Czym jest podróż służbowa? Najważniejsze informacje

Podróż służbowa - pojęcie jasne dla większości przedsiębiorców. Mimo jednak popularności delegacji nadal nagminne pozostają błędy w poprawnym rozumieniu i rozliczaniu wyjazdów. Przedsiębiorcy nie do końca wiedzą, co można uznać za podróż służbową, a co za tym idzie - dręczeni są szeregiem wątpliwości.

Podróż służbowa a oddelegowanie

Na czym polegają błędy pracowników? Niejednokrotnie wyobrażają sobie oni delegację jako luksusową wycieczkę na koszt firmy, korzystając często bez umiaru z różnorodnych możliwości. Po powrocie okazuje się jednak, że spora część koszta nie jest odpowiednio udowodniona lub też przekracza przepisowe limity.

Z kolei pracodawcy często mylą ze sobą pojęcia - oddelegowanie traktują jak podróż służbową, chociaż ma ono zupełnie inne skutki prawne. Dzieje się tak wówczas, gdy pracodawca oddelegowuje pracownika na określony czas do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę, co wiąże się ze zmianą wskazanego w umowie miejsca wykonywania pracy. Zmiana taka następuje poprzez zastosowanie wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i wynagrodzenia. Warto zauważyć, że także wynikające z organizacji pracy stałe wykonywanie zadań w różnych miejscach i terminach przez samego przedsiębiorcę lub jego pracownika NIE JEST podróżą służbową. A co za tym idzie – podczas oddelegowania czy zmian miejsca pracy nie obowiązują te same przywileje, które dostępne są dla pracowników udających się w podróż służbową.

Podróż służbowa - co to takiego?

Czym wobec tego jest podróż służbowa? Ogólnie określenie to stosuje się, kiedy pracownik odbywa wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce pracy pracownika, na polecenie pracodawcy, w ramach wykonywanej pracy. W zasadzie w polskim prawie podatkowym nie funkcjonuje ukonstytuowana definicja podróży służbowej. Wyżej przedstawiony termin obowiązywał do 31 grudnia 2001 roku i zawarty był w nieistniejącym już rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 czerwca 1998 r. w sprawie ustalania zasad oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. W związku z brakiem definicji podróży służbowej powstaje pewien chaos orientacyjny, ponieważ ani pracodawcy, ani pracownicy do końca nie wiedzą, co do takiej podróży służbowej można zaliczyć.

Polecenie wyjazdu a podróż służbowa

Podstawą formalną podróży służbowej jest POLECENIE wyjazdu (w praktyce stosuje się polecenie wydane na piśmie, nie jest ono wymagane, ale żeby uniknąć wszelakich niedomówień, warto sporządzić taki druk), które określa termin, miejsce oraz zadanie tego wyjazdu. Osobą wydającą polecenie jest pracodawca. Jeśli pracownik odmówi wykonania polecenia, czyli nie pojedzie w podróż służbową, zostaną wobec niego wyciągnięte odpowiednie konsekwencje. Nie dotyczy to kobiet w ciąży oraz jednego z rodziców opiekujących się dzieckiem do 4 roku życia.

Podróż służbowa - co nią nie jest?

Podróżą służbową nie jest wykonywanie zadań w różnych, swobodnie dobranych przez samego pracownika miejscowościach, gdy te swoim zakresem obejmują stałe miejsce wykonywania pracy danego pracownika. W związku z tym stałe miejsce wykonywania pracy może obejmować całe województwo – a nawet cały kraj – i gdy pracownik wykonuje swoją pracę na terenie miast tego województwa, wówczas nie jest to podróż służbowa. Czasem dzieje się tak, że wyjazdy są po prostu traktowane jako rzeczywiste wykonywanie pracy przez danego pracownika i wówczas nie są podróżą służbową (np. naturalne jest wykonywanie usług budowlanych poza siedzibą firmy). Czyli podróżą służbową jest tymczasowy i incydentalny wyjazd poza stałe miejsce wykonywania pracy przez pracownika – określone w umowie oraz poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy.

W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą – dla nich podróżą służbową jest wyjazd związany z przedmiotem działalności poza miejsce jej prowadzenia. W związku z tym typową podróżą służbową będą targi lub podpisanie umowy z kontrahentem.