Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Ewidencja przebiegu pojazdu

Jak powinna wyglądać ewidencja przebiegu pojazdu?

Przepisy ustawy o podatku dochodowym formułują wymogi dotyczące prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Powinna być ona prowadzona przez osobę używającą dany pojazd (art. 23 ust 5 u.o.p.d.f.). Oznacza to, że może ją prowadzić zarówno sam przedsiębiorca, jak i osoby zatrudnione przez niego. Natomiast ewidencja przebiegu pojazdu na koniec danego miesiąca powinna być potwierdzona podpisem przedsiębiorcy także w przypadku, gdy prowadziła ją inna osoba korzystająca w danym okresie z samochodu.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych określa również minimalne dane, jaki ewidencja przebiegu pojazdów musi zawierać. Jest to:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika (od niej bowiem zależy obowiązująca stawka za 1km);
  • opis trasy (skąd – dokąd);
  • kolejny numer wpisu;
  • datę i cel wyjazdu;
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
  • stawkę za 1 km przebiegu;
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu;
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Aktualne stawki za 1 km przebiegu pojazdu wynikają z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r (ostatnia zmiana z 2007 r.) i wynoszą:

  • dla samochód o pojemności do 900 cm3 - 0,5214 zł;
  • dla samochód o pojemności od 900 cm3 - 0,8358 zł;
  • dla motocyklu - 0,2302 zł;
  • dla motoroweru - 0,1382 zł.

Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT zawiera nieco zmodyfikowane elementy, są to:

1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,

2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,

3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,

4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu obejmujący:

a) kolejny numer wpisu,

b) dat i cel wyjazdu,

c) opis trasy (skąd-dokąd),

d) liczbę przejechanych kilometrów,

e) imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem

– potwierdzony przez podatnika w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem,

5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

W przypadku, gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wpis wykorzystania pojazdu, o którym mowa w wyżej opisanym pkt 4:

1) jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd,

2) obejmuje:

a) kolejny numer wpisu,

b) dat i cel udostępnienia pojazdu,

c) stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,

d) liczbę przejechanych kilometrów,

e) stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,

f) imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

Kilometrówka może być prowadzona w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku tej drugiej przedsiębiorca musi jednak pamiętać, że na koniec miesiąca powinien sporządzić jej wydruk i złożyć na nim podpis.

Przedsiębiorca dodatkowo powinien wiedzieć, że w celu ujęcia kosztu w KPiR oprócz ewidencji przebiegu pojazdu należy również dysponować dokumentami potwierdzającymi dokonanie wydatku. Sama ewidencja bowiem nie wystarczy, aby wydatek związany z eksploatacją auta niebędącego środkiem trwałym zaliczyć do kosztu uzyskania przychodu.

Jak w praktyce wygląda wyliczanie kosztu z ewidencji przebiegu pojazdu?

Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy w odpowiednio wyliczonej kwocie zaliczyć jako pozostałe wydatki w 13 kolumnę KPiR. Księgowania dokonuje się po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu oraz z prowadzonej ewidencji pojazdu.

Wyliczenia kosztu uzyskania przychodu, który wykazuje się w kwocie przypadającej na dany miesiąc oraz w układzie rocznym narastającym, dokonuje się na podstawie:

  • sumy miesięcznego przebiegu pojazdu (suma faktycznie przejechanych kilometrów wykazanych w ewidencji przebiegu pojazdu pomnożona przez stawkę 1km określoną przez Ministra Infrastruktury), która wyznacza zarazem limit zakwalifikowania wydatków w koszt;
  • kosztów eksploatacji pojazdu poniesionych w miesiącu oraz podania ich w układzie narastającym.