Co to jest outsourcing i jak może pomóc rozwinąć firmę?

W ostatnich latach bardzo modne stało się w Polsce pojęcie outsourcingu. Oczywiście dzieje się tak ze względu na rosnącą popularność tego zjawiska biznesowego. Jeśli jeszcze nie wiesz, co to jest outsourcing, albo masz wątpliwości co do tego, czy wprowadzić go w swojej firmie, przeczytaj nasz artykuł.

Outsourcing - geneza terminu

Genezę terminu outsourcing stanowią trzy angielskie słowa:

outside + resource + using

W tłumaczeniu na język polski:

zewnętrzny + zasoby + używanie

Biorąc pod uwagę tłumaczenie, outsourcing oznacza używanie zewnętrznych zasobów, a może lepiej - korzystanie z zewnętrznych zasobów.

Co to jest outsourcing?

Outsourcing oznacza zatem przekazywanie wykonywania konkretnych usług, zadań, projektów zewnętrznym firmom. Przedsiębiorstwo zlecające innemu podmiotowi wykonywanie usług na zasadach outsourcingu wskazuje oczekiwane efekty, ale nie wydaje szczegółowych zaleceń, w jaki sposób te rezultaty powinny być osiągnięte.

Początki outsourcingu

Oficjalne początki outsourcingu związane są z branżą motoryzacyjną.

Za pierwszego znanego propagatora outsourcingu możemy uznać Henry’ego Forda, który już w 1923r. stwierdził: Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my.

Jednak samego pojęcia użyto w 1979 roku, kiedy to przedstawiciele brytyjskiej branży motoryzacyjnej zlecali aż do Niemiec wykonywanie projektów przemysłowych.

Początkowo outsourcing dotyczył głównie sfery produkcyjnej, pozwalając na rezygnację z produkcji półfabrykatów, niezbędnych do wytwarzania gotowych wyrobów, na rzecz pozyskiwania ich od zewnętrznych dostawców. W miarę upływu lat zjawisko to zaczęło obejmować coraz więcej dziedzin funkcjonowania przedsiębiorstw, obejmując obecnie większość obszarów działalności.

Jakie usługi może objąć outsourcing?

Obecnie outsourcing obejmuje cały szereg rozmaitych usług, które warto i można zlecać zewnętrznym wykonawcom. Outsourcingiem obecnie obejmuje się między innymi następujące usługi:

  • księgowość,

  • obsługa kadrowo-płacowa,

  • usługi prawne,

  • analityka finansowa,

  • usługi informatyczne,

  • usługi internetowe,

  • marketing i reklama,

  • usługi szkoleniowe,

  • controlling i informacja zarządcza,

  • obsługa klienta,

  • zarządzanie środkami trwałymi,

  • audyt wewnętrzny firmy,

  • usługi porządkowe,

  • ochrona mienia,

  • logistyka.

Rodzaje outsourcingu

Outsourcing pełny i selektywny

Nie zawsze musimy decydować się na pełne przekazanie danego obszaru firmie zewnętrznej - zamiast tak zwanego outsourcingu pełnego możemy wybrać outsourcing selektywny. W przypadku outsourcingu selektywnego - w zależności od naszych zasobów, wiedzy i doświadczenia - możemy dokonać wyboru, jakie elementy z danego działu będzie wykonywać firma zewnętrzna. Takie rozwiązanie pozwala elastyczniejsze dostosowanie usług do sytuacji konkretnej firmy, jej możliwości i aktualnych potrzeb.

Outsourcing kapitałowy i kontraktowy

Zazwyczaj outsourcing dotyczy firmy zewnętrznej, zupełnie odrębnej od przedsiębiorstwa chcącego outsourcować konkretną usługę. Jednak w praktyce spotyka się rozwiązania opierające się na wydzielania z danej organizacji biznesowej spółki, która specjalizuje się w realizowaniu konkretnych zadań na rzecz firmy matki. W takim przypadku oba podmioty są ze sobą związane kapitałowo. Jak sama nazwa wskazuje, taki rodzaj outsourcingu nazywamy kapitałowym.  

Na drugim biegunie tego podziału jest outsourcing kontraktowy, który polega na zupełnej odrębności od organizacji chcącej outsourcować usługi. W takim przypadku firma outsourcingowa jest odrębna zarówno kapitałowo, jak i prawnie. Po prostu nie ma nic wspólnego (poza kontraktem na usługi outsourcingowe oczywiście) ze zleceniodawcą.

Podział ze względu na cele

Outsourcing możemy również podzielić ze względu na założone cele:

  • outsourcing naprawczy – jest stosowany w celu wyciągnięcia firmy z ciężkiej sytuacji, naprawienia zaniedbań.

  • outsourcing dostosowawczy - ma na celu pomóc przedsiębiorstwu w dostosowaniu się do nowych realiów rynkowych,

  • outsourcing rozwojowy – to działania mające na celu usprawnić funkcjonowanie firmy w przyszłości.

Zalety outsourcingu

Oszczędność

Główną zaletą outsourcingu jest znaczna i odczuwalna dla przedsiębiorstwa redukcja kosztów, o ile oczywiście firma wybrana do realizacji usługi outsourcingu będzie miała koszty nie większe od tych, które musiałby ponieść dział naszego przedsiębiorstwa. Oszczędności wynikają również ze zmniejszenia nakładów na tworzenie i utrzymywanie powierzchni pracowniczych i bazy technicznej, ograniczenia ilości pracowników, jak również odciążenia innych działów firmy.

