Własna firma i księgowość to elementy, które tworzą spójną całość. Przedsiębiorstwo bez dobrze prowadzonych ksiąg i ewidencji oraz rozliczeń z urzędem skarbowym może borykać się z poważnymi problemami natury podatkowej oraz prawnej.
Dlatego tak ważna jest decyzja o tym, jaką formę prowadzenia księgowości wybrać - czy zdecydować się na usługi biura rachunkowego, zatrudnić księgową, czy może wziąć sprawy w swoje ręce. Dla przedsiębiorców, którzy skłaniają się ku ostatniemu rozwiązaniu i lubią mieć kontrolę nad swoją firmą, a szczególnie nad jej sytuacją finansową, idealnym wyjściem może okazać się e-księgowość
Czym jest e-księgowość?
Pod pojęciem e-księgowości kryje się szereg narzędzi niezbędnych przy codziennym prowadzeniu własnego biznesu. Różnią się one od tradycyjnych aplikacji tym, że są one podane przedsiębiorcy w formie spójnej całości, udostępnione poprzez przeglądarkę internetową w modelu SaaS. Co to oznacza? SaaS (ang. Software as a Service) polega na dystrybuowaniu oprogramowania w formie abonamentowej za pośrednictwem Internetu.
Usługa e-księgowości to nie tylko zintegrowany system oprogramowania webowego, to także stałe wsparcie merytoryczne świadczone przez wysoko wyspecjalizowanych ekspertów w dziedzinach księgowości, podatków, prawa pracy czy ubezpieczeń.
Dla kogo przeznaczona jest e-księgowość?
Warto zaznaczyć, że e-księgowość nie jest przeznaczona dla wszystkich.
Z rozwiązania skorzystać mogą mikro- i małe firmy, w szczególności te, które prowadzą swoją księgowość w oparciu o Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów lub rozliczają swoje podatki w formie ryczałtu ewidencjonowanego.
E-księgowość jest ponadto przeznaczona dla podmiotów, u których występują szablonowe, nieskomplikowane czynności gospodarcze. Oznacza to, że potencjalnymi odbiorcami tego rodzaju programów jest około 90 proc. firm z sektora MSP.
Jak podaje Fundacja Rozwoju Biznesu STARTER w swoim raporcie z 2012 roku, 37 proc. przedsiębiorców prowadzących mikro- i małe firmy samodzielnie prowadzi księgowość, z czego 21 proc. mikro- i małych przedsiębiorstw korzysta w tym celu z narzędzi e-księgowości. Z danych zawartych w raporcie wynika, że przewiduje się ciągły wzrost zainteresowania tego typu aplikacjami - szczególnie wśród osób, które korzystają ze stacjonarnych programów do prowadzenia księgowości.
Co otrzymuje przedsiębiorca w ramach e-księgowości?
Jak już zostało już wspomniane, e-księgowość to system składający się z szeregu aplikacji powiązanych ze sobą i pomocnych przy prowadzeniu codziennych spraw firmy.
Największe serwisy tego typu w ramach udostępnianych usług proponują swoim użytkownikom między innymi:
- program do faktur,
- system magazynowy,
- księgowość do VAT i PIT,
- środki trwałe,
- moduły Kasa/Bank,
- CRM,
- kadry i płace,
- analizy.
Poza tym posiadają liczne integracje z różnego rodzaju aplikacjami zewnętrznymi przydatnymi z punktu widzenia przedsiębiorcy:
- Google Calendar,
- systemy samodzielnej windykacji,
- platformy e-commerce,
- bankowość on-line.
Zalety systemów e-księgowości
Niewątpliwą zaletą księgowości on-line jest brak konieczności pilnego śledzenia zmian w prawie podatkowym oraz aktualizowania w związku z nimi (za dodatkową opłatą) programów zainstalowanych na komputerze. To właściciele serwisu dbają, by oprogramowanie było zawsze na bieżąco aktualizowane w sposób wręcz niezauważalny.
