Ewidencje księgowe w księgowości uproszczonej

Z księgowości uproszczonej mogą skorzystać osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz spółdzielnie socjalne, których przychody ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły 1 200 000 euro. W praktyce oznacza to, że mogą prowadzić księgę przychodów i rozchodów (KPiR). Po przekroczeniu niniejszego limitu księgowość uproszczona nie jest już możliwa, a przedsiębiorca zobligowany jest do prowadzenia pełnej księgowości. 

Księgowość uproszczona

Limit zobowiązujący do prowadzenia KPiR przelicza się po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski na 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy.

Mała księgowość obliguje przede wszystkim do prowadzenia:

  • księgi przychodów i rozchodów (przy opodatkowaniu wg skali podatkowej lub podatkiem liniowym) lub

  • ewidencji przychodów (przy opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych).

W niektórych przypadkach, zależnie od rodzaju prowadzonej działalności, przedsiębiorca będzie musiał prowadzić ewidencje. Są to:

  • ewidencja środków trwałych,

  • ewidencja wyposażenia,

  • ewidencja przebiegu pojazdu (dla celów PIT lub VAT),

  • rejestry VAT.

Księgowość uproszczona - rejestry VAT

Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, musi prowadzić rejestr zakupu i sprzedaży VAT. Forma prowadzenia rejestru nie jest szczegółowo ujęta w ustawach. Ważne, żeby zawierał dwie podstawowe grupy danych:

  • dane kontrahentów,

  • dane liczbowe dotyczące podatku VAT, m. in. podstawę opodatkowania.

Na podstawie rejestrów VAT podatnik  wypełnia deklaracje rozliczeniowe - VAT-7 (w przypadku rozliczenia miesięcznego) lub VAT-7K (w przypadku rozliczenia kwartalnego).

Ważne!

Deklaracje rozliczeniowe VAT należy wypełnić i złożyć do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym.

 

Jeżeli podatnik potrzebuje, może prowadzić kilka rejestrów. Najbardziej podstawową formą dla transakcji krajowych jest rejestr sprzedaży i zakupu towarów i usług, dla transakcji unijnych rejestr wewnątrzwspólnotowej dostawy u nabycia towarów i usług, a dla relacji zagranicznych prowadzonych poza UE rejestr eksportu i importu towarów i usług.

Księgowość uproszczona - księga przychodów i rozchodów

Przedsiębiorcy prowadzący księgę przychodów i rozchodów (KPiR), płacą podatek od osiągniętych dochodów. Dochód rozumiany jest tu jako przychód pomniejszony o koszty. Podatki mogą być opłacane liniowo (stała stawka 19%) lub wg zasad ogólnych (18 lub 32%).

Ważne!

Podatek nie jest płacony, jeśli firma nie osiąga przychodów.


KPiR powinna zostać założona na na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej lub na dzień 1 stycznia danego roku podatkowego. O założeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów informuje się właściwego (ze względu na miejsce zamieszkania podatnika) naczelnika urzędu skarbowego w terminie do 20 dni od daty jej założenia.

Ważne!

KPiR może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jednak nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca należy sporządzić wydruk komputerowej wersji za poprzedni miesiąc.

 

To, jak powinna wyglądać KPiR, określa rozporządzenie ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Musi ona zawierać 16 kolumn. Po skończeniu każdego miesiąca należy podsumować wartości w każdej z nich.

Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mogą ujmować koszty uzyskania przychodu w oparciu o jedną z dwóch metod - uproszczoną (zwaną dawniej kasową) lub memoriałową. Metoda memoriałowa uważana jest za nieco trudniejszą i wymagającą. Należy w niej oddzielić koszty bezpośrednio związane z przychodem uzyskiwanym w danym roku od kosztów pośrednich. Koszty bezpośrednie obejmujące dwa lata podatkowe należy podzielić na lata, których dotyczą.

Przykład 1.

Jak rozliczyć polisę ubezpieczeniową obejmującą dwa lata podatkowe?

