Ewidencja przychodów - wszystko co trzeba wiedzieć

Ewidencja przychodów - informacje podstawowe

Obowiązkiem prowadzenia ewidencji przychodów objęci są podatnicy, którzy rozliczają się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Mówi o tym Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2002 roku w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz.U. Nr 219 poz. 1836 z późn. zm.). Zobacz, czym jest ewidencja przychodów i jak ją prowadzić.

Rozliczając przychody w formie ryczałtu w zależności od rodzaju wykonywanej działalności, płaci się podatek według odpowiedniej stawki. Wyróżniamy 5 stawek: 3%; 5,5%; 8,5%; 17% i 20%.

Stawki ryczałtu w zależności od źródła przychodów

Stawka

Źródło przychodów

3%

  • z działalności gastronomicznej, z wyjątkiem przychodów ze sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%,

  • z działalności usługowej w zakresie handlu,

  • ze świadczenia usług związanych z produkcją zwierzęcą,

  • z działalności rybaków morskich i zalewowych w zakresie sprzedaży ryb i innych surowców pochodzących z własnych połowów, z wyjątkiem sprzedaży konserw oraz prezerw z ryb i innych surowców z połowów,

  • z odpłatnego zbycia ruchomych składników majątku, wykorzystywanych w pozarolniczej działalności gospodarczej.

5,5%

  • z działalności wytwórczej, robót budowlanych lub w zakresie przewozów ładunków taborem samochodowym o ładowności powyżej 2 ton,

  • z uzyskanej prowizji z działalności handlowej w zakresie sprzedaży jednorazowych biletów komunikacji miejskiej, znaczków do biletów miesięcznych, znaczków pocztowych, żetonów i kart magnetycznych do automatów.

8,5%

  • z działalności usługowej, w tym przychodów z działalności gastronomicznej w zakresie sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%,

  • związanych ze zwalczaniem pożarów i zapobieganiem pożarom,

  • ze świadczenia usług związanych z działalnością ogrodów botanicznych i zoologicznych oraz obszarów i obiektów ochrony przyrody,

  • z działalności polegającej na wytwarzaniu przedmiotów (wyrobów) z materiału powierzonego przez zamawiającego,

  • z prowizji uzyskanej przez komisanta ze sprzedaży na podstawie umowy komisu,

  • z prowizji uzyskanej przez kolportera prasy na podstawie umowy o kolportaż prasy.

17%

  • ze świadczenia usług:

    • reprodukcji komputerowych nośników informacji,

    • pośrednictwa w sprzedaży hurtowej,

    • parkingowych oraz pilotowania na wodach morskich i śródlądowych,

    • związanych z hotelarstwem oraz organizacją wycieczek i urlopów wypoczynkowych zorganizowanych,

    • związanych z wydawaniem pakietów gier i oprogramowania,

    • doradztwa w zakresie sprzętu komputerowego,

    • przetwarzania danych,

    • zarządzania nieruchomościami na zlecenie, zarówno w zakresie najmu jak i utrzymania dobrego stanu technicznego,

    • wynajmu i dzierżawy samochodów oraz pozostałych środków transportu,

    • pośrednictwa w zatrudnianiu pracowników,

    • fotograficznych,

    • organizacji poradni dla dzieci z problemami edukacyjnymi,

    • pomocy społecznej dla osób starszych, niepełnosprawnych i bezrobotnych.

20%

  • przychody osiągnięte w ramach wolnych zawodów.

 

W sposób ten nie mogą się rozliczać podmioty, które:

  • osiągnęły przychody powyżej 150 000 euro w roku poprzednim, granica ta nie dotyczy firm, które rozpoczynają działalność w ciągu roku.

Ewidencję przychodów prowadzi się oddzielnie dla każdego roku podatkowego, ujmuje się w niej wyłącznie przychody z prowadzonej działalności. Kosztów nie ewidencjonuje się, gdyż nie są one uwzględniane przy ustalaniu wysokości podatku. Wszystkie zapisy w ewidencji przychodów muszą być podparte odpowiednimi dokumentami, które muszą być przechowywane na wypadek kontroli z urzędu skarbowego. Warto jednak pamiętać, że nie ma obowiązku wystawiania faktury czy rachunku osobie fizycznej, która nie prowadzi działalności, jeśli tego nie zażąda. W takim  przypadku zapisów w ewidencji przychodów dokonuje się na podstawie dowodu wewnętrznego wystawianego na koniec dnia.

