Duplikat faktury – rozliczenia podatkowe

Podstawą do odliczenia podatku naliczonego jest faktura VAT, która służy udokumentowaniu zdarzeń gospodarczych. Podatnik zobowiązany jest okazać organom podatkowym fakturę, z której podatek ten wynika. Bywa jednak, iż ulegnie ona zniszczeniu lub zaginie. Powstaje wtedy pytanie, czy duplikat faktury jest koniecznością, czy istnieją określone ustawowo terminy odliczania VAT od tego typu faktur?

Duplikat faktury wystawiany przez podatnika

W przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, zgodnie z artykułem 106l ustawy o VAT podatnik lub upoważniona przez niego osoba trzecia wystawia ponownie fakturę na wniosek nabywcy. Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury według regulacji ustawy o VAT jest fakturą, co oznacza, że ma moc prawną równą fakturze pierwotnej. Może być on wystawiony na wniosek nabywcy oraz w przypadku zagubienia/zniszczenia przez sprzedawcę - zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.

Prośba o wydanie duplikatu faktury może być również wystosowana w formie ustnej.

Skutki nieposiadania faktury zakupowej

Przedsiębiorca zobowiązany jest do posiadania faktur potwierdzających nabycie towarów i usług, które dają prawo do odliczenia określonych kwot podatku naliczonego nie tylko w momencie dokonywania samego odliczenia i składania deklaracji VAT za dany okres. Ma również obowiązek przechowywania dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia dla zobowiązania podatkowego (tj. 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku). W przypadku braku faktur zakupowych lub ich duplikatów (zagubienie, kradzież, zniszczenie itp), od których został odliczony podatek VAT, przedsiębiorca zobligowany jest do dokonania korekty deklaracji VAT, w których podatek odliczył.

Duplikat faktury do faktury zgubionej a termin odliczenia podatku naliczonego

W przypadku, gdy nabywca towaru lub usługi dokonał odliczenia VAT naliczonego z otrzymanej faktury pierwotnej, a następnie dokument zaginął lub uległ zniszczeniu, duplikat faktury stanowi jedynie potwierdzenie wcześniej zaewidencjonowanej operacji. Podatnik nie będzie zatem obowiązany do korekty uprzednio rozliczonego podatku naliczonego.

Przykład 1.

Pierwotna faktura wystawiona w grudniu 2014 r., dotycząca wynajmu lokalu handlowo-usługowego, dotarła do nabywcy usługi, ale podczas malowania lokalu uległa zniszczeniu. Sprzedawca na wniosek nabywcy sporządził duplikat faktury w lutym 2015 r.

Zatem jeżeli nabywca faktury odliczył VAT naliczony od otrzymanego oryginału faktury w grudniu 2014 r., a następnie uległ on zniszczeniu podczas remontu, wówczas duplikat faktury stanowi jedynie potwierdzenie prawa do odliczenia.

Duplikat faktury do faktury niedostarczonej do adresata a termin odliczenia podatku naliczonego

Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT należy stwierdzić, że nie powstaje uprawnienie do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli oryginał faktury nie dotarł do nabywcy. W tej sytuacji duplikat faktury traktowany jest jako faktura pierwotna. Zatem prawo do odliczenia podatku naliczonego powstanie dopiero w okresie, w którym otrzymano duplikat faktury lub w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych.

Przykład 2.

Pierwotna faktura dotycząca wynajmu lokalu handlowo-usługowego nie dotarła do nabywcy usługi. Sprzedawca usługi wystawił oryginał faktury w grudniu 2014 r., natomiast na wniosek nabywcy sporządził duplikat faktury w lutym 2015 r.

Zatem nabywca ma prawo odliczyć VAT w dacie otrzymania duplikatu, czyli w lutym lub też zgodnie z przepisami w rozliczeniu za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.