Metoda memoriałowa - koszty należy podzielić i odnieść do odpowiadających im okresów. Część przypadającą na bieżący rok podatkowy należy zaksięgować w dacie polisy, część przypadającą na rok kolejny pod datą 1 stycznia.

Metoda uproszczona -  jednorazowo w dacie poniesienia kosztu, czyli w dacie wystawienia polisy.

Księgowość uproszczona - ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt ewidencjonowany to inna forma płacenia podatku , w której przedsiębiorca płaci podatek wg stawki określonej dla danego rodzaju działalności. Wysokość podatku ustala się w oparciu o osiągnięte przychody. Koszty nie są brane pod uwagę. Jeżeli przedsiębiorca od początku prowadzonej działalności che rozliczać się za pomocą ryczałtu może zaznaczyć to już we wniosku rejestracyjnym CEIDG-1. Natomiast, jeśli w trakcie prowadzonej działalności stwierdzi, że chce zmienić formę opodatkowania na ryczałt, musi złożyć do naczelnika urzędu skarbowego oświadczenie, najpóźniej do 20 stycznia danego roku kalendarzowego.

Z ryczałtu nie mogą korzystać przedsiębiorcy, którzy:

  • prowadzą: aptekę, lombard, kantor, działalność w zakresie kupna i sprzedaży wartości dewizowych, działalność w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych,

  • udzielają pożyczek pod zastaw,

  • prowadzą spółkę wspólnie z małżonkiem lub ten sam rodzaj działalności gospodarczej co małżonek,

  • wytwarzają wyroby opodatko­wane podatkiem akcyzowym (z wyjątkiem energii elek­trycznej z odnawialnych źró­deł energii),

  • wykonują wolne zawody (z wyjątkiem zawodu lekarza wszystkich specjalności, tech­nika dentystycznego, felczera, położnej, pielęgniarki, tłuma­cza oraz nauczyciela w zakre­sie świadczenia usług edu­kacyjnych, polegających na udzielaniu lekcji na godziny),

  • wykonują usługi wymie­nione w załączniku nr 2 do ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osią­ganych przez osoby fizyczne (m.in. reklamowe, pośred­nictwa finansowego, detek­tywistyczne i ochroniarskie, wykonywania fotografii reklamowych i podobnych),

  • rozpoczynają działalność samodzielnie lub w formie spółki, jeżeli podatnik lub co najmniej jeden ze wspólników, przed rozpoczęciem działalności w roku podatkowym lub w roku poprzedzającym rok podatkowy, wykonywał w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres działalności podatnika lub spółki,

  • są zatrudnieni na umowę o pracę, a zamierzają prowadzić własną działalność i wykonywać w ramach nowej działalności na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy takie same czynności, w ostatnich dwóch latach podatkowych.

Wysokość stawki ryczałtu uzależniona jest od rodzaju prowadzonej działalności. Istnieje pięć stawek: 20%, 17%, 8,5%, 5,5% i 3%. Może zdarzyć się tak, że przedsiębiorca będzie rozliczał ryczałt na podstawie kilku stawek, jeśli jego działalność jest różnorodna.

Księgowość uproszczona - ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

Podatnicy prowadzący KPiR zobligowani są dodatkowo do prowadzenia ewidencji środków trwałych, natomiast przedsiębiorcy na ryczałcie do prowadzenia wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Za środek trwały uważa się kompletne i zdatne do użytku: maszyny, narzędzia, budowle, środki transportu, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, aby wpisać środek trwały do ewidencji, jego wartość początkowa musi przekraczać 3500 zł. Tańszy zakup można zaksięgować bezpośrednio w kosztach w miesiącu oddania do użytkowania.Warto zauważyć, że nie wszystkie środki trwałe podlegają amortyzacji.

