Dokumenty niezbędne do zawarcia umowy leasingu

Na rynku występują dwa główne rodzaje umowy leasingowej - leasing operacyjny (dużo bardziej popularny, w którym właścicielem przedmiotu przez cały okres trwania kontraktu jest firma leasingująca) oraz leasing finansowy (bardziej skomplikowany - przedsiębiorca od początku staje się właścicielem danego przedmiotu i to on dokonuje amortyzacji). Jedną z głównych zalet tej metody finansowania firmowych zakupów - niezależnie od jej formy - jest maksymalne uproszczenie formalności, szczególnie w porównaniu do kredytów.

Oczywiście, w zależności od firmy, rodzaju leasingu oraz jego przedmiotu, procedura zawarcia umowy może się różnić (np. pod względem dokładności oceny możliwości finansowych leasingobiorcy). Warunkiem niezbędnym do zastosowania najprostszej metody, zwanej lombardową, jest określenie minimalnej opłaty wstępnej (zwykle jest to 10 proc. wartości sprzętu) oraz wartości netto przedmiotu, która nie może przekroczyć określonej kwoty (ustalanej indywidualnie przez leasingodawcę).

Na początku jednak osoba zainteresowana leasingiem musi zacząć od wybrania dostawcy oraz przedmiotu, który chce zakupić w ten sposób. Kwestiami, na jakie powinno się zwrócić uwagę na tym etapie są cena, warunki płatności oraz termin możliwej dostawy. Po wstępnych uzgodnieniach firma leasingowa wystawia dla przedsiębiorcy fakturę pro forma ze specyfikacją sprzętu oraz ceną.

Następnym krokiem jest dostarczenie przez leasingobiorcę do firmy leasingowej niezbędnych dokumentów prawnych oraz finansowych, wraz z otrzymaną wcześniej fakturą pro forma. Do zawarcia umowy leasingowej konieczne będzie przygotowanie:

1. przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności:

  • ksero dowodu osobistego wnioskodawcy oraz ksero drugiego dowodu tożsamości,
  • ksero dowodu osobistego współmałżonka oraz ksero drugiego dokumentu tożsamości,

2. przez osobę fizyczną prowadzącą działalność podlegającą wpisowi do CEIDG:

  • wpis do ewidencji działalności gospodarczej,
  • umowa spółki (w przypadku, gdy wnioskodawcą jest spółka cywilna), zarejestrowana w urzędzie skarbowym, wraz z aneksami,
  • zaświadczenie o numerze REGON i NIP,
  • ksero dowodu osobistego leasingobiorcy lub w przypadku spółki cywilnej - ksero dowodów osobistych wspólników,
  • ksero dowodów osobistych poręczycieli, np. współmałżonków,

3. przez wspólników spółki prawa handlowego:

  • ważny przez 3 miesiące wypis z KRS,
  • umowa spółki w formie aktu notarialnego wraz z aneksami,
  • zaświadczenie o numerze REGON i NIP.

Czasami leasingobiorca może zostać poproszony o dostarczenie dodatkowo deklaracji podatkowych (PIT-5 i PIT-36 lub CIT-2 i CIT-8), oświadczenia o stanie zobowiązań, deklaracji majątkowej czy też oświadczenia o niezaleganiu w stosunku do ZUS i US. Są to dokumenty, które służą ocenie możliwości finansowych osoby zainteresowanej leasingiem, niezbędnej przy niektórych umowach oraz sprzętach.

Na tym etapie uzgadniane są podstawowe warunki umowy leasingowej, dotyczące:

  • opłaty wstępnej,
  • czasu trwania leasingu,
  • waluty finansowania,
  • wysokości rat leasingowych (tzw. czynszu) oraz częstotliwości wpłat,
  • ewentualnego zabezpieczenia,
  • losów leasingowanego przedmiotu po zakończeniu umowy.

Po uzgodnieniu ww. kwestii leasingodawca przygotowuje umowę leasingową, która zostaje podpisana przez obie strony. Zadaniem leasingobiorcy jest następnie uregulowanie opłaty wstępnej oraz innych należności wynikających z otrzymanej faktury. Po spełnieniu tego obowiązku firma leasingująca przekazuje przedmiot umowy.