Czy wiesz, że proforma może zostać potraktowana jak zwykła faktura?

W styczniu 2014 roku w życie weszło wiele zmian dotyczących podatku VAT. Wśród nich wyróżnić można m.in. określenie momentu powstawania obowiązku podatkowego, czy kwestie dotyczące zmiany terminów wystawiania faktur. Co ważne, dopiero teraz w przepisach zostały zdefiniowane tak zasadnicze pojęcia, jak faktura czy faktura elektroniczna. Wprowadzenie tych pojęć wprowadza niemałe zamieszanie wokół proform (zamówień).

Faktura – definicja ustawowa

Faktura to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie – tak brzmi definicja ustawowa, którą uwzględniono w art. 2 pkt 31 Ustawy o podatku od towarów i usług.

Faktura elektroniczna z kolei to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jakie podstawowe dane powinna zawierać faktura?

W art. 106e ust. 1 pkt. 1-15 ustawy określono podstawowe dane, które powinny zostać zawarte na fakturze, są to mianowicie:

1. data wystawienia;

2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. B;

6. data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7. nazwa(rodzaj) towaru lub usługi;

8. miara i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9. cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkową netto);

10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12. stawka podatku;

13. suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14. kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15. kwota należności ogółem.

Wymieniony artykuł zawiera również kolejne punkty wskazujące na dodatkowe dane, które powinna zawierać faktura. Nie zostały jednak wymienione, ze względu na odnoszenie do transakcji szczególnych.

Definicja faktury pro forma

Faktura pro forma w przeciwieństwie do faktury nie jest dowodem księgowym, pełni jedynie funkcję zamówienia. Co ważne, do końca 2013 roku nie wiązała się z jakimikolwiek konsekwencjami podatkowymi na gruncie VAT. Należy jednak podkreślić, że już wówczas wśród podatników pojawiła się pewna doza niepewności, bowiem część organów skarbowych uparcie twierdziła, że pro forma zawierająca wszelkie dane wymagane dla faktury wywołuje powstanie obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług. Sytuacja była na tyle napięta, że zareagować musiał sam minister finansów, zapewniając, że faktura pro forma jest wyłącznie ofertą handlową, a nie pełnoprawną fakturą.

Od stycznia 2014 roku nadeszły kolejne zmiany na gruncie podatku VAT, pociągające za sobą pewne konsekwencje. Co istotne, wraz z pojawieniem się definicji faktury powstało ponowne ryzyko potraktowania faktury pro formy jako pełnowartościowej faktury ze wszystkimi tego następstwami. Jak zatem powinni zachować się przedsiębiorcy? Przede wszystkim należy wykazać zdrowy rozsądek w trakcie podawania wszystkich danych na pro formie – te należy ograniczyć do niezbędnego minimum, a już na pewno nie podawać wszystkich, które są konieczne do sporządzenia pełnoprawnej faktury. Efektem braku ostrożności może być bowiem potraktowanie faktury pro formy jak zwykłej faktury, wymagającej odprowadzenia podatku VAT. Co ważne, w 2014 roku nie pojawiły i nie pojawią wyjaśnienia Ministerstwa Finansów w tym zakresie, bowiem resort może składać je jedynie do własnych rozporządzeń, a regulacje dotyczące fakturowania zostały przeniesione na grunt jednego z najważniejszych aktów prawnych - ustawy o VAT, co wyłącza tę możliwość.