Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Ewidencja przebiegu pojazdu

Kto powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów i na jakiej podstawie?

Ewidencję przebiegu pojazdów, zwaną potocznie kilometrówką, dla celów podatku dochodowego powinni prowadzić przedsiębiorcy, którzy chcą wliczyć w koszty wydatki związane z używaniem dla potrzeb prowadzonej działalności samochodów osobowych, które nie stanowią środków trwałych. Obowiązuje bowiem przepis (art. 23 ust. 1 pkt 46 u.p.d.o.f.) mówiący, że nie zalicza się do kosztów firmowych wydatków poniesionych z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego (w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą) w związku z działalnością gospodarczą podatnika – w części przekraczającej wyznaczony limit. Jest nim kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, określona w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Faktyczny przebieg samochodu ustalany jest natomiast na podstawie prowadzonej przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu. Dzięki niej przedsiębiorca może ustaloną kwotę - wydaną np. na paliwo, wymianę części lub oleju samochodu użytkowanego na cel prowadzonej działalności - zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Obowiązek prowadzenia ewidencji ma zatem przedsiębiorca, który chce uznać za koszt uzyskania przychodu wydatki poniesione z tytułu wykorzystywania w prowadzonej działalności samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, stanowiącego:

  • jego własność,
  • własność pracowników przedsiębiorcy,
  • własność osoby trzeciej i jest użytkowany np. na podstawie umowy najmu, dzierżawy, użyczenia.

Od 1 kwietnia 2014 r. za sprawą nowelizacji ustawy o VAT ewidencję przebiegu pojazdu są zobowiązani prowadzić również podatnicy, którzy chcą odliczyć 100% VAT od zakupu samochodu oraz wydatków eksploatacyjnych, w tym paliwa. Dotyczy to pojazdów o masie do 3,5 tony, które wykorzystywane są wyłącznie na cele związane z działalnością gospodarczą (np. środek trwały lub leasing). Ową wyłączność będzie wyznaczać sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną dla tych samochodów ewidencją przebiegu pojazdu, która wykluczy ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Kogo nie obejmuje obowiązek prowadzenia ewidencji?

Jeżeli przedsiębiorca ponosi wydatki na rzecz pracownika rozliczane w ramach miesięcznego ryczałtu pieniężnego, nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji. Przepis ten dotyczy głównie wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności, dla których kosztem nie jest:

  • wyjazd w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
  • jazdy lokalne — w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie dotyczy także przedsiębiorców korzystających z samochodów osobowych na podstawie leasingu, gdy umowy leasingowe spełniają określone w ustawie warunki (leasing operacyjny art. 23b ust. 1 art. u.p.d.o.f. oraz leasing kapitałowy 23f ust. 1 u.p.d.o.f.). W przypadku gdy umowa leasingu nie spełnienia, wymogów ustawowych, przedsiębiorca tak naprawdę ma do czynienia z umową najmu i w takiej sytuacji jest zobowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Przedsiębiorca również nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, jeśli dla potrzeb działalności gospodarczej będzie wykorzystywał pojazd inny niż samochód osobowy, np. samochód ciężarowy. Wydatki, które poniósł w związku z eksploatacją pojazdu innego niż samochód osobowy, może w całości zaliczać do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej - pod warunkiem, że spełnione są ogólne kryteria wymagane dla uznania wydatków za koszty podatkowe.

Ewidencji przebiegu pojazdu, dotyczącej pełnego odliczenia podatku VAT, nie trzeba prowadzić w przypadku, gdy:

1. pojazdy samochodowe są konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie,

2. konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne,

3. pojazdy przeznaczone są wyłącznie do:

a) odprzedaży,

b) sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,

c) oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze

– jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika,

4. w odniesieniu do tych pojazdów:

a) kwot podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych podatnik oblicza w ograniczeniu do 50%,

b) podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.