Dodatkowe obowiązki dla biur rachunkowych

Pranie brudnych pieniędzy większości ludzi kojarzy się ze światem mafijnym albo filmami akcji. Jeśli jednak jesteś przedsiębiorcą, a prowadzenie swojej księgowości powierzyłeś biuru rachunkowemu, to masz więcej wspólnego z przeciwdziałaniem temu procederowi niż myślisz. Zgodnie z przepisami Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu z 16 listopada 2000 r. biuro rachunkowe ma pewne dodatkowe obowiązki, związane z rejestrowaniem i zgłaszaniem transakcji rozliczanych podmiotów.  

Obowiązki dla biur rachunkowych - zapobieganie praniu brudnych pieniędzy

To, że biuro rachunkowe przeciwdziała praniu brudnych pieniędzy, nie wynika z jego dobroczynności – jest to jego obowiązek. We wskazanej ustawie wymieniono instytucje obowiązane do podejmowania działań zapobiegających takiemu procederowi. Zgodnie z art. 2 istnieje aż dwadzieścia rodzajów podmiotów, w tym – ust. 1 lit. o – podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Ważne!

Warto zwrócić uwagę, że nie każde biuro rachunkowe będzie zobligowane do stosowania się do Ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy – regulacje wskazują bowiem wprost na podmioty prowadzące księgi rachunkowe. Jeśli konkretne biuro rozlicza tylko podatników stosujących księgowość uproszczoną, nie podlega tymże przepisom i nie jest tzw. instytucją obowiązaną.

Co należy do obowiązków instytucji obowiązanej? Informacji w tej kwestii dostarcza art. 8 ustawy, a w szczególności ust. 1 oraz ust. 3. Przede wszystkim konieczne będzie szczegółowe śledzenie i rejestrowanie transakcji przeprowadzanych przez klientów, jeśli ich równowartość przekroczy 15 000 euro. Co ważne, taka transakcja nie musi być wcale przeprowadzona jednorazowo – należy zwracać uwagę także na takie operacje, które:

  • mogą być ze sobą powiązane,
  • zostały podzielone na pomniejsze mógł zostać dokonany z zamiarem uniknięcia obowiązku rejestracji,
  • w sumie wynoszą co najmniej 15 000 euro.

Czasem biuro rachunkowe może też być zobowiązane do zarejestrowania transakcji o wartości mniejszej niż 15 000 euro. Taka sytuacja będzie miała miejsce wtedy, kiedy zaistnieją przesłanki wskazujące na potencjalny związek operacji z praniem pieniędzy albo finansowaniem terroryzmu.

Właściciel biura rachunkowego nie może też zapomnieć o stworzeniu wewnętrznej procedury, dotyczącej przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy. Taki regulamin powinien być sporządzony w formie pisemnej i zawierać co najmniej określenie sposobu:

  • wykonania środków bezpieczeństwa finansowego,
  • rejestracji transakcji,
  • analizy i oceny ryzyka,
  • przekazywania informacji o transakcjach Generalnemu Inspektorowi,
  • wstrzymania transakcji, blokady rachunku i zamrożenia wartości majątkowych,
  • przyjmowania oświadczeń mówiących o tym, czy klient biura jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, o ile takie są przyjmowane,
  • przechowywania informacji.

Pracodawca ma także obowiązek zapewnić swoim pracownikom specjalistyczne szkolenia, dotyczące tego właśnie tematu.

Obowiązki dla biur rachunkowych - procedury

Skoro biuro rachunkowe powinno rejestrować podejrzane transakcje swoich klientów, musi posiadać odpowiednie narzędzie. W tym przypadku będzie to rejestr transakcji, w którym powinny znaleźć się następujące informacje:

  • data przeprowadzenia transakcji;

  • dane identyfikacyjne stron transakcji:

    • w przypadku osób fizycznych i ich przedstawicieli -  zapisanie cech dokumentu stwierdzającego na podstawie odrębnych przepisów tożsamość osoby, a także imienia, nazwiska, obywatelstwa oraz adresu osoby dokonującej transakcji, a ponadto numeru PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, lub numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość cudzoziemca, lub kodu kraju w przypadku przedstawienia paszportu;

    • w przypadku osób prawnych - zapisanie aktualnych danych z wyciągu z rejestru sądowego lub innego dokumentu, wskazującego nazwę (firmę), formę organizacyjną osoby prawnej, siedzibę i jej adres, numer identyfikacji podatkowej, a także imienia, nazwiska i numeru PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, osoby reprezentującej tę osobę prawną;

    • w przypadku jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej - zapisanie aktualnych danych z dokumentu wskazującego nazwę, formę organizacyjną, siedzibę i jej adres, numer identyfikacji podatkowej, a także imienia, nazwiska i numeru PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, osoby reprezentującej tę jednostkę;

    • w przypadku stron transakcji niebędących klientami - zapisanie ich nazwy (firmy) lub imienia i nazwiska oraz adresu, w zakresie, w jakim dane te instytucja obowiązana może ustalić przy zachowaniu należytej staranności;

  • kwotę, walutę i rodzaj transakcji;

  • numery rachunków, które zostały wykorzystane do przeprowadzenia transakcji, w przypadku transakcji z udziałem takich rachunków;

  • uzasadnienie oraz miejsce, datę i sposób złożenia dyspozycji w przypadku przekazywania informacji o transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 3.

Wszystkie wskazane informacje są niezbędne w rejestrze – na ich podstawie należy bowiem sporządzać zgłoszenia do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Takie zgłoszenie może do inspektoratu zostać dostarczone bezpośrednio bądź przesłane. Na jego dostarczenie biuro rachunkowe ma 14 dni od upływu każdego miesiąca podatkowego, jeśli dotyczy ono transakcji przekraczających 15 000 euro, bądź niezwłocznie jeśli zarejestrowana zostanie transakcja wzbudzająca podejrzenia, bez względu na jej wartość.

Obowiązki dla biur rachunkowych - uwaga na konsekwencje!

Skoro obowiązek zadbania o przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu wynika wprost z ustawy, właściciele biur rachunkowych powinni wiedzieć, że jego niedopełnienie wiąże się z konsekwencjami.

Konsekwencje takie mogą być naprawdę poważne – w sytuacji gdy instytucja obowiązana nieumyślnie zaniedba wskazane obowiązki, podlega karze grzywny. Jeśli jednak rejestracja, powiadomienie Generalnego Inspektora Informacji Finansowej albo niewprowadzenie wewnętrznego systemu ochrony zostanie pominięte celowo, właścicielowi biura może grozić kara do trzech lat pozbawienia wolności.

Jak widać, także w tym przypadku obowiązuje żelazna reguła, że nieznajomość prawa nie zwalnia z obowiązku jego stosowania. Warto zatem mieć na uwadze obowiązki wynikające z  Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, w sytuacji kiedy klientami biura rachunkowego są osoby rozliczające się na pełnych księgach.