Elementy negocjacji w działalności gospodarczej

Kolejnym już tematem związanym z działalnością gospodarczą są negocjacje w biznesie. Tak jak komunikacja są one nieodłącznym elementem prowadzonej działalności. Negocjacje nie dotyczą jedynie rozmów z klientem. Mają również swoje miejsce w strukturze wewnętrznej firmy. Stosuje się je w dialogu z pracownikami jak i partnerami biznesowymi. Warto więc zastanowić się nad wykorzystaniem określonych technik rozmowy, które mogą zwiększyć szansę na osiągnięcie sukcesu.

Przygotowanie negocjacji - klucz do sukcesu

Pierwszy, a zarazem najważniejszy i najbardziej czasochłonny etap negocjacji to przygotowanie. Podstawową kwestią przygotowania jest określenie celu negocjacji. Korzystne jest wyznaczenie celu głównego, który przyniesie maksimum korzyści oraz celu minimalnego, poniżej którego podczas negocjacji nie zejdziemy. Pozwoli to ustalić zasady i wyznaczyć granicę opłacalności, poniżej której porozumienie nie będzie miało sensu.

Kolejną kwestią jest rozszyfrowanie drugiej strony negocjacji. I tutaj w zależności od tego czy jest nią klient indywidualny, partner biznesowy czy pracownik określa się cechy przydatne w przewidzeniu stanowiska jakie przyjmą w rozmowie.

Jakie informacje powinniśmy posiadać o drugiej stronie jeszcze przed rozpoczęciem głównej fazy negocjacji?

Klient indywidualny:

  • cechy osobowości, typ temperamentu;
  • “zamiana rolami” - co klient chce osiągnąć na czym mu najbardziej zależy;
  • poznanie możliwości drugiej strony.

Partner biznesowy:

  • cechy osobowości, typ temperamentu;
  • poznanie struktury organizacyjnej firmy - czy osoba z którą negocjujemy ma możliwość podejmowania decyzji czy jest jedynie przedstawicielem, który tak naprawdę nie może decydować o ofercie;
  • pozycja firmy na rynku;
  • jeżeli nawiązywaliśmy już z nim współpracę prześledźmy jej historię - w razie wystąpienia nieprawidłowości mamy argument przetargowy;
  • sprecyzowanie jego wymagań i celów.

Pracownik:

  • cechy osobowości, typ temperamentu;
  • wyznawane przez niego wartości;
  • cel zawodowy;
  • sytuacja rodzinna;
  • ocena jego kompetencji;
  • ocena bodźca motywującego.

Kolejnym etapem przygotowań jest określenie i doprecyzowanie przestrzeni negocjacyjnej. W tym punkcie chodzi o stworzenie jak największej liczby scenariuszy rozmów. Jest to, co prawda pewne “gdybanie” i wielu przedsiębiorców pomija ten etap ale przecież określenie wielu scenariuszy przebiegu negocjacji uodparnia i w dużej mierze eliminuje element zaskoczenia. To dzięki przewidywaniom kroków drugiej strony przedsiębiorca może stworzyć taką gamę argumentów, która pozwoli szybko odeprzeć atak i przekonać do swojego. Na tym etapie również prowadzi się wyliczenia dotyczące kosztów. Kalkulacje pomogą nam określić korzyści i straty poszczególnych rozwiązań. Będą pomocne również przy opracowaniu materiałów pomocniczych, którymi przedsiębiorca może się posiłkować podczas negocjacji.

Ostatnim elementem przygotowań jest wyznaczenie miejsca negocjacji. Tutaj należy polegać na własnym odczuciu. Przyjmuje się, że pewniej czujemy się w znanym nam otoczeniu, dlatego gdy prowadzący działalność ma świadomość tego, że jego siła przebicia jest mała powinniśmy starać się doprowadzić do tego aby negocjacje odbyły się w naszej firmie. To umocni nas i da większą pewność siebie. Najbardziej neutralne są negocjacje na zewnątrz, gdzie obie strony znajdują się w takim samym, obcym otoczeniu. Warto jest również po wstępnej analizie ustalić jaka osoba będzie odpowiednia do prowadzenia rozmów. Jeżeli partner jest specjalistą to najlepiej będzie gdy negocjatora będzie reprezentował specjalista znający się na szczegółach i funkcjonowaniu towaru czy usługi.