Przepisy prawa nie wskazują dokumentu, który byłby potwierdzeniem udzielenia zwolnienia od pracy pracownika, mającego na celu załatwienie spraw osobistych.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. reguluje zasady usprawiedliwiania godzin nieobecnych w pracy a także udzielania zwolnień od obowiązków przez pracodawcę. Przepis ten określa przyczyny usprawiedliwiające nieobecność jako zdarzenia oraz okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają pojawienie się pracownika oraz świadczenia przez niego pracy. Przepis ten wskazuje także inne przypadki niepozwalające na stawienie się, wskazane przez samego pracownika oraz uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające jego absencję.
W przepisach brakuje jednak regulacji w kwestii krótkotrwałych zwolnień w celach prywatnych. Czy takie zwolnienie będzie możliwe, zależy w głównej mierze od pracodawcy. Jego udokumentowanie będzie konieczne, kiedy pracownik zostanie zobowiązany do odpracowania czasu zwolnienia.
Wartym podkreślenia jest fakt, iż odpracowanie zwolnienia nie powinno naruszać praw pracownika do dobowego/tygodniowego odpoczynku.
Jeżeli pracodawca zdecyduje, że pracownik powinien odpracować zwolnienie, z którego skorzystał w celu załatwienia spraw osobistych, powinien otrzymać odpowiedni pisemny wniosek. Nie jest odgórnie narzucony termin złożenia takiego dokumentu - pracownik może go dostarczyć nawet w dniu zwolnienia.
