorzystaniem informatycznych nośników danych) lub bezpośrednim dostarczeniu danych z rejestru transakcji.

Biuro rachunkowe a przeciwdziałanie praniu pieniędzy

Oprócz prowadzenia rejestru oraz informowania Generalnego Inspektora biuro rachunkowe, które należy traktować jako instytucję obowiązaną, powinno wprowadzić w formie pisemnej wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Procedura ta powinna zawierać w szczególności określenie sposobu:

  • rejestracji transakcji,
  • wykonania środków bezpieczeństwa finansowego,
  • przyjmowania oświadczeń mówiących o tym, czy klient biura jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, o ile takie są przyjmowane,
  • analizy i oceny ryzyka,
  • przekazywania informacji o transakcjach Generalnemu Inspektorowi,
  • wstrzymania transakcji, blokady rachunku i zamrożenia wartości majątkowych,
  • przechowywania informacji.

Dodatkowo, na mocy art. 10a ust. 4 ustawy, biuro rachunkowe ma zapewnić udział pracowników wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w instytucji obowiązanej w programach szkoleniowych dotyczących tych obowiązków.

Termin przekazania informacji Generalnemu Inspektorowi

Informacje o transakcjach zarejestrowanych przez biuro rachunkowe przekazuje się do Generalnego Inspektora:

  • w terminie 14 dni po upływie każdego miesiąca kalendarzowego - w przypadku transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 1;
  • niezwłocznie - w przypadku transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 3.

Rejestr transakcji podejrzanych prowadzony przez biuro rachunkowe

W zgłoszeniu podejrzenia podmiotu o pranie brudnych pieniędzy przekazywanym do Generalnego inspektora powinny znaleźć się dane takie, jakie zamieszczono w prowadzonym rejestrze tj.:

  • data przeprowadzenia transakcji;

  • dane identyfikacyjne stron transakcji:

    • w przypadku osób fizycznych i ich przedstawicieli - zapisanie cech dokumentu stwierdzającego na podstawie odrębnych przepisów tożsamość osoby, a także imienia, nazwiska, obywatelstwa oraz adresu osoby dokonującej transakcji, a ponadto numery PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, lub numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość cudzoziemca, lub kodu kraju w przypadku przedstawienia paszportu;

    • w przypadku osób prawnych - zapisanie aktualnych danych z wyciągu z rejestru sądowego lub innego dokumentu, wskazującego nazwę (firmę), formę organizacyjną osoby prawnej, siedzibę i jej adres, numer identyfikacji podatkowej, a także imiona, nazwiska i numery PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, osoby reprezentującej tę osobę prawną;

    • w przypadku jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej - zapisanie aktualnych danych z dokumentu wskazującego nazwę, formę organizacyjną, siedzibę i jej adres, numer identyfikacji podatkowej, a także imienia, nazwiska i numeru PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, osoby reprezentującej tę jednostkę;

    • w przypadku stron transakcji niebędących klientami - zapisanie ich nazwy (firmy) lub imienia i nazwiska oraz adresu, w zakresie, w jakim dane te instytucja obowiązana może ustalić przy zachowaniu należytej staranności;

  • kwotę, walutę i rodzaj transakcji;

  • numery rachunków, które zostały wykorzystane do przeprowadzenia transakcji, w przypadku transakcji z udziałem takich rachunków;

  • uzasadnienie oraz miejsce, datę i sposób złożenia dyspozycji w przypadku przekazywania informacji o transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 3.