E-faktura - wszystko co warto wiedzieć

E-faktura, mimo braku różnic formalnych w porównaniu z fakturą papierową, ma nad nią znaczną przewagę. Jest obecnie prawnie uznaną formą rozliczenia, której wysłanie drogą elektroniczną, jako faktura PDF, zastępuje przesłanie listem faktury w formie papierowej.

E-faktura - co powinna zawierać?

Samo wypełnianie faktury VAT, która ma zostać wysłana do kontrahenta drogą elektroniczną, nie powinno przysporzyć nam większych problemów. Zawiera ona bowiem wszystkie elementy tradycyjnej faktury VAT, czyli:

  • imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
  • NIP sprzedawcy i nabywcy,
  • dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako “FAKTURA VAT”; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym,
  • typ usługi,
  • ilość usług,
  • cenę jednostkową netto,
  • wartość sprzedaży netto,
  • stawki podatku,
  • sumę wartości usług netto z podziałem na stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,
  • kwotę podatku od sumy wartości usług, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • wartość usługi brutto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu,
  • kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

Korzyści ze stosowania e-faktur

Przede wszystkim e-faktura pozwala zaoszczędzić czas zarówno nam, jak i nabywcy. Wysyłana jest jako faktura vat w formacie PDF, a więc bez ponoszenia dodatkowych kosztów trafia do odbiorcy. Poza tym e-faktura jest wygodna w przechowywaniu i przeglądaniu, a dostęp do niej jest praktycznie możliwy z każdego miejsca i w dowolnym momencie, pod warunkiem, że posiadamy aktywne łącze internetowe.

E-faktura jest doskonałym rozwiązaniem w przypadku konieczności wystawienia faktury potwierdzającej udzielenie rabatu. Faktura marketingowa, bo tak nazywany jest ten dokument, nie wymaga praktycznie żadnego bieżącego kontaktu sprzedającego z kupującym (warunki wystawienia faktury ustalają przy zakupie towarów), a tym samym również przesłanie jej drogą mailową może być korzystnym rozwiązaniem dla obu stron. Dzięki fakturze marketingowej istnieje możliwość udzielenia rabatu wstecz i zewidencjonowanie go w KPiR, bez konieczności stosowania rozliczenia w innej formie (np. gratisy lub niższa cena w kolejnym miesiącu).