Wśród nich wymienia się:

  • grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów,

  • budynki mieszkalne wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami lub lokale mieszkalne, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy, jeżeli podatnik nie podejmie decyzji o ich amortyzowaniu,

  • dzieła sztuki i eksponaty muzealne,

  • wartość firmy, jeżeli wartość ta powstała w inny sposób niż określony w art. 22b ust. 2 pkt 1,

  • składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane; w tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tę działalność

Dla prawidłowego prowadzenia ewidencji środków trwałych ważne jest ustalenie wartości początkowej środka trwałego. Wpisów w ewidencji środków trwałych dokonuje się na podstawie dokumentów, z których wynika wartość początkowa zewidencjonowanych składników majątku. Z kolei sama ewidencja środków trwałych zawierać powinna co najmniej:

  • liczbę porządkową,

  • datę nabycia,

  • datę przyjęcia do używania,

  • określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,

  • określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,

  • symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,

  • wartość początkową,

  • stawkę amortyzacyjną,

  • kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,

  • zaktualizowaną wartość początkową,

  • zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,

  • wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,

  • datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Warto zaznaczyć, że przedsiębiorca powinien ująć dany środek trwały w ewidencji w miesiącu przekazania go do użytkowania, zasada ta dotyczy także środków, które przedsiębiorca wytworzył sam, a także tych dzierżawionych lub wynajmowanych.

Jeśli chodzi o formę ewidencji środków trwałych, można kupić gotowe druki do samodzielnego wypełniania. Można także ewidencję prowadzić w komputerze i drukować arkusze. Dozwolone jest  również ręczne prowadzenie ewidencji w zeszycie.

Podatnicy rozliczający się na zasadzie ryczałtu, również powinni dokumentować wykorzystywane środki trwałe. W tym celu muszą prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Sposób prowadzenia wspomnianej ewidencji nie różni się niczym od tego, którego używają przedsiębiorcy prowadzący KPiR.

Księgowość uproszczona - ewidencja wyposażenia

W ewidencji wyposażenia przedsiębiorcy ujmują rzeczowe składniki majątku, które są związane z działalnością, a nie spełniają kryteriów uznania ich za środek trwały. Co ważne, wartość elementów wyposażenia oscyluje między 1500 a 3500 zł. Planowany czas ich użytkowania musi być krótszy niż jeden rok.

Ważne!

Składniki majątku, których wartość nie przekracza kwoty 1500 zł nie muszą być wpisywane do ewidencji.

 

Prowadząc ewidencję wyposażenia należy uważać, aby te same składniki majątku nie zostały wprowadzone również do ewidencji środków trwałych.

Podobnie jak w przypadku ewidencji środków trwałych nie ma narzuconego jednego wzoru prowadzenia ewidencji wyposażenia. Większość przedsiębiorców zachowuje jednak formę tabeli, ze względu na przejrzystość. Można skorzystać z gotowych wzorów lub stworzyć swój własny. Ważne jest, aby ewidencja zawierała minimalnie dane nakazane przez przepisy, czyli:

  • numer kolejny wpisu,

  • datę nabycia,

  • numer faktury lub rachunku,

  • nazwę wyposażenia,

  • cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia,

  • datę likwidacji/ sprzedaży/ darowizny,

  • przyczynę likwidacji.

Do prowadzenia ewidencji wyposażenia zobligowani są zarówno przedsiębiorcy prowadzący KPiR, jak i ewidencję przychodów.

Księgowość uproszczona - ewidencja przebiegu pojazdu VAT

Ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT prowadzą czynni podatnicy VAT, którzy chcą odliczyć 100% VAT od wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu (np. samochodu osobowego). Jednak, aby móc skorzystać z prawa do pełnego odliczenia VAT, przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, zwaną kilometrówką. Jej celem jest udowodnienie, że samochód wykorzystywany jest wyłącznie w działalności gospodarczej.

Aby prawidłowo prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu  warto skorzystać z gotowych wzorów z omówieniem lub programu do obliczania kilometrówki online. Niezależnie, czy ewidencja prowadzona będzie ręcznie czy elektronicznie, powinna ona zawierać:

  • numer rejestracyjny pojazdu,

  