Jednak atut ekonomiczny nie jest jedynym, który przemawia za wdrożeniem outsourcingu.

Koncentracja na celach strategicznych

Jeśli firma zleca działalność poboczną innym podmiotom, w znacznie większym stopniu może poświęcić swoje zasoby na cele strategiczne przedsiębiorstwa. Może koncentrować swoje wysiłki i starania na rozwijaniu rdzenia biznesu (czyli na tym, na czym zna się najlepiej), zamiast rozpraszać się na zadaniach administracyjno-organizacyjnych.

Przeznaczenie większej części środków na główne cele biznesowe zapewnia to szybszy rozwój firmy, wzrost wartość rynkowej i większą konkurencyjność.

Łatwy dostęp do eksperckiej wiedzy

Dzięki współpracy z zewnętrzną firmą specjalizującą się w konkretnej działce (np. księgowości, informatyce, marketingu itd.), przedsiębiorstwo otrzymuje dostęp do specjalistycznej wiedzy i doświadczenia ekspertów bez konieczności tworzenia dodatkowych miejsc pracy.

Wzrost jakości outsourcowanych usług

Trzeba pamiętać, że firma outsourcingowa dysponuje całą rzeszą specjalistów, którzy są do naszej dyspozycji. Dzięki przekazaniu konkretnych obszarów działalności ekspertom wzrasta jakość świadczonych usług, która wynika z ich doświadczenia i wąskiej specjalizacji w poszczególnych dziedzinach.

Wady outsourcingu

Outsourcing niesie ze sobą również pewne zagrożenia.

Nadmierny nacisk na oszczędności

Jednym z podstawowych problemów może być chęć nadmiernego cięcia kosztów. Jeśli szukamy firmy, której chcemy outsourcować usługi, kierując się przede wszystkim ceną lub zbyt mocno negocjujemy stawkę, ryzykujemy, że będzie ona współpracować z nami na granicy opłacalności. W efekcie jakość usług podwykonawcy pracującego po kosztach może ulec znaczącemu obniżeniu.

Utrata kontroli

Przekazując określony zakres prac na zewnątrz, tracimy nad nimi kontrolę. Firma outsourcingowa ma za zadanie zrealizować konkretny cel i z tego jest rozliczana, ale sposób wykonania leży już po jej stronie. Nie mamy kontroli nad tym, kto i w jak sposób realizuje te zadania.  

Utrata tożsamości

W dążeniu przedsiębiorstwa do optymalizacji kosztów i outsourcowania wszystkiego, co można przekazać na zewnątrz, może dojść do takiej sytuacji, że oddamy firmie zewnętrznej działania, które są strategiczne dla naszej działalności. Pozbywamy się wówczas nad nimi bezpośredniej kontroli, a poza tym - w związku z tym, że takie działania, to "core" naszego biznesu - wiąże się to z możliwością utraty tożsamości firmy.

Wyciek poufnych danych

Realizując zlecone zadania, firma zewnętrzna często otrzymuje dostęp do wrażliwych i poufnych informacji, które mogą się dostać w niepowołane ręce osób trzecich.

Jak wybrać firmę do outsourcingu?

Przy delegowaniu określonych działań poza firmę bardzo ważne jest, żeby sprawdzić rzetelność i fachowość firmy, której będziemy przekazywać do realizacji określone zadania. Warto skontrolować jej doświadczenie w prowadzeniu tego typu spraw, referencje wystawione przez klientów, należy też zwrócić uwagę na to, czy jest ona wyspecjalizowana w prowadzeniu takich właśnie prac.

Jednak sukces współpracy zależy także w dużej mierze od nas.

Ważne jest, żeby już na początku ustaleń co do realizacji zleconych zadań, sprecyzować nasze cele i wymagania względem partnera. Warto też przygotować pracowników firmy na nadchodzące zmiany i zadbać o to, żeby ich przyszłe kontakty z firmą outsourcingową przebiegały bezproblemowo.

W początkowym okresie współpracy z nowym przedsiębiorstwem należy też dokładnie monitorować wspólne działania oraz sprawnie i szybko wyjaśniać ewentualne wątpliwości.

Outsourcing - podsumowanie

Mamy nadzieję, że niniejszy artykuł jasno odpowiada na pytanie, co to jest outsourcing, i dlaczego warto tę strategię zarządzania przedsiębiorstwem wdrożyć we własnej firmie.  

Decydując się na współpracę na zasadzie outsourcingu, trzeba mieć świadomość jego pozytywnych i negatywnych stron. Duży nacisk należy położyć na znalezienie odpowiedniej, rzetelnej firmy, ale warto też przygotować przedsiębiorstwo wewnętrznie na zmiany.

Decyzja co do zakresu działań przekazywanych firmie outsourcingowej, poprzedzona analizą aktualnej sytuacji i szczegółowym planem z pewnością pomoże w dynamicznym rozwoju firmy, generowaniu dodatkowych zysków oraz wzrostu jej konkurencyjności na rynku.