Czy wydatki na gratisy mogą stanowić koszt firmowy?

Coraz częściej zdarza się, że przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą ponoszą wydatki na gratisy. Są to przedmioty, które przedsiębiorca ma zamiar wręczyć swoim potencjalnym lub obecnym kontrahentom. Jednak zarówno otrzymanie, jak i wręczenie takiego upominku wywołuje skutki podatkowe. Jakie? Odpowiadamy poniżej.

Wydatki na gratisy - ujęcie w kosztach podatkowych

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do kosztów uzyskania przychodu zalicza się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Wśród wymienionych w powyższym artykule kosztów, których przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów podatkowych, znalazły się również koszty reprezentacji. W związku z tym, decydując się na wręczenie gratisów kontrahentom, przedsiębiorca musi określić, czy dotyczą one reklamy firmy, czy też stanowią jej reprezentację. Jeśli związane są z reprezentacją firmy, wydatki na gratisy nie mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych. Jeśli natomiast dotyczą reklamy firmy, można je zaliczyć do kosztów podatkowych.

Trudno jest jednak jednoznacznie określić, kiedy wydatki na gratisy stanowią koszty reprezentacji, a kiedy koszty reklamy. Bowiem pojęcie reprezentacji nie zostało zdefiniowane w żadnej z ustaw. Należy więc odnieść się do interpretacji i orzeczeń sądowych, które definiują to pojęcie.

Ważne!

W orzeczeniach sądowych reprezentacja interpretowana jest jako okazałość, wystawność. Innymi słowy, wydatki na reprezentację to koszty ponoszone w celu stworzenia pozytywnego wizerunku firmy w kontaktach z kontrahentami.

 

Dlatego, zanim przedsiębiorca zaliczy wydatki na gratisy do kosztów podatkowych, powinien przeanalizować, komu upominki zostaną przekazane, jaką mają wartość oraz w jakich okolicznościach zostaną wręczone. Wskazane jest również, by przedmioty wręczane kontrahentom zawierały logo firmy.

Wydatki na gratisy a podatek VAT

Zgodnie z art. 7 ust. 4 ustawy o VAT przez prezenty o małej wartości rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

  • o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,

  • których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa w pkt 1, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia - jednostkowy koszt wytworzenia, w momencie przekazywania towaru nie przekraczają 10 zł.

Z kolei zgodnie z art. 7 ust. 7 ustawy o VAT przez próbki rozumie się identyfikowalne jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym przekazanie (wręczenie) przez podatnika:

  • ma na celu promocję tego towaru,

  • nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru.

Przekazanie prezentów o małej wartości lub próbek nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT, nawet jeśli przy ich nabyciu podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT, pod warunkiem, że przekazanie prezentów o małej wartości lub próbek związane jest z prowadzoną przez podatnika działalnością.

Jeśli jednak przedsiębiorca przekaże kontrahentom przedmioty, które nie spełniają definicji prezentów o małej wartości oraz próbek, od wręczonych gratisów będzie musiał odprowadzić należny podatek VAT. Jednak będzie miłą taki obowiązek tylko wtedy, gdy dokonał odliczenia podatku VAT od nabycia tych przedmiotów.

Otrzymanie gratisu przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności

Jeśli osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej otrzyma prezent w postaci gratisu, spowoduje to u niej powstanie przychodu. Jeśli jednak wartość otrzymanego gratisu nie przekroczy kwoty 200 zł, nie wywoła to żadnych obowiązków podatkowych u obdarowanego. Kwota 200 zł dotyczy wartości jednorazowego przekazania gratisu, nie ma żadnych limitów miesięcznych czy też rocznych.

Jeśli jednak wartość gratisu przekracza kwotę 200 zł, cała wartość otrzymanego gratisu podlega opodatkowaniu, w związku z czym przedsiębiorca, który przekazał gratis, zobowiązany jest do końca lutego następnego roku podatkowego po roku, w którym wręczył gratis, sporządzić PIT-8C. Deklarację tę musi przekazać do urzędu skarbowego, a także osobie obdarowanej.

Otrzymanie gratisu przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą

Jeśli osoba prowadząca działalność gospodarczą otrzymała gratis, spoczywa na niej obowiązek ustalenia, czy otrzymany upominek ma jakąś wartość handlową. W sytuacji gdy otrzymany gratis będzie posiadał wartość handlową, obdarowany przedsiębiorca zobowiązany jest wykazać go w innych przychodach z działalności.

Jeśli zaś otrzymany gratis nie posiada wartości handlowej, przedsiębiorca nie ma obowiązku nigdzie go wykazywać.