Myśląc o podróży służbowej można zastanawiać się, czy podróż przedsiębiorcy jest w jakimś stopniu odmienna od podróży pracodawcy. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wyjaśnia wprost pojęcia podróży służbowej ani pracownika ani pracodawcy. W ustawodawstwie polskim doszukać można się jedynie pojęcia podróży służbowej pracownika, które zawarte zostało w kodeksie pracy. Zgodnie z kodeksem, za podróż służbową uznaję się wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy i zadanie to wykonywane jest na podstawie polecenia pracodawcy. Podróż służbowa pracownika i przedsiębiorcy rządzi się odmiennymi prawami.
Podróż służbowa przedsiębiorcy
Podróży służbowej pracownika nie można mylić z podróżą pracodawcy. Główna różnica polega na tym, iż pracownikowi cel podróży określa pracodawca w poleceniu wyjazdu, natomiast w przypadku przedsiębiorcy takie polecenie nie występuje a przedsiębiorca sam określa cel swojego wyjazdu. Na jakiej postawie można zatem uznać podróż przedsiębiorcy za podróż służbową ?
Aby uznać podróż przedsiębiorcy za służbową muszą zostać spełnione następujące warunki:
- podróż być związana z prowadzoną działalnością gospodarczą,
- podróż musi służyć osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów.
Ponadto dieta z tytułu podróży służbowej przedsiębiorcy musi mieścić się w granicach limitu określonego w odrębnych przepisach.
Wysokość diet przysługującej przedsiębiorcy
Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Wysokość diet określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Aktualnie stawka na jedną dobę podróży krajowej wynosi 30 zł (wcześniej 23 zł). Podsumowując, zgodnie z przepisami, przedsiębiorca może zaliczyć wydatki z tytułu podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów, lecz tylko do określonego limitu, jaki przysługuje pracownikom.
Ustalając wysokość diety należy wziąć pod uwagę długość podróży. Stawki wynoszą odpowiednio:
- dla podróży trwającej nie dłużej niż dobę:
- od 8 do 12 godzin - połowa diety;
- powyżej 12 godzin - dieta w pełnej wysokości.
- dla podróży dłuższej niż doba:
- za każdą pełną dobę - dieta w pełnej wysokości;
- za dobę rozpoczętą i trwającą ponad 8 godzin - dieta w pełnej wysokości;
- za dobę rozpoczętą, trwającą do 8 godzin - połowa diety
Inne wydatki z tytułu podróży służbowej zaliczane do kosztów uzyskania przychodów
Oprócz wartości diet przedsiębiorca ma prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów innych wydatków poniesionych w trakcie odbywania podróży służbowej związanych z:
- noclegami,
- dojazdem samochodem wpisanym do ewidencji środków trwałych (paliwo, opłaty za przejazd autostradą, parking),
- dojazdem samochodem niewprowadzonym do ewidencji środków trwałych (do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu),
- przejazdem innymi środkami transportu: pociągiem, samolotem, autokarem, statkiem,
- przejazdem taksówką i środkami komunikacji miejskiej.
Zaliczanie wydatków z tytułu noclegów i przejazdów różni się w przypadku pracownika i pracodawcy. W przypadku pracownika przysługują pewne ryczałty za nocleg oraz przejazdy, w sytuacji gdy pracownik nie posiada odpowiednich rachunków. Natomiast w przypadku przedsiębiorcy, aby wydatki mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów muszą być obowiązkowo odpowiednio udokumentowane: fakturami, rachunkami czy biletami. W przypadku faktur za nocleg do kosztów uzyskania przychodów zalicza się całą kwotę brutto, gdyż od tego typu usług nie można odliczyć podatku VAT. Jeśli chodzi o przejazdy to do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wszelkie wydatki potwierdzone fakturami np za paliwo i taksówki (lub rachunek), paragonami lub rachunkami za autostrady i parkingi czy też biletami lub fakturami za przejazdy pociągami.
Należy pamiętać, iż do kosztów nie można zaliczać wydatków reprezentacyjnych. Odnosi się to głównie do usług gastronomicznych, zakupu żywności oraz napojów, w tym także alkoholowych.
