Błędna, zniszczona lub zagubiona faktura

W toku prowadzonej działalności gospodarczej dość częstym przypadkiem są błędy występujące na otrzymanych fakturach VAT, zarówno w danych nabywcy jak i w cenie czy też ilości. W jaki sposób dokonać poprawy błędów, aby otrzymany dokument stanowił podstawę do ujęcia wydatku w kosztach firmowych? A co w przypadku, gdy faktura zakupu zaginie lub ulegnie zniszczeniu? Do każdego z przypadków znajdziemy rozwiązanie.

Korygowanie błędów

Błędy na wystawionej fakturę VAT mogą korygować zarówno wystawca jak i odbiorca dokumentu. Wszystko uzależnione jest od rodzaju błędu. Możemy zatem spotkać się z następującymi dokumentami:

  • nota korygująca – wystawiana przez nabywcę,
  • faktura korygująca – wystawiana przez sprzedawcę.

Nota korygująca

Zgodnie z art. 15 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania (...), nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą, o ile pomyłki te dotyczą w szczególności błędów w:

  • imionach i nazwiskach lub nazwie bądź nazwie skróconej nabywcy oraz ich adresach,
  • numerze identyfikacji podatkowej nabywcy,
  • dacie wystawienia lub sprzedaży,
  • nazwie(rodzaju) towaru lub usługi.

Przy czym notą korygującą nie można zmienić całego podmiotu gospodarczego.

Nota korygująca powinna zawierać co najmniej:

  • numer kolejny i datę jej wystawienia,
  • imiona i nazwiska albo nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury albo faktury korygującej oraz ich adresy i numery identyfikacji podatkowej,
  • dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca,
  • wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Warto pamiętać, że błędy mniejszej wagi nie mają wpływu na rozliczenie przez nas podatku naliczonego. Zgodnie z interpretacją indywidualną wydaną w dniu 18.08.2012 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach: (...) o prawidłowości faktur VAT wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe. A zatem jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje występują tzw. wadliwości mniejszej wagi, należy uznać, że nie ma podstawy do kwestionowania faktur VAT wyłącznie z powodu wspomnianych braków mających charakter wadliwości mniejszej wagi. Są to tego rodzaju wadliwości, które, co prawda, powodują, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w przepisach, jednakże same w sobie nie wpływają one na przedmiot i podstawę opodatkowania. (...)

Faktura korygująca

Dokument faktury korygującej wystawia się w następujących przypadkach:

  • gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatów lub podwyższono cenę,
  • w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku,
  • w razie zwrotu przez kontrahenta całości lub części towaru,
  • błędnie wskazanego nabywcy.

Faktura korygująca powinna zawierać co najmniej:

  • wyraz KOREKTA lub wyrazy FAKTURA KORYGUJĄCA,
  • numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
  • imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz nr NIP,
  • dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT",
  • nazwę towaru lub usługi objętych zmianą ceny,
  • kwotę podwyższenia/ zmniejszenia wartości ceny bez podatku,
  • kwotę podwyższenia/ zmniejszenia podatku należnego.

Należy jednak pamiętać, że przy wystawieniu faktury korygującej zmniejszającej musimy otrzymać od naszego kontrahenta kopię podpisanej korekty. Jest to warunek konieczny aby móc pomniejszyć kwotę podatku należnego.

Duplikat faktury

W przypadku gdy faktura kosztowa zaginie lub ulegnie zniszczeniu, należy zwrócić się do kontrahenta o wydanie duplikatu. Podatnicy, którzy prowadza podatkową księgę przychodów i rozchodów rozliczają duplikat faktury dokumentującej zakup na takich samych zasadach, jak fakturę oryginalną. Dostawa ewidencjonowana jest wtedy na podstawie opisu lub specyfikacji, a wartość duplikatu faktury należy wpisać do księgi w dniu otrzymania duplikatu faktury. Jeżeli zaginął lub uległ zniszczeniu dokument potwierdzający poniesienie pozostałych wydatków, a koszty te nie zostały wcześniej zaksięgowane, trzeba je ująć w miesiącu otrzymania duplikatu.