Ewidencja przebiegu pojazdu, czyli kilometrówka - co warto wiedzieć

Kilometrówka dla celów PIT, czyli ewidencja przebiegu pojazdu, jest jednym ze sposobów rozliczania wydatków ponoszonych na samochód w firmie. Obowiązuje ona tych przedsiębiorców, którzy wykorzystują prywatny samochód w celach firmowych.

Kilometrówka - co powinna zawierać?

Kilometrówka polega na spisywaniu faktycznie przejechanych kilometrów. Aby prowadzić ją  zgodnie z przepisami, powinna ona zawierać następujące elementy:

  • dane osoby, która korzysta z samochodu,

  • numer rejestracyjny auta,

  • pokonaną trasę - jej odległość, cel i datę.

Kilometrówka określa maksymalną kwotę wydatków, jakie można rozliczyć w związku z wykorzystywaniem auta.

Kiedy można prowadzić kilometrówkę?

Jak już zostało wspomniane, ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona wówczas, gdy w firmie wykorzystywany jest prywatny samochód, stanowiący własność przedsiębiorcy, pracownika lub osoby trzeciej. Innymi słowy kilometrówka jest stosowana, gdy używany samochód nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych w firmie. W ramach limitu kilometrówki można rozliczać samochód, który:

  • stanowi wyposażenie firmy (nie jest uwzględniany w środkach trwałych firmy),

  • stanowi własność prywatną,

  • jest wykorzystywany na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy użyczenia.

Obowiązujące stawki w limicie kilometrówki

Należy jednak mieć na względzie, że prowadzenie kilometrówki nie zwalnia przedsiębiorcy z konieczności dokumentowania wydatków związanych z eksploatacją auta. Bowiem do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć tylko te wydatki, które zostały faktycznie poniesione w związku z wykorzystywaniem danego samochodu w prowadzonej działalności. Wysokość tych wydatków ustala się na podstawie faktur i rachunków.

Kilometrówka nie jest dowodem poniesienia kosztu. Na jej podstawie ustala się jedynie limit wydatków związanych z użytkowaniem auta, które można zaliczyć do kosztów podatkowych. Limit ten wyznacza się poprzez przemnożenie liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu.

Aktualnie obowiązujące stawki za 1 km przebiegu pojazdu wynoszą odpowiednio:

  • dla samochodu o pojemności do 900 cm3 - 0,5214 zł,

  • dla samochodu o pojemności od 900 cm3 - 0,8358 zł,

  • dla motocyklu - 0,2302 zł,

  • dla motoroweru - 0,1382 zł.

Przenoszenie wydatków na kolejny okres rozliczeniowy kilometrówki

Jeśli koszty poniesione w danym miesiącu związane z eksploatacją auta, czyli wydatki z faktur kosztowych, rachunków, itp., przekraczają limit wynikający z kilometrówki, możne je rozliczyć z następnych miesiącach. Bowiem wydatki uwzględniane w kilometrówce rozliczane są narastająco. Oznacza to, że jeśli poniesione koszty w danym miesiącu są zbyt wysokie, by rozliczyć je w tym miesiącu, wówczas mogą zostać zaliczone do limitu kilometrówki w miesiącu następnym. Należy jednak mieć na względzie, że takie przenoszenie kosztów jest możliwe jedynie w obrębie konkretnego roku podatkowego. Nie jest możliwe przeniesienie ich na rok następny.

Brak ewidencji przebiegu pojazdu i jego konsekwencje

Jeśli przedsiębiorca wykorzystuje w prowadzonej działalności auto, które nie zostało wprowadzone do ewidencji środków trwałych, nie prowadząc do niego kilometrówki, wówczas do kosztów podatkowych nie może zaliczyć wydatków związanych z jego użytkowaniem.