Dokumentowanie przychodów i dodatkowe ewidencje

Kolejna część cyklu związana z prowadzeniem księgi przychodów i rozchodów zostanie poświęcona dwóm istotnym aspektom takim jak: dokumentowanie przychodów oraz prowadzenie dodatkowych ewidencji pomocniczych.

Dokumentowanie przychodów w KPiR

Przychody zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR powinny być dokumentowane:

  • fakturą,
  • paragonem fiskalnym (księgowanie raportów kasowych),
  • na podstawie ewidencji sprzedaży w przypadku sprzedaży bezrachunkowej,
  • wyciągiem bankowym (wpłaty otrzymywane wyłącznie za pośrednictwem konta bankowego, gdy przelew jest odpowiednio opisany),
  • dowodem wewnętrznym,
  • notą księgową.

Ważne!

Jeżeli przedsiębiorca udokumentował przychód paragonem fiskalnym a nabywca żąda również wystawienia faktury, należy pamiętać, że księgowania dokonuje się wyłącznie na podstawie raportu kasowego. W celu nie dublowania wpisów w KPiR faktura wystawiona do paragonu nie powinna być księgowana w KPiR.

Jak księgować przychody w KPiR?

Przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonowania każdej dokonanej w ramach działalności sprzedaży. W zależności od tego czy jest czynnym podatnikiem VAT czy też nie. Potwierdzeniem sprzedaży są przede wszystkim faktury lub raporty z kasy (dobowe lub miesięczne). Wartość sprzedaży zapisywana jest do KPiR w kwocie netto jeżeli sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT lub w wartości brutto (netto=brutto) w przypadku podmiotów zwolnionych z VAT.

Przychody ze sprzedaży towarów i usług

Przychody ze sprzedaży towarów i usług księgowane są do KPiR w dacie uzyskania przychodu, która zwykle tożsama jest z dniem wystawienia faktury. Przychód z tego tytułu w KPiR ewidencjonowany jest w kolumnie 7 -Sprzedaż towarów i usług. Podstawą dokonywania zapisów są przede wszystkim wspomniane wcześniej faktury, raport z kasy fiskalnej czy ewidencja sprzedaży bezrachunkowej. W kolumnie, w której księgowane są przychody ze sprzedaży towarów i usług, przedsiębiorca ujmuje również wystawione faktury korygujące do faktur sprzedażowych, jak również zwroty towarów wykazane w ewidencji zwrotów prowadzonej dla kas fiskalnych. 

Przychody w walutach obcych i różnice kursowe

Przedsiębiorcy coraz częściej rozszerzają rynek zbytu o klientów zagranicznych. Wówczas zdarza się, że przychody otrzymywane są w walutach obcych. Jednak w tym przypadku należy pamiętać, że w KPiR zapisów dokonuje się wyłącznie w walucie krajowej. Oznacza to, że wartość przychodu w walucie obcej przedsiębiorca powinien przeliczyć na złotówki, stosując średni kurs NBP z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego 

W takiej sytuacji mogą wystąpić tzw. różnice kursowe, które wynikają z porównania kursu waluty z dnia poprzedzającego wystawienie faktury z kursem, jaki obowiązuje w momencie otrzymania należności.

Wyróżniamy dodatnie i ujemne różnice kursowe. Dodatnie różnice kursowe mają miejsce m.in. gdy przychód w rzeczywistości otrzymany przewyższy ten wynikający z wystawionej faktury sprzedaży.

Jak wynika z art. 24c ust. 2 ustawy o PIT dodanie różnice kursowe powstają gdy wartość:

  1. przychodu należnego wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski jest niższa od wartości tego przychodu w dniu jego otrzymania, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia;
  2. poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski jest wyższa od wartości tego kosztu w dniu zapłaty, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia.

Natomiast art. 24c ust. 3 ustawy o PIT wskazuje iż ujemne różnice kursowe powstają gdy wartość:

  1. przychodu należnego wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski jest wyższa od wartości tego przychodu w dniu jego otrzymania, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia;
  2. poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski jest niższa od wartości tego kosztu w dniu zapłaty, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia.

Podstawą księgowania różnic kursowych jest zwykle dowód wewnętrzny, pod który podpinane są dowody, z których różnica kursowa wynika oraz wydruk średnich kursów walut NBP z danych dni.