Zapisów dokonuje się na podstawie:

  • wystawionych faktur VAT,

  • faktur i not korygujących,

  • rachunków,

  • dokumentów celnych.

Ważne!

Podatnik ma obowiązek zbroszurować ewidencję oraz ponumerować strony.

Zaliczka na podatek należny a sposoby rozliczeń z urzędem skarbowym

Zaliczkę na podatek należny oblicza się następująco: od sumy dochodów za cały okres rozliczeniowy odejmuje się wartość składek na ubezpieczenie społeczne, darowizn na cele społeczne oraz wydatki, które obejmuje ulga rehabilitacyjna. Obowiązku rozliczania się z urzędem skarbowym można dokonywać co miesiąc lub też, jeśli spełniamy warunki, po wcześniejszym zgłoszeniu w trybie kwartalnym. W przypadku, gdy dochody nie przekraczają równowartości 25 000 euro podatnicy mogą stosować rozliczenie kwartalne.

Do 20. dnia każdego miesiąca należy rozliczyć się za miesiąc poprzedni z urzędem skarbowym wpłacając zaliczki. Ostatecznego rozliczenia podatku dokonuje się do 31 stycznia za rok poprzedni, przy składaniu zeznania PIT-28, jednocześnie do tego samego terminu należy dokonać wpłaty należnych składek za miesiąc grudzień.

Jeśli podmiot posiadał dochody z innych źródeł, nieujętych w deklaracji, zobowiązany jest do 30 kwietnia złożyć odpowiednie zeznanie podatkowe, w którym nie będzie uwzględniał dochodów wykazanych w zeznaniu PIT-28.

Ważne!

Według ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, za przychód z działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych VAT, za przychód z tej sprzedaży uważa się natomiast przychód pomniejszony o VAT należny.

Ewidencja przychodów - jak należy prowadzić

Podatnik ma obowiązek prowadzić ewidencję w sposób rzetelny i niewadliwy. Rzetelność oznacza dokonywanie zapisów zgodnie ze stanem rzeczywistym, niewadliwość odnosi się do prowadzenia zapisów zgodnie z odpowiednimi uregulowaniami prawnymi.

Ewidencję przychodów uznaje się za rzetelną i niewadliwą, również gdy:

  1. błędne lub niewpisane kwoty przychodów nie przekraczają 0,5% przychodu wykazanego za rok podatkowy lub do momentu kontroli i stwierdzenia błędu przez naczelnika urzędu skarbowego lub organ kontroli,

  2. brak odpowiednich zapisów wynikający z zajścia zdarzenia losowego lub nieszczęśliwego wypadku, które uniemożliwiły podatnikowi dokonania zapisów,

  3. zapisy lub korekty zostały uzupełnione przed rozpoczęciem kontroli,

  4. błędy są efektem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody potwierdzające przychód.

Ewidencja przychodów - prowadzona samodzielnie czy przez biuro rachunkowe

Istnieje możliwość prowadzenia ewidencji zarówno odręcznie, jak i przy użyciu specjalistycznych programów, jednak musi zostać zachowany odpowiedni układ tabelaryczny. Zapisów dokonuje się w sposób chronologiczny, nie później niż do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.  

Nie ma obowiązku informowania urzędu skarbowego o rozpoczęciu prowadzenia ewidencji, wyjątek stanowi sytuacja w której zlecamy prowadzenie ewidencji przychodów biuru rachunkowemu. W takim przypadku 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym należy zgłosić do urzędu skarbowego informację o miejscu przechowywania ewidencji. Jeśli samodzielnie prowadzimy ewidencję przychodów należy przechowywać ją w miejscu prowadzenia działalności lub wskazanym jako siedziba firmy.

Sankcje z tytułu niepoprawnego prowadzenia ewidencji przychodów

Sankcje karne mogą wynikać z nieprowadzenia lub prowadzenia w sposób nierzetelny lub wadliwy ewidencji przychodów. Podatnik nieprzechowujący lub nieprowadzący ewidencji przychodów może liczyć się z tym, że urząd skarbowy oszacuje jego przychód i ustali ryczałt w wysokości 5-krotności zwykłej stawki ryczałtu dla przychodu. Nie może ona jednak przekraczać 75% przychodu. Niedopełnienie obowiązku informacyjnego odnośnie przekazania prowadzenia ewidencji przychodów innym podmiotom oraz działania godzące w niewadliwość lub rzetelność również są przestępstwami, jednak podlegają niższym karom.