Dokładne planowanie pracy - czy warto to robić?

Praca zdalna może wydawać się bardzo przyjemna. Kiedy pracujesz w domu, wstajesz, kiedy chcesz, pracujesz, ile chcesz i sam wyznaczasz sobie wszystkie ramy. Nikt cię nie kontroluje, przerwy ustalasz sam, a wykonując mniej zajmujące zadania, możesz obejrzeć serial lub posprzątać mieszkanie. Choć wszystko brzmi bardzo zachęcająco, warto zwrócić uwagę właśnie na brak kontroli. Co może nam pomóc pracować wydajnie? Planowanie pracy

Wszyscy jesteśmy otoczeni przez wszelkiego rodzaju rozpraszacze. W internecie osaczają nas miliony informacji i często nie potrafimy skupić się na żadnej z nich przez dłuższy czas. Robimy wiele rzeczy jednocześnie, na przykład odpisujemy na maile, oglądając film. Na wszystkim koncentrujemy się tylko w pewnym stopniu i kiedy naprawdę musimy poświęcić na coś całą naszą uwagę, jest to dla nas niesamowicie trudne. Szczególnie kiedy znajdujemy się w swoim mieszkaniu i możemy robić właściwie wszystko, na co mamy ochotę.

Nierzadko próbujemy wówczas wszelkich sposobów organizacji czasu - przyklejamy wszędzie kolorowe karteczki, używamy programów blokujących rozpraszające strony, mamy mnóstwo notatników, planujemy i… nic z tego. Dlaczego? Czy jest możliwe skuteczne planowanie pracy?

Planowanie pracy – czy to się uda? 

Planowanie będzie skuteczne, jeżeli znajdziemy odpowiednią dla nas metodę. Często porywamy się z motyką na słońce i organizujemy swój czas pracy na wiele miesięcy do przodu, co na początku nie jest dobrym pomysłem. Jeżeli mamy problem z wykorzystaniem w pełni jednego dnia, trudno mówić o tym, co musimy wykonać za kwartał. Nie znaczy to oczywiście, że dla każdego dalekosiężne plany zawsze są złe, ponieważ mogą służyć na przykład jako motywacja, jednak warto stosować metodę małych kroków.

Planowanie pracy może się nie udać również wtedy, kiedy nie wyznaczymy w ciągu dnia pewnego marginesu błędu. Zadania zapisane minuta po minucie nie zawsze będą dobrym pomysłem, mogą jedynie niepotrzebnie nas stresować. Dajmy sobie czas na chwilę odpoczynku, zdarzenia losowe, dodatkowe nieplanowane zadania czy po prostu niezapowiedzianego gościa.

Czy planowanie się uda? Nie zawsze i nie u wszystkich, jednak dopóki nie spróbujesz, nie zdobędziesz całkowitej pewności.

Planowanie pracy - krok po kroku

Zacznijmy od planowania krótkoterminowego. W poniedziałek rozplanuj swój tydzień, niekoniecznie dokładnie, ale tak, żebyś miał świadomość, co cię czeka. Przed rozpoczęciem pracy weź kartkę i zapisz wszystko, co musisz zrobić w ciągu jednego dnia. Przemyśl, ile zadań możesz spokojnie wykonać w trakcie tego czasu, weź pod uwagę również przerwy. Zaznacz sprawy, które są najważniejsze i oddziel je wyraźnie od błahostek lub zadań, które możesz przesunąć. Połóż planer obok siebie i wykreślaj wszystko, co uda ci się zrobić. Widok zmniejszającej się listy może być bardzo motywujący. Z pewnością będziesz dumny z siebie, kiedy uda ci się odznaczyć każdy punkt, a energia do działania będzie znacznie większa.

Warto pamiętać o wspomnianym już wcześniej marginesie błędu. Często narastająca lista niezrobionych rzeczy sprawia, że stresujemy się, mamy wrażenie, że nie zdążymy z zamknięciem zleceń, praca nie idzie dobrze, a bliskość deadline’u nie sprzyja kreatywności. Pozwólmy sobie na chwilę oddechu. Będzie on możliwy, jeżeli na każde zadanie przeznaczymy nieco więcej czasu, niż jest to nam potrzebne w rzeczywistości.

Postaraj się również rozplanować pracę w taki sposób, żeby udało ci się wygospodarować w trakcie tygodnia jeden dzień dla siebie. Oczywiście nie zawsze jest to możliwe, ale perspektywa mniej pracowitego dnia z pewnością będzie motywacją do skreślenia zadań ze swojej listy. Potraktuj to jako nagrodę.  

Planowanie pracy – czy wygląd ma znaczenie?

Co może pomóc w efektywnym planowaniu? Dobry, ciekawie zaprojektowany planer, dostosowany do naszych potrzeb. Aktualnie w internecie odnaleźć możemy bardzo dużo wzorów do wydrukowania. Z pewnością każdy znajdzie coś odpowiedniego dla siebie lub dowolnie zmodyfikuje już istniejące szablony.

Dodatkowo w planowaniu pomocne mogą być kolory – każdej grupie zadań można przypisać inne oznaczenie, dzięki czemu po spojrzeniu na listę będziemy wiedzieć, jak pracowity dzień na nas czeka. Wygląd i estetycznie wykonane notatki z pewnością mają znaczenie dla każdego wzrokowca.

Planowanie pracy ma sens, jeżeli nauczymy się odpowiednio je wykonywać i dostosujemy do swoich potrzeb. Organizacja czasu jest początkowo trudna, jednak im dłużej jej przestrzegamy, tym łatwiej staje się ona nawykiem. Lista zadań może stać się doskonałym krokiem do produktywności!