Jedną z fundamentalnych zasad postępowania podatkowego jest załatwianie wszelkich spraw w formie pisemnej. Doręczanie pism przez organy podatkowe najczęściej odbywa się do rąk własnych. Ale co jeśli adresata nie ma w domu? Czy pismo może zostać dostarczone inną drogą? Na to i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w dalszej części artykułu.
Sposoby doręczania pism przez organy podatkowe
Doręczanie pism przez organy podatkowe za pomocą internetu
Zgodnie z art. 144a Ordynacji podatkowej fiskus w niektórych przypadkach ma prawo doręczyć pismo za pomocą komunikacji elektronicznej, czyli na adres e-mail podatnika. Warunkiem skorzystania z tej formy jest:
- wcześniejsze wystąpienie podatnika z odpowiednim wnioskiem, w którym poda adres poczty elektronicznej,
- wyrażenie przez podatnika zgody na dostarczanie korespondencji w ten sposób - jeśli inicjatorem jest fiskus.
Ważne! Rozwiązanie te nie ma zastosowania w przypadku zaświadczeń - muszą być one dostarczone drogą tradycyjną. |
Miejsce doręczania pism przez organy podatkowe
Z reguły za miejsce doręczenia pisma przez organy podatkowe osobom fizycznym uznaje się miejsce zamieszkania lub miejsce pracy podatnika. W uzasadnionych przypadkach pisma mogą zostać też pozostawione do odbioru w urzędzie skarbowym.
Jeśli nie jest możliwe doręczenie pisma w żadnym z wyżej wymienionych miejsc, pisma dostarcza się w dowolnym miejscu, w którym zastanie się adresata.
Odbiór korespondencji przez osoby trzecie
Podczas nieobecności podatnika w mieszkaniu w momencie próby doręczenia, pismo może zostać przekazane pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi, a nawet dozorcy mieszkania. Oczywiście pod warunkiem, że osoby te zobowiążą się do przekazania pisma adresatowi oraz podpiszą potwierdzenie odbioru, podając przy tym aktualną datę. W sytuacji, gdy odbierający pismo z jakichś przyczyn nie ma możliwości lub uchyla się od potwierdzenia doręczenia pisma przez organy podatkowe doręczający wskazuję osobę, która owe pismo odebrała oraz podaje powód braku podpisu wraz z datą odbioru.
Jeśli pismo zostanie przekazane osobie trzeciej, umieszczane jest stosowne zawiadomienie - w skrzynce pocztowej, na drzwiach mieszkania lub w innym widocznym miejscu - informujące o tym fakcie podatnika.
Doręczanie pism przez organy podatkowe - uznanie pisma za doręczone
Jak widać fiskus ma szeroką możliwość wyboru przy sposobie doręczania pisma do adresata. Nie oznacza to jednak, iż organ podatkowy może skorzystać z dwóch różnych metod dostarczenia pism na raz (np. wysłanie kurierem oraz dodatkowe zlecenie dostawy pracownikowi) i automatycznie uznać pismo za doręczone.
Doręczenie pism przez organy podatkowe zawsze powinno być potwierdzone pokwitowaniem. Oznacza to, że osoba, która odbiera list, zobowiązana jest złożyć własnoręczny podpis potwierdzający doręczenie pisma. Jeśli brakuje pokwitowania – co do zasady – organ podatkowy nie ma dowodu na okoliczność faktycznego doręczenia pisma.
W przypadku doręczenia pisma przez organy podatkowe drogą elektroniczną podatnik ma 7 dni na przesłanie fiskusowi potwierdzenia odbioru. Organ podatkowy przesyła bowiem na adres e-mail podatnika informację wskazującą adres elektroniczny, z którego adresat może odebrać pismo i pod którym powinien potwierdzić jego doręczenie. Jeśli organ podatkowy nie otrzyma stosownego potwierdzenia w wyznaczonym terminie, pismo zostaje wysłane ponownie - tym razem drogą tradycyjną.
Doręczanie pism przez organy podatkowe - obowiązki adresata
W trakcie postępowania podatkowego podatnik ma obowiązek zawiadomić organ podatkowy o zmianie adresu zamieszkania lub adresu e-mail (w przypadku dostarczania pism drogą elektroniczną).
Jeśli podatnik wyjeżdża za granicę na okres co najmniej 2 miesięcy, zobowiązany jest do ustanowienia pełnomocnika do spraw doręczeń.
W razie zaniedbania tych obowiązków, pismo uznaje się za doręczone pod dotychczasowym adresem.
Doręczanie pism przez organy podatkowe - dodatkowe rozwiązania
Czasem zdarza się, że wszystkie możliwe drogi doręczenia pisma przez organy podatkowe zawodzą. W takim przypadku pismo może zostać pozostawione na okres 14 dni:
- w placówce poczty (w przypadku doręczania pism przy usługach Poczty Polskiej),
- w urzędzie gminy/miasta ( w przypadku doręczania pism przez pracowników organu podatkowego lub przez inne upoważnione osoby).
O fakcie pozostawienia pisma w placówce podatnik zostaje poinformowany dwukrotnie:
- zaraz po nieudanym doręczeniu,
- po upływie 7 dni od pierwszej próby doręczenia.
Za sposób poinformowania podatnika można uznać np. awizo pozostawione w skrzynce pocztowej lub w innym zauważalnym miejscu.
Ważne! W przypadku pozostawienia pisma do odbioru na okres 14 dni, doręczenie uważa się za formalnie dokonane z upływem ostatniego dnia tego okresu. |
