Dodatkowe opłaty za faktury papierowe

Wiele się słyszy o zaletach e-faktur - ich wystawianie jest zdecydowanie tańsze, przyspieszają obrót gospodarczy, pozwalają dbać o ekologię. Wiele firm, żeby “przekonać” swoich klientów do takiego rozwiązania, nakłada na nich dodatkowe opłaty za faktury papierowe.

Przez wzgląd na fakt, iż tego rodzaju dodatkowe opłaty nie znajdują żadnego oparcia w obowiązujących przepisach, firmy stosują różnego rodzaju metody pozwalające na obciążenie swoich klientów dodatkowym kosztem. Nabywcy zobowiązani są w takiej sytuacji do zapłaty np. opłaty ekologicznej lub opłaty za dostarczenie faktury kurierem.

Co mówią przepisy? Regulacje zawarte w rozporządzeniu w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej zawierają zapis, iż na przesyłanie faktur drogą elektroniczną nabywca musi wyrazić zgodę. Nie jest tu powiedziane, jaką formę taka zgoda powinna przyjąć, w związku z czym uznaje się, iż np. samo opłacenie tak dostarczonej faktury jest już akceptacją takiego rozwiązania.

Nie ma ani słowa o tym, że jeżeli klient nie wyrazi zgody, firma powinna na niego nałożyć dodatkową opłatę związaną z wystawieniem faktury w wersji papierowej.

Co więcej dyrektywa Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania wskazuje wprost, że pomimo stosowania e-faktur obciążanie administracyjne związane z fakturowaniem papierowym nie powinno się zwiększyć.

Biorąc pod uwagę, iż ogólny trend zachęcania klientów do faktur przesyłanych drogą elektroniczną jest dobry - ze względu chociażby na ww. zalety - warto zastanowić się nad metodami, które w neutralny sposób będą nakłaniały nabywców do zainteresowania takim rozwiązaniem. Należy zaznaczyć, iż nakładanie na klientów dodatkowej opłaty za wystawienie faktury, jeżeli nie łamie przepisów, to z pewnością stanowi naruszenie zasad etyki biznesowej. Lepszym rozwiązaniem, które nie budzi wątpliwości na gruncie prawnym jest stosowanie promocji i bonusów przyznawanych za przejście na faktury elektroniczne oraz maksymalne ułatwienie ich odbioru oraz wczytywania do programów księgowych.