Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług precyzuje kiedy i na podstawie jakich dokumentów podatnik ma prawo odliczyć kwotę podatku VAT. Zgodnie z zawartymi w niej zapisami, podstawowym dokumentem, uprawniającym do rozliczenia podatku VAT, jest faktura.
Nie każdy jednak wie, że poza nią istnieją jeszcze inne dokumenty, na podstawie których również można odliczyć podatek. Informacje o nich można znaleźć przede wszystkim w §17 i 18 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r.
Ważne! Należy pamiętać, że niezależnie od dowodu, na podstawie którego dokonywane są rozliczenia, podatek VAT można rozliczać wyłącznie przy takich wydatkach, które są ponoszone w ramach i dla celu działalności gospodarczej.
Bilet podróżniczy
Pierwszym takim dokumentem jest bilet podróżniczy. W tym przypadku istotne jest jednak, aby długość trasy była nie mniejsza niż 50 km. Wystawcą takiego biletu musi być podmiot, który jest czynnym podatnikiem VAT oraz posiada uprawnienia do przewozu osób kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami albo śmigłowcami. Dodatkowo, podobnie jak w przypadku faktury, w rozporządzeniu określono niezbędne elementy, które bilet musi posiadać, aby umożliwić posiadaczowi rozliczenie podatku od towarów i usług. Na dowodzie powinny zatem widnieć:
- nazwa sprzedawcy i numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany dla podatku;
- numer i data wystawienia biletu;
- informacja pozwalająca na identyfikację rodzaju usługi;
- kwota należności wraz z podatkiem;
- kwota podatku.
Powyższy przepis jasno reguluje kwestię jednorazowych biletów papierowych.
Dowód zapłaty za przejazd autostradą
Kolejnym dokumentem, uprawniającym do rozliczenia naliczonego podatku VAT, są dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi - w tym także paragony niefiskalne. Jednakże ponownie warunkiem do uznania takiego dowodu za równego fakturze jest zawarcie na nim określonego katalogu danych. Są to:
- nazwa sprzedawcy i numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany dla podatku;
- numer kolejny i data wystawienia;
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwa autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata;
- kwota należności wraz z podatkiem;
- kwota podatku.
Tylko tak opisane wydruki, dotyczące przejazdu płatnymi autostradami można zaksięgować jako faktury i odliczyć podatek. W innym przypadku podatnik będzie zobowiązany do wprowadzenia do kosztów wydatku w kwocie netto.
Usługi w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego
Podatek VAT można rozliczyć także na podstawie dokumentu, dotyczącego usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe. Taki dowód jest wystawiany co miesiąc przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej. W takim wypadku, aby dokument uznać za równy fakturze, musi on zawierać co najmniej:
- określenie usługobiorcy i usługodawcy;
- informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy;
- datę wystawienia;
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi;
- stawkę podatku;
- kwotę podlegającą opodatkowaniu bez kwoty podatku (netto);
- łączną kwotę należności wraz z podatkiem;
- kwotę podatku.
Dokument celny SAD
Poza dokumentami, wymienionymi w ww. rozporządzeniu, istnieje jeszcze jeden dowód, uprawniający do rozliczenia podatku VAT. Mowa tu o dokumencie celnym SAD (Single Administrative Document). Na jego podstawie dokumentowane są transakcje z kontrahentami spoza Unii Europejskiej.
Podstawą opodatkowania w przypadku importu towarów spoza terenów UE jest przede wszystkim wartość samej zakupionej rzeczy, powiększona o należne cło. Dodatkowo do opodatkowania podatkiem VAT zalicza się także podatek akcyzowy oraz pozostałe koszty - np. transport, opakowanie czy ubezpieczenie. Co ważne, dokument SAD staje się podstawą do rozliczenia VAT-u w sytuacji, gdy zgłoszenie celne jest składane w formie papierowej. Dziś, w dobie Internetu, przedsiębiorcy mają także możliwość dokonania takiego zawiadomienia w formie elektronicznej. W takiej sytuacji odpowiednim do dokumentowania rozliczenia dowodem będzie Poświadczone Zgłoszenie Celne PZC.
UWAGA! Warto zwrócić uwagę na przepisy podatku dochodowego, mówiące, że podatnik nie ma możliwości zaliczenia w koszty podatku VAT w sytuacji, gdy miał prawo do odliczenia tego podatku, a z jakichś przyczyn zrezygnował z tego przywileju. Przykładowo - nie jest prawidłowe księgowanie dowodami wewnętrznymi biletów komunikacyjnych, o których wspomina rozporządzenie, dowodów opłat za przejazd autostradą za pomocą dowodu wewnętrznego brutto w koszty. Prawo do zaliczenia w koszty uzyskania przychodu dotyczy tylko kwoty netto.
Dzięki regulacjom, wprowadzonym ww. rozporządzeniem, podatnicy mogą rozliczać naliczony podatek VAT nie tylko na podstawie faktury. Pozwala im to obniżenie ponoszonych kosztów, a także - na oszczędność czasu, gdy nie trzeba starać się o dodatkową fakturę, dokumentującą poniesiony wydatek. W opinii przedsiębiorców regulacja ta to duże ułatwienie.
