Przy prowadzeniu działalności gospodarczej przedsiębiorcy bardzo często wykorzystują samochody osobowe. Zadeklarowanie sposobu użytkowania pojazdu w firmie ma duże znaczenie zarówno w przypadku podatku dochodowego, jak i podatku VAT. Jeżeli podatnik zdecyduje się na wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie w działalności, musi złożyć w urzędzie formularz VAT-26. Co natomiast w sytuacji, gdy chciałby użytkować zgłoszone auto również prywatnie? Sprawdźmy, do kiedy deklaracja VAT-26 powinna zostać zaktualizowana, aby było to możliwe!
Deklaracja VAT-26 a odliczenie 100% VAT od wydatków związanych z pojazdem
Wykorzystując samochód osobowy w działalności, przedsiębiorca ma prawo do odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z pojazdem. Zgodnie z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT samochód uznawany jest za wykorzystywany wyłącznie w działalności pod warunkiem prowadzenia tzw. kilometrówki dla celów VAT. Jest to ewidencja przebiegu pojazdu, która wyklucza użycie auta do celów niezwiązanych z działalnością.
Kilometrówka posiada elementy takie jak:
-
numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
-
dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
-
stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
-
wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
-
kolejny numer wpisu;
-
datę i cel wyjazdu;
-
opis trasy (skąd – dokąd);
-
liczbę przejechanych kilometrów;
-
imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
– potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
-
liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
-
sprzedaży, czyli traktowane są jako towary handlowe;
-
oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub umowy o podobnym charakterze w ramach prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności.
Ewidencji przebiegu pojazdów nie muszą prowadzić również podatnicy, którzy decydują się na wykorzystywanie samochodu również w celach prywatnych, czyli godzą się na odliczenie 50% VAT od wydatków związanych z pojazdem lub korzystają ze zwolnienia z VAT, czyli nie mają prawa do odliczenia VAT.
Przykład 1.
Pan Łukasz jest inżynierem i w 2021 roku kupił samochód osobowy w celu dojazdu do klienta, a następnie aby nadzorować postępy prac w ramach umowy na halach produkcyjnych. Czy pan Łukasz ma prawo do odliczenia 100% VAT od zakupu paliwa z faktury wystawionej 16 października 2021 roku? Paliwo zostanie zużyte w całości w celu dojazdu do klienta.
Tak, wykorzystując pojazd w działalności opodatkowanej wyłącznie w celach związanych z działalnością gospodarczą, pan Łukasz ma prawo do odliczenia 100% VAT, pod warunkiem że będzie prowadził szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówkę, dla celów VAT i dokona odpowiedniego zgłoszenia pojazdu na druku VAT-26 w urzędzie. Deklaracja VAT-26 powinna zostać tam złożona najpóźniej 25 listopada 2021 roku chyba, że wcześniej pan Łukasz wyśle plik JPK_V7 za październik to do dnia złożenia JPK. Dodatkowo pan Łukasz nie będzie mógł wykorzystywać auta w celach prywatnych.
Deklaracja VAT-26 a wpływ na prawo ujęcia 100% wydatku w kosztach
Niezłożona deklaracja VAT-26 w urzędzie nie pozbawia prawa do ujęcia w KPiR 100% wartości netto wydatków związanych z eksploatacją pojazdu. Aby odliczać 100% kosztów eksploatacyjnych, przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów VAT. Wynika to bezpośrednio z art. 23 ust. 46a ustawy o PIT, zgodnie z którym do kosztów podatkowych nie można zaliczyć 25% wartości wydatku eksploatacyjnego, jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Natomiast zgodnie z art. 23 ust. 5f ustawy o PIT potwierdzeniem użytkowania pojazdu tylko w działalności jest ewidencja, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o VAT, czyli tzw. kilometrówka dla celów VAT.
Podatnik nie musi prowadzić ewidencji, jeżeli na podstawie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie jest obowiązany do prowadzenia takiej ewidencji, z wyjątkiem przypadku, gdy brak tego obowiązku wynika z art. 86a ust. 5 pkt 2 lit. a ustawy o podatku od towarów i usług.
Innymi słowy, jeżeli podatnik nie ma obowiązku prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu dla celów podatku od towarów i usług, to również na gruncie podatku dochodowego dla zaliczenia wydatków eksploatacyjnych z tytułu używania samochodu osobowego zaliczonego do środków trwałych, nie jest wymagane prowadzenie takiej ewidencji”.
Kiedy deklaracja VAT-26 podlega aktualizacji?
