Ewaluacja szkoleń - kiedy ją przeprowadzić?

Coraz częściej pracodawcy zwracają uwagę na ewaluację szkoleń. Ocena przeprowadzonych kursów jest ważna, ponieważ wskazuje, czy pracownicy nabyli nową wiedzę, praktyczne umiejętności oraz zwiększyli swoje kompetencje w danej dziedzinie. Czy jedna zawsze możliwe jest zmierzenie efektów organizowanych prezentacji, seminariów i prelekcji? W jakim okresie należy dokonać ewaluacji przeprowadzonych szkoleń? Co zrobić z otrzymanymi wynikami?

Ewaluacja szkoleń – kto ją przeprowadza?

W dużych organizacjach ewaluacją szkoleń zajmują się działy HR. Czasami zdarza się także, że w tym celu pozostaje powołana specjalna komórka, której pracownicy zajmują się wyłącznie organizacją oraz oceną przeprowadzanych kursów. Natomiast w małych firmach weryfikacji efektów szkolenia powinien dokonywać sam właściciel. Dzięki temu będzie on potrafił określić, czy poniesiona inwestycja w dokształcenie pracowników się opłaciła.

Ewaluacja szkoleń – w jaki sposób się ją przeprowadza?

Ewaluacja szkoleń składa się z kilku etapów:

  1. badania kwestionariuszowego, badającego reakcję uczestników szkolenia,

  2. testów wiedzy,

  3. obserwacji  nabytych umiejętności,

  4. oceny wzrostu efektywności organizacji jako całości.

Badanie kwestionariuszowe ma na celu zdiagnozowanie postaw i nastawienia pracowników, którzy brali udział w szkoleniu. Uczestnicy wypełniając ankietę, proszeni są na udzielenie odpowiedzi na pytania dotyczące m.in.:

  • sposobu i atrakcyjności przekazywanych treści,

  • przygotowania merytorycznego osoby przeprowadzającej szkolenie,

  • ogólnych odczuć dotyczących prowadzonych spotkań – czy tematyka była interesująca, jaka panowała atmosfera, czy szkolenie w odpowiedniej porze dnia zostało zorganizowane.

Z kolei testy wiedzy mają na celu zweryfikowanie, czy pracownicy rzeczywiście nauczyli się czegoś nowego i poszerzyli swoje kompetencje zawodowe. „Sprawdziany” powinny zostać przygotowane przez osobę, która prowadziła spotkania, gdyż będzie ona orientowała się, co powinni zapamiętać uczestnicy. Testy wiedzy mogą mieć różną formę i zawierać pytania zamknięte, otwarte, case study.

Ewaluacja szkoleń musi także dotyczyć sprawdzenia stopnia nabytych umiejętności. W tym przypadku nie można przeprowadzić zwykłego testu. Pracownicy muszą być poddani obserwacji lub wziąć udział w symulacji, która będzie wymagała wykazania się nowymi kompetencjami. Np. jeśli panie z działu kadr zostały przeszkolone w zakresie zaawansowanej obsługi arkusza kalkulacyjnego, trzeba będzie sprawdzić, czy rzeczywiście radzą sobie z obsługą tego programu.

Szkolenia mają na celu podniesienie ogólnej efektywności w przedsiębiorstwie. Zdobywając nową wiedzę i umiejętności, pracownicy powinni wykorzystać je w praktyce. Dzięki temu powinny zmniejszyć się ilość popełnianych błędów bądź skrócić czas wykonywania pewnych czynności. Przedsiębiorca powinien obserwować, czy inwestycje w zasoby ludzkie przyczyniają się np. do:

  • poprawy poziomu obsługi klienta,

  • wzrostu jakości świadczonych usług,

  • redukcji kosztów,

  • zmniejszenia liczby wypadków,

  • poprawy wyniku finansowego.

Ewaluacja szkoleń – kiedy należy ją przeprowadzić?

Powyżej zostały zaprezentowane kolejne etapy ewaluacji szkoleń. Ocenę każdego z nich należy dokonywać w nieco innym okresie. Na przykład badanie reakcji uczestników powinno się przeprowadzić od razu po zakończeniu ostatniego spotkania. Dzięki temu pracownikom nie umkną z pamięci ich odczucia dotyczące organizowanych kursów. Z kolei testy wiedzy można przeprowadzić nieco później. Jest to nawet wskazane – po miesiącu od szkolenia dobrze jest sprawdzić, czy uczestnicy wciąż pamiętają informacje, które zostały im przekazane.

Z kolei obserwacja nabytych umiejętności może przebiegać równolegle z badaniem kwestionariuszowym oraz testami wiedzy. Osoby odpowiedzialne za ewaluację szkolenia powinny wyrywkowo sprawdzać, czy pracownicy wykorzystują nowe doświadczenia w realizacji codziennych zadań.

Ocena wzrostu efektywności organizacji jako całości to z kolei długookresowy proces. Efektów szkoleń nie należy spodziewać się od razu. Należy mieć na uwadze, że być może dopiero po upływie roku od zorganizowanego kursu poprawią się wyniki finansowe przedsiębiorstwa.