Coroczne obowiązki pracodawcy - PIT-11

Do końca lutego bieżącego roku co do zasady każdy pracodawca zatrudniający w roku 2013 pracownika - czy to na umowę o pracę, czy też zlecenie lub dzieło - musi doręczyć mu PIT-11. Należy dopilnować tego ustawowego obowiązku - a koniec miesiąca tuż tuż…

Pracodawca płatnikiem podatku dochodowego (PIT-4)

Zgodnie z przepisami Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pracodawca jest zobowiązany do wyliczenia i odprowadzenia zaliczek z tytułu podatku dochodowego za zatrudnianych pracowników. Ponieważ to na nim spoczywa pobór podatku i odprowadzenie go do urzędu, staje się on płatnikiem, który w imieniu zatrudnionych osób opodatkowuje wypłacane im wynagrodzenie i okresowo uiszcza należność publicznoprawną w urzędzie skarbowym (właściwym dla pracodawcy - płatnika, a nie dla poszczególnych pracowników).

Informacja o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11)

Deklarację PIT-11 pracodawca sporządza w trzech egzemplarzach:

  • dla pracownika,
  • dla urzędu skarbowego właściwego dla pracownika-podatnika (według miejsca zamieszkania),
  • dla siebie - jako element dokumentacji kadrowo-księgowej.

Termin sporządzenia i przesłania urzędowi skarbowemu informacji upływa dnia 28 lutego.

Forma przekazania PIT-11 pracownikowi jest dowolna. Pracodawca może więc przekazać formularz osobiście lub listownie. Może również skorzystać z formy elektronicznej wysyłki - pod warunkiem zachowania urzędowego wzoru i wymaganych elementów, w tym podpisu płatnika (np. podpis elektroniczny).

Kto nie składa PIT-11?

Istnieją wyjątki, w których pracodawca nie jest zobowiązany do złożenia PIT-11, pomimo iż zatrudniał pracowników. Zalicza się do nich zatrudnianie osób (niebędących pracownikami etatowymi) na umowę zlecenie lub umowę o dzieło, dla których określona w umowie kwota należności (wynagrodzenia) ogółem nie jest wyższa niż 200 zł. Za takich bowiem pracowników pracodawca odprowadza tzw. zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 18% przychodu, deklarowany jako tzw. PIT-8A. Z tytułu zatrudniania pracowników na warunkach wyżej wskazanych pracodawca nie ma obowiązku sporządzania deklaracji PIT-11.

Błędy popełniane w deklaracji PIT-11

Brak podpisu

Obowiązkowym elementem deklaracji PIT-11 jest podpis osoby upoważnionej do obliczania i pobierania podatku, czyli właściciela firmy lub wskazanej przez pracodawcę księgowej-kadrowej. Brak podpisu powoduje, że deklaracja jest nieprawidłowa i uznaje się ją za niezłożoną. W przypadku, gdy urząd odnotuje brak podpisu, wzywa płatnika do uzupełnienia tego braku.

Podwyższone koszty

Jeżeli płatnik zatrudnia pracownika spoza miejscowości, w której znajduje się zakład pracy, powinien zakreślić w pozycji 24 kwadrat 3 - “z jednego stosunku pracy (stosunków pokrewnych), podwyższone w związku z zamieszkiwaniem podatnika poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy”. Zwykle pracodawcy zapominają o tym i zaznaczają kwadrat 1, przyporządkowując wówczas koszty podstawowe, a nie podwyższone.

Dane podatnika

Pomyłki nierzadko występują również w danych pracownika. Należy więc pamiętać, by skontrolować wskazany identyfikator podatkowy z imieniem i nazwiskiem pracownika.

Wypłacone należności na przełomie roku

Należy pamiętać, że przychodem pracownika uwzględnionym w PIT-11 za dany rok będą środki postawione do dyspozycji w tym danym roku. Jeżeli więc za grudzień 2013 pracownik otrzymał wypłatę wynagrodzenia 10 stycznia, to wypłata ta będzie już wykazana na PIT-11 za 2014 rok, składany do 28 lutego 2015 roku.

Dlaczego dane podane w PIT-11 są istotne?

Formularz PIT-11, który pracodawca przekazuje pracownikowi, jest podstawą dokonania przez pracownika dalszych rozliczeń z urzędem skarbowym. Na podstawie otrzymanego PIT-11 pracownik wypełni swój roczny PIT (zwykle PIT-37) z tytułu podatku dochodowego.