Aspektem, który również odgrywa ważną rolę w decyzji o przejściu na e-księgowość, jest cena. Obsługa księgowości firmy przez biuro rachunkowe to koszt od średnio 150 zł miesięcznie. Zatrudniając księgową, przedsiębiorca musi liczyć się z wydatkiem rzędu nawet 4 500 zł miesięcznie. W porównaniu do standardowej ceny za dostęp do aplikacji do e-księgowości, która wynosi średnio 33 PLN netto za miesiąc, poprzednie rozwiązania wypadają dość blado.
Kolejną przewagą rozwiązań w chmurze jest bezpieczeństwo danych. Profesjonalne serwisy korzystają z najwyższej klasy usług hostingowych i wdrożyły politykę bezpieczeństwa przetwarzania danych. Narzuca ona obowiązek projektowania rozmieszczania danych na serwerach, tworzenia i przechowywania kopii zapasowych w wielu niezależnych lokalizacjach, szyfrowania transmisji danych oraz dokonywania innych, mniej jawnych czynności, mających służyć poprawie bezpieczeństwa przechowywanych danych.
E-księgowość a tanie biura rachunkowe
Cena miesięcznego abonamentu, jak zostało już wspomniane, jest niezwykle konkurencyjna - 33 zł netto za miesiąc.
Wśród przedsiębiorców znaleźć można spore grono osób, które twierdzą, że za podobną cenę są w stanie znaleźć biuro rachunkowe, które wykona za nich wszystkie czynności związane z księgowością firmy. Takie rozwiązanie może jednak kosztować przedsiębiorcę wiele nerwów i pieniędzy w przyszłości.
Rzetelne biuro rachunkowe, które odpowiedzialnie podchodzi do wykonywanych przez siebie usług nie będzie tanie - musi zainwestować w odpowiednie oprogramowanie, zatrudnić odpowiednią liczbę osób, które będą w stanie obsłużyć należycie wszystkich klientów. Zadbać o stałe podnoszenie przez nie kwalifikacji. Co więcej, dla zapewnienia poprawności rozliczeń dokumenty przechodzą przez ręce co najmniej dwóch osób:
- księgującej - młodszej księgowej,
- sprawdzającej - wykwalifikowanej księgowej odpowiedzialnej za prawidłowe rozliczanie klienta z organami państwa.
Model ten pozwala wykluczyć w zasadzie większość pomyłek, jest on jednak kosztowny z punktu widzenia właściciela biura rachunkowego.
Korzystanie z usług nadzwyczaj tanich biur rachunkowych może wiązać się ze sporym ryzykiem niekompetencji księgowych i niedokładnością rozliczeń. Żeby ocenić wiarygodność takiego biura, wystarczy przeprowadzić wstępny rachunek ekonomiczny w oparciu o zaproponowaną nam cenę za usługę. Jeżeli ktoś proponuje za zaksięgowanie 10-20 faktur mniej niż 100 zł miesięcznie, należy zastanowić się nad jakością usługi. Jeżeli profesjonalna księgowa zarabia na podstawie umowy o pracę ok. 3 500 zł netto miesięcznie (całkowity koszt to 5 942,67 zł), to ile takich firm jak nasza jest ona w stanie bezbłędnie zaksięgować tak, by zwrócił się koszt jej zatrudnienia, częstych szkoleń, utrzymania biura rachunkowego i żeby właściciel osiągnął jeszcze pewien zysk?
Podsumowując, jeżeli przedsiębiorca ma stosunkowo niewielki budżet na prowadzenie księgowości firmy, najlepszym rozwiązaniem może okazać się samodzielne zajęcie się tą kwestią w oparciu o pomoc ekspertów.
Co ciekawe, zgodnie z raportem Fundacji STARTER na pytanie, dlaczego przedsiębiorcy decydują się na samodzielne prowadzenie księgowości, większość z nich (aż 60 proc.) odpowiedziała, że nie jest to trudne.
