Dokumenty pracownicze do ZUS przechowujemy 5 lat

Ustawa z dnia 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i pracodawców, przyniosła zmiany w terminie przechowywania dokumentów pracowniczych do ZUS. Do tej pory pracodawca był zobowiązany do archiwizowania dokumentacji przez okres 10 lat. Od 1 stycznia 2012 r. czas ten został skrócony o połowę i wynosi 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Do dokumentów pracowniczych zaliczamy:

  • kopie deklaracji rozliczeniowych
  • kopie imiennych raportów miesięcznych
  • kopie dokumentów korygujących deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne.

Na mocy tej samej ustawy z 10 do 5 lat został również skrócony okres należnych i nienależnie opłaconych składek.

Trzeba jednak pamiętać, że dokumentacja pracownicza zgromadzona przez pracodawców do dnia 31 grudnia 2011 r. musi być przechowywana nadal przez 10 lat.

Skrócenie okresu archiwizacji wiąże się z pewnym zagrożeniem. Nie zmieniły się przepisy dotyczące obowiązku sporządzania korekt dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Nadal w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości płatnik jest zobowiązany do dokonania korekty, nawet za okresy wcześniejsze niż 10 lat. Sporządzenie korekt w przypadku braku dokumentów źródłowych może okazać się niemożliwe.