Jak pisać maile służbowe?

Wiele osób posługujących się na co dzień pocztą elektroniczną nie zwraca uwagi na poprawność językową treści wysyłanych wiadomości. Uważają bowiem, że jest to narzędzie służące do szybkiej komunikacji, a zasady pisowni posiadają w tym przypadku drugorzędne znaczenie. Nic bardziej mylnego, ponieważ niezależnie od charakteru wiadomości oraz adresata, e-maile powinny być sporządzone poprawnie.

Kilka podstawowych zasad

W obecnych czasach styl, w jakim dana osoba się wypowiada, istotnie wpływa na to, jak ją postrzegają inni. Jest tak w szczególności przy prowadzeniu własnej działalności, gdzie ważną rolę odgrywa zdobywanie nowych kontrahentów w celu współpracy lub zaproponowania oferty przedsiębiorstwa. Jasne, zwięzłe i przede wszystkim poprawne stylistycznie wiadomości e-mail, z pewnością odniosą większy sukces niż te pisane w sposób niedbały i nieprzemyślany.

Poprawność gramatyczna i językowa nie jest dziedziną, która jest przeznaczona tylko dla humanistów. Przy zastosowaniu kilku przydatnych zasad pisowni, każdy będzie w stanie sprawnie i szybko tworzyć wiadomości pozbawione podstawowych błędów popełnianych na co dzień w komunikacji elektronicznej.

Warto zwrócić uwagę przede wszystkim na:

  • ortografię - prawdopodobnie nic bardziej nie zniechęci adresata niż wiadomość, w której będą błędy ortograficzne. Warto w tym celu zapoznać się z podstawowymi zasadami ortograficznymi, dzięki którym podczas pisania od razu będzie wiadomo, jak napisać dane słowo. Praktycznie każdy program do pisania dokumentów tekstowych oraz przeglądarki są przystosowane do automatycznego wykrywania błędów, co znacznie ułatwia pracę;
  • interpunkcję - szybkie pisanie e-maili nie usprawiedliwia autora od nieużywania znaków interpunkcyjnych. Zdarza się, że osoby w korespondencji służbowej takie znaki stosują, jednak w wiadomościach prywatnych nagminnie je pomijają. Nie jest to dobra praktyka, ponieważ czasem niepostawienie np. przecinka w zdaniu złożonym może wejść w nawyk. Istnieje wiele łatwo dostępnych źródeł wiedzy na temat podstawowych zasad interpunkcyjnych, a ich znajomość pozwoli na umieszczanie ich w tekstach bez zastanawiania;
  • stylistykę - umiejętność prawidłowego kształtowania wypowiedzi jest bardzo istotna, w szczególności, gdy adresatem jest osoba, z którą zamierza się współpracować. Warto zawsze przed wysłaniem wiadomości przejrzeć ją jeszcze raz pod względem celowości, przydatności oraz doboru użytych środków językowych.
  • gramatykę - bez względu na to, jakim językiem posługuje się autor wiadomości, musi znać podstawowe zasady gramatyki. Dziedzina ta zajmuje się badaniem reguł językowych oraz poprawnym budowaniem wyrazów oraz zdań. Najogólniej są to zasady obejmujące poprawność wypowiedzi.

Cytaty

Istotną kwestią przy korespondencji elektronicznej są także cytaty. Przytaczając wypowiedzi innych osób należy wyraźnie zaznaczyć, iż nie są one naszego autorstwa. W tym celu warto użyć takich narzędzi, jak cudzysłów lub kursywa, które będą obejmowały całość wypowiedzi i jednoznacznie wskażą, że podana treść nie jest autorstwa nadawcy. Co istotne, ze względu na wygląd wiadomości warto wybrany sposób stosować konsekwentnie w całej wypowiedzi.

Przykład:

  • Zastosowanie cytatu przy użyciu cudzysłowu: Warto przytoczyć jedną z opinii: “Poprawność językowa jest bardzo ważnym elementem wypowiedzi”.
  • Zastosowanie cytatu przy użyciu kursywy: W tym przypadku można przytoczyć jedną z opinii: Poprawność językowa jest bardzo ważnym elementem wypowiedzi.

Przydatna jest także znajomość kilku wskazówek dotyczących interpunkcji stosowanej przy cytowaniu wypowiedzi innych osób. Jeżeli przytaczane zdanie kończy się znakiem zapytania bądź wykrzyknikiem, to cudzysłów umieszczany powinien być na końcu wypowiedzi - tuż za wspomnianymi znakami:

  • “Poprawność językowa jest bardzo ważnym elementem wypowiedzi, powinna być zawsze stosowana przy korespondencji elektronicznej!”.

Natomiast, kiedy przytoczenie stanowi tylko część zdania znak zamykający cudzysłowu należy postawić przed kropką kończącą zdanie:

  • “Poprawność językowa jest bardzo ważnym elementem wypowiedzi”.

Polecamy

Na co zwrócić uwagę przy tworzeniu regulaminu sklepu internetowego

Pisownia myślników

Wiele osób nie używa w ogóle w swoich pisemnych wypowiedziach tak przydatnego znaku jakim jest myślnik. Spełnia on dosyć istotną rolę, która polega na podkreśleniu ważnych kwestii zawartych w zdaniu, bez używania dodatkowych przecinków lub nawiasów. Wyodrębniając części zdań należy zarówno przed, jak i po myślniku umieścić spację, np. Poprawność językowa - jako bardzo ważny element wypowiedzi - powinna być przestrzegana w korespondencji elektronicznej. Natomiast w pisowni niektórych słów dwuczłonowych powinno się umieszczać myślnik bez spacji, np. on-line, kupno-sprzedaż.

Pisownia liczb

W różnych przypadkach należy użyć odmiennych form podawania wartości liczbowych. Najważniejszą kwestią jest, aby nie rozpoczynać zdania od liczby bądź cyfry. Wartości liczbowe w zdaniach powinny być zawsze poprzedzone przynajmniej jednym słowem.

Warto pamiętać, aby wartości począwszy od 1 do 9 zapisywać słownie, np. dwa słowa, natomiast liczby powyżej 10 można już zapisywać w postaci cyfr arabskich, np. 11 sztuk, art. 22.

Określenia typu:

  • liczba - należy używać przy rzeczownikach policzalnych, np. liczba klientów, liczba pytań, liczba tekstów,
  • ilość - należy używać przy rzeczownikach niepoliczalnych, np. ilość pieniędzy, ilość chleba.

Jeżeli osoba posługująca się na co dzień pocztą elektroniczną zapozna się z podstawowymi zasadami pisowni, wówczas z pewnością będzie lepiej postrzegana przez odbiorców wiadomości. Istotne jest to przede wszystkich w kontaktach służbowych bądź biznesowych, gdzie najważniejszą kwestią jest zdobycie klienta lub wspólnika w interesach.