Czy kaucja jest kosztem podatkowym?

Zapłacenie zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub usługi udokumentowane fakturą zaliczkową daje podstawę do odliczenia podatku VAT. U sprzedawcy powstaje obowiązek wykazania podatku należnego, a klient ma prawo odliczyć VAT naliczony. W podatku dochodowym zaś zapłacona zaliczka nie jest uznawana jako koszt. Klient dopiero po otrzymaniu faktury końcowej będzie mógł ująć wartość zakupu w kosztach podatkowych. Czy takie same zasady dotyczą kaucji?

Czym jest kaucja?

Kaucja pełni funkcję zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Stanowi więc gwarancję na wypadek niewywiązania się z umowy jednej strony. Nie jest ona jednak częścią ceny i przede wszystkim ma charakter zwrotny. Nie jest więc pojęciem tożsamym do zaliczki (o ile charakteru opłaconej kaucji nie zmienią strony umowy). Inaczej też niż zaliczka będzie traktowana w kwestiach rozliczeń podatkowych.

Gwarancja umowy a VAT  

Ponieważ kaucja ma charakter zwrotny, nie powoduje powstania obowiązku podatkowego VAT. Przedsiębiorca ją wpłacający nie będzie miał możliwości odliczenia VAT od wartości kaucji. Przede wszystkim za wpłatę kaucji nie otrzyma on faktury VAT, jak to ma miejsce w przypadku wpłaty zaliczki. Tylko w sytuacji, gdyby strony umowy uznały, że wpłacona gwarancja wykonania zostanie zaliczona na poczet należności głównej za towarów lub usługę, a więc zostanie niejako wliczona w cenę należałoby traktować ją dla celów podatkowych jak zaliczkę. Sprzedawca powinien wówczas udokumentować otrzymanie należności fakturą zaliczkową, która jednocześnie uprawniałaby nabywcę do odliczenia VAT.    

Kaucja a koszt podatkowy

Również w przypadku rozliczeń z tytułu podatku dochodowego wpłaconej kaucji na poczet danej umowy klient nie może traktować jako koszt podatkowy. Przykładem wpłaty o charakterze kaucji może być wpłata wadium. Ma ono zwykle charakter zwrotny i nie jest ujmowane ani w przychodach, ani w kosztach przedsiębiorcy prowadzącego księgowość uproszczoną. Co prawda kaucja nie została bezpośrednio wymieniona w treści art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jaki mówi o wydatkach jakie nie stanowią kosztu podatkowego, jednak z uwagi na fakt, iż jest ona należnością co do zasady podlegającą zwrotowi – nie powinna być uznana za koszt uzyskania przychodu.

Przedsiębiorca powinien zatem na wstępie rozróżnić charakter dokonanej wpłaty przed otrzymaniem towaru czy nabyciem usługi - czy jest ona kaucją, czy zaliczką. Od tego bowiem będzie zależało ich rozliczenie dla celów podatkowych. O ile bowiem w przypadku wpłaty kaucji zdarzenie nie będzie podlegało ewidencjonowaniu w KPiR czy rejestrze VAT, tak już w przypadku gdy przedpłata ma charakter zaliczki wywołuje już konsekwencje podatkowe.