Działalność gospodarcza w mieszkaniu - jak prowadzić?

W ostatnim czasie popularne stało się prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu, które jest własnością przedsiębiorcy. Jest to jeden ze sposobów na uniknięcie dodatkowych kosztów związanych z wynajmem i utrzymaniem biura. Wyjaśniamy jak funkcjonuje działalność gospodarcza w mieszkaniu.

Działalność gospodarcza w mieszkaniu - o czym należy pamiętać?  

Osoby zamierzające otworzyć jednoosobową działalność gospodarczą często decydują się na jej rejestrację we własnym mieszkaniu. Wiąże się to przede wszystkim z oszczędnością, ale jest też wygodne. Należy jednak pamiętać, że konieczne jest oddzielenie wydatków prywatnych od tych, które są związane z działalnością, ponieważ tylko te drugie mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym za koszty uzyskania przychodów uznaje się wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła. Najważniejsze jednak jest przygotowanie oświadczenia, w którym przedsiębiorca wykaże jaką cześć mieszkania przeznaczy na potrzeby działalności.

Co do zasady nie trzeba informować wspólnoty mieszkaniowej o zamiarze prowadzenia działalności w mieszkaniu. Jednakże przed rozpoczęciem prowadzenia firmy należy sprawdzić, czy możliwe jest jej prowadzenie w danym budynku.

Uwaga!

Przedsiębiorca musi wystąpić o zgodę wspólnoty mieszkaniowej, gdy planuje założyć w lokalu np. gabinet lekarski czy też salon fryzjerski.

Zmiany w użytkowaniu lokalu

Kolejnym krokiem, jaki powinien podjąć przyszły przedsiębiorca, jest zgłoszenie w starostwie zmiany sposobu użytkowania części bądź całości lokalu, o ile rzeczywiście do takiej zmiany dochodzi. Dzięki temu przedsiębiorca będzie wiedział, czy zmiana przeznaczenia lokalu będzie wymagała dodatkowych działań, związanych z rodzajem wykonywanej działalności. W dokumencie składanym do starostwa właściciel firmy powinien opisać obecny sposób użytkowania lokalu oraz przedstawić prace, które będzie wykonywał po założeniu firmy. Do takiego zgłoszenia należy dołączyć listę zawartą w ust. 2 art. 71 prawa budowlanego:

  • opis i rysunek, który przedstawia lokalizację budynku oraz sąsiadujących obiektów budowlanych,

  • opis techniczny budynku oraz lokalu mieszkalnego, zawierający charakterystykę nieruchomości, dane technologiczne, dane techniczno-użytkowe oraz wielkość i rodzaj obciążeń,

  • oświadczenie, które stanowi że przedsiębiorca ma prawo do dysponowania nieruchomości na cele budowlane,

  • zaświadczenie odpowiedniego organu (wójta lub burmistrza) o tym, że planowany sposób użytkowania lokalu jest zgodny z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego,

  • ekspertyza budowlana, którą musi wykonać osoba, która posiada uprawnienia budowlane,

  • pozwolenia, uzgodnienia i opinie - stosowane do planowanej przez nas działalności.

Starosta ma 30 dni na wniesie ewentualnego sprzeciwu. Jeśli przedsiębiorca nie otrzyma w tym czasie żadnych informacji z urzędu, może przyjąć, że wniosek został zaakceptowany i przejść do kolejnego kroku, którym jest rejestracja miejsca prowadzenia działalności w CEIDG.

Działalność gospodarcza w mieszkaniu a rejestracja w CEIDG

Działalność gospodarcza wymaga rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Można jej dokonać w następujące sposoby:

  • online z miejsca innego niż odpowiedni urząd (wówczas wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub bezpłatny profil zaufany na platformie ePUAP),

  • online z urzędzie miasta lub gminy  (następnie należy go wydrukować i podpisać) podpisania wydrukowane wniosku,

  • wypełnienie i złożenie papierowego wniosku w urzędzie,

  • wypełnienie papierowego wniosku i przesłanie go listem poleconym z podpisem potwierdzonym notarialnie.

Działalność gospodarcza w mieszkaniu to niższe wydatki?

Wydatki na czynsz

W przypadku czynszu zastosowanie co do zasady będzie miał współczynnik metrażowy. Jeżeli w celu prowadzenia działalności wykorzystywana będzie tylko część mieszkania, należy obliczyć procentowy udział tej części do całości mieszkania i na jego podstawie dokonać przemnożenia przez wartość z faktury w celu ustalenia wysokości kosztu uzyskania przychodu podlegającego ewidencji.

Rozliczanie mediów

Wydatki takie jak ogrzewanie, woda, ścieki, gaz itp. podatnik również może zewidencjonować  w kosztach firmowych. W tym przypadku do kosztów można zaliczyć jedynie te wydatki, które związane są rzeczywiście z prowadzoną działalnością.

Jednym z rozwiązań, które pozwolą na ustalenie faktycznego zużycia mediów w ramach prowadzonej działalności, jest założenie osobnych liczników. W odniesieniu do tego typu wydatków bezsensowne wydaje się stosowanie współczynnika, ponieważ przedsiębiorca może korzystać w mediów w mniejszym stopniu w działalności niż w mieszkaniu. Wielu przedsiębiorców, również przy rozliczaniu mediów, wykorzystuje jednak współczynnik powierzchniowy.

Wydatki na telefon i internet

W tym przypadku najlepszym rozwiązaniem jest podzielenie kosztów na podstawie billingu. W takiej sytuacji możliwe jest ustalenie kosztów faktycznie poniesionych na rozmowy służbowe. Na takim potwierdzeniu przedsiębiorca powinien zaznaczyć, które z telefonów były wykonane w celach związanych z prowadzoną działalnością.

Uwaga!  

Przedsiębiorca nie ma prawa zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków za abonament prywatnego telefonu, nawet wtedy, gdy telefon wykorzystywany jest w prowadzonej działalności.

 

Analogicznie do sytuacji z opłacanym abonamentem prywatnego telefonu wygląda sytuacja z internetem.

Jeżeli natomiast przedsiębiorca osobno założy telefon lub internet w domu, właśnie do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej w mieszkaniu, może wykorzystywać go do celów związanych z prowadzoną firmą. Ma też prawo zaliczyć wydatek na abonament do kosztów uzyskania przychodu w całości.

Odsetki od kredytu hipotecznego

Jeżeli przedsiębiorca zaciągnął kredyt na zakup mieszkania w celach prywatnych, a następnie postanowił wykorzystać jego część do celów związanych z prowadzoną działalnością, nic nie stoi na przeszkodzie, aby odsetki od takiego kredytu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Odliczyć można część odsetek, proporcjonalnie przypadających na powierzchnię wykorzystywaną w działalności gospodarczej.

Należy przy tym pamiętać, że do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorca ma prawo zaliczyć jedynie zapłacone już odsetki od zaciągniętych kredytów.

Jak należy zaksięgować wydatki związane z działalnością gospodarczą w mieszkaniu?

Co do zasady, koszty związane z użytkowaniem części mieszkania w prowadzonej działalności oraz sprzęt zakupiony na potrzeby działalności przedsiębiorca powinien ująć w kol. 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów jako pozostałe wydatki. Koszty ustalane na podstawie współczynników, bilingów itp. powinien natomiast ewidencjonować za pomocą dowodu wewnętrznego, pod który należy podpinać pierwotne dokumenty zakupu z opisem sposobu wyliczeń.