Ewidencja przebiegu pojazdu - warto wiedzieć

Ewidencja przebiegu pojazdu

Wydatki przeznaczone na eksploatację samochodu na potrzeby działalności gospodarczej są dla przedsiębiorców kosztem uzyskania przychodu. Podstawowe znaczenie ma tutaj cel wydatku, czyli wykorzystanie samochodu służące uzyskaniu przychodu lub jego zabezpieczeniu w przyszłości, a także właściwa dokumentacja poniesionych kosztów.

Warunkiem zaliczenia wydatków związanych z użytkowaniem takiego auta do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Tzw. kilometrówka dla samochodu niestanowiącego środka trwałego dotyczy samochodów osobowych i innych pojazdów samochodowych nieposiadających odpowiedniej homologacji producenta, wymaganej dla samochodów tego rodzaju. Ewidencji tej nie prowadzi się dla samochodów ciężarowych.

Ewidencja przebiegu pojazdu a limit kilometrów

Wydatki na eksploatację samochodów osobowych, niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych, są kosztem uzyskania przychodu jedynie do wysokości limitu zwanego „kilometrówką”. Chodzi tutaj o ograniczenie kosztów związanych z eksploatacją takiego pojazdu do wysokości kwoty, która wynika z przemnożenia faktycznej liczby przejechanych kilometrów przez stawkę normatywną za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Istotne jest, aby w ewidencji przebiegu pojazdu wykazywać jedynie te kilometry, które podatnik przejechał w celu załatwienia spraw związanych z wykonywaniem działalności gospodarczej, gdyż wydatki na paliwo zużywane dla celów prywatnych nie mogą być zaliczone w ciężar kosztów podatkowych. Limit kilometrów według ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy wszystkich wydatków, które ponoszone są przez przedsiębiorcę z tytułu eksploatacji samochodu osobowego, niezaliczonego do środków trwałych w firmie. Oprócz paliwa będą to również wydatki związane z jego używaniem, a więc przeglądy techniczne pojazdu, części zamienne, akcesoria samochodowe, bieżące remonty, opłaty za parking, myjnię.

Do wydatków na eksploatację zalicza się również koszty ubezpieczenia. Przy czym w przypadku samochodów osobowych obowiązuje tutaj zasada, że kwotę składki, która może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodu ustala się w proporcji do 20 000 euro. Przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi przeliczają walutę euro na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia, natomiast osoby prawne uwzględniają przy przeliczeniu średni kurs euro z dnia zawarcia umowy. Przy samochodzie rozliczanym w ewidencji przebiegu pojazdu oznacza to, że przedsiębiorca uwzględnia dwa limity, najpierw 20 000 euro, a potem „kilometrówki”.

Z VAT czy bez VAT?

Należy pamiętać, że podatnicy VAT do kosztów uzyskania przychodu przyjmują wydatki w kwocie netto. Natomiast podatnicy, którym nie przysługuje odliczenie podatku naliczonego, do kosztów uzyskania przychodu mogą zaliczyć całą wartość, wynikającą z faktury, czyli kwotę brutto. Przy kosztach objętych „kilometrówką” można spotkać się z dwojakim ujęciem tego zagadnienia. Z jednej strony spotyka się stwierdzenie, że VAT naliczony od benzyny do samochodu osobowego jest kosztem uzyskania przychodu tylko w ramach limitu „kilometrówki”. Z drugiej należy mieć na uwadze art. 23 u.p.d.o.f., czy art. 16 u.p.d.o.p., które pozwalają do kosztów uzyskania przychodu zaliczyć cały VAT niepodlegający odliczeniu. Z tego drugiego poglądu wynika, że VAT naliczony jest kosztem niezależnie od tego, czy zakup benzyny mieści się w wyliczonym z ewidencji przebiegu pojazdu limicie czy też nie. Zgodnie z tym poglądem, przy wyliczaniu „kilometrówki” zawsze należy brać pod uwagę kwoty netto wynikające z faktur, natomiast VAT niepodlegający odliczeniu można ujmować w kosztach w całości niezależnie od limitu.

Wysokość stawek i wzór ewidencji

Stawki za jeden kilometr przebiegu określane są zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu koszów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Aktualne stawki za 1 km przebiegu pojazdu wynoszą:

  • dla samochodu osobowego o pojemności do 900 m3 – 0,5214 zł,
  • dla samochodu osobowego o pojemności powyżej 900 m3 – 0,8358 zł.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest warunkiem zaliczenia kosztów jego eksploatacji do kosztów uzyskania przychodu. W ewidencji należy podać następujące dane:

  • imię, nazwisko i adres zamieszkania osoby używającej samochodu na potrzeby działalności gospodarczej,
  • dane dotyczące pojazdu: numer rejestracyjny, pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (miejsce wyjazdu i miejsce docelowe),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i obowiązującej stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis podatnika.

Wydatki na eksploatację muszą być udokumentowane fakturami. Od 2013 roku nie ma już obowiązku podawania numeru rejestracyjnego na fakturach, jednakże jest to wskazane w przypadku, gdy przedsiębiorca posiada w swojej firmie kilka pojazdów z różnym prawem do odliczenia VAT. Pozwoli to na jednoznaczne określenie czy w danym przypadku odliczenie podatku VAT faktycznie przysługuje. Należy zawsze pamiętać o tym, że dokumenty kosztowe dotyczące wydatków na bieżącą eksploatację i zapisy dokonane w ewidencji są podstawą do analizy celu wydatku, przyjętego do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorcy. Cel ten musi pozostawać w związku z uzyskaniem przychodu.

W przypadku, w którym na potrzeby działalności gospodarczej użytkuje się kilka samochodów osobowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych, ewidencja przebiegu pojazdu powinna był prowadzona oddzielnie dla każdego z nich.

Kilometrówka dla celów VAT

Przyjęty przez rząd projekt ustawy o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw, który wejdzie w życie od 1 kwietnia 2014 roku, przewiduje możliwość odliczenia 100% VAT od zakupu samochodu oraz wydatków eksploatacyjnych w przypadku pojazdu o masie do 3,5 t. Rewolucyjna zmiana dotyczy jednak tylko tych pojazdów, które są wykorzystywane wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej. Stąd też, jeżeli podatnik nie wykorzystuje samochodu do celów prywatnych, aby odliczyć pełną wartość podatku VAT, będzie zobowiązany do

prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu.

Zgodnie z przepisami kilometrówkę należy prowadzić od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia jego zakończenia. Ewidencja przebiegu pojazdu musi zawierać:

  1. numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,

  2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,

  3. stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,

  4. wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu obejmujący:

  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę przejechanych kilometrów,
  • imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem

– potwierdzony przez podatnika w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem,

  1. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.