Zgodnie z art. 86a ust. 14 ustawy o VAT, jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na zmianę formy użytkowania pojazdu zgłoszonego wcześniej w urzędzie na formularzu VAT-26, musi dokonać aktualizacji tego druku.
Pan Aleksander wykorzystuje w działalności samochód osobowy, który został zgłoszony na druku VAT-26 w urzędzie oraz prowadzi kilometrówkę dla celów VAT, w związku z czym przysługuje mu prawo do odliczenia 100% VAT od wydatków eksploatacyjnych. Od listopada 2021 roku pan Aleksander postanowił wykorzystywać auto również w celach prywatnych. Do kiedy powinien złożyć aktualizację formularza VAT-26 z tego tytułu?
Pan Aleksander powinien złożyć aktualizację VAT-26 najpóźniej do końca miesiąca w którym zmienia sposób wykorzystywania auta w firmie, czyli do 30 listopada 2021 roku.
Aktualizacja deklaracji VAT-26 oznacza, że do dnia zmiany wskazanego w formularzu od wydatków związanych z pojazdem odliczane jest 100% VAT, a po dniu zmiany jedynie 50% VAT.
Obowiązek aktualizacji formularza VAT-26 występuje również w sytuacji, gdy podatnik:
-
zmienia numer rejestracyjny zgłoszonego wcześniej pojazdu, np. w związku z wykupem samochodu z leasingu operacyjnego;
-
dokona sprzedaży samochodu zgłoszonego wcześniej w urzędzie na druku VAT-26.
Przykład 3.
Pani Danuta 1 października 2021 roku sprzedała firmowy samochód osobowy, od którego miała prawo odliczać 100% VAT. Do kiedy powinna sporządzić aktualizację VAT-26?
Deklaracja VAT-26 powinna zostać zaktualizowana w urzędzie najpóźniej 31 października 2021, czyli do końca miesiąca w którym pani Danuta zaprzestaje całkowicie wykorzystywać pojazd w firmie.
Deklaracja VAT-26 może zostać złożona na trzy sposoby:
-
papierowo przez podatnika bezpośrednio w urzędzie;
-
listownie;
-
elektronicznie.
Decydując się na wysyłkę formularza elektronicznie, konieczne jest podpisanie jej elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub danymi autoryzującymi, czyli kwotą przychodu z zeznania rocznego.
Kary za brak aktualizacji deklaracji VAT-26 lub złożenie jej po terminie
Zgodnie z art. 56a § 1 Kodeksu karno-skarbowego na podatnika może zostać nałożona kara grzywny wynosząca 720 stawek dziennych lub kara grzywny za wykroczenie skarbowe (w przypadku czynu o mniejszej wadze), jeżeli:
-
złożył w urzędzie deklarację VAT-26 po terminie;
-
nie złożył w urzędzie deklaracji VAT-26;
-
złożył w urzędzie deklarację VAT-26, jednak podał w niej dane niezgodne ze stanem rzeczywistym.
Przedsiębiorca może uniknąć nałożonej kary, pod warunkiem że złoży poprawną aktualizację VAT-26 przed dniem:
-
rozpoczęcia czynności sprawdzających w zakresie podatku VAT;
-
doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej w zakresie podatku VAT, a w przypadku gdy nie stosuje się zawiadomienia – przed dniem wszczęcia takiej kontroli;
-
wszczęcia kontroli celno-skarbowej w zakresie podatku VAT;
-
wszczęcia postępowania podatkowego w zakresie podatku VAT.
Jak wypełnić aktualizację deklaracji VAT-26?
Aby wygenerować deklarację VAT-26 w systemie wFirma.pl, należy przejść do zakładki: START » PODATKI » PODATEK VAT » DODAJ DEKLARACJĘ » INFORMACJA VAT 26.
W celu aktualizacji deklaracji VAT-26 należy w części A. – Miejsce i cel składania informacji – w wierszu Cel złożenia formularza zaznaczyć kwadrat w poz. 7 – Aktualizacja informacji.
Następnie w części C. – Dane pojazdu samochodowego wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej – należy w kolumnie h wprowadzić datę zmiany wykorzystywania.
Dodatkowo w zakładce: WYDATKI » KILOMETRÓWKA » STANY LICZNIKÓW » DODAJ STAN LICZNIKA trzeba jako ZDARZENIE wybrać z listy opcję Koniec wykorzystywania pojazdu tylko do działalności.
Dzięki temu od następnego dnia po dniu wpisu dotyczącego zakończenia wykorzystywania pojazdu tylko do działalności od wydatków związanych z eksploatacją pojazdu będzie odliczane 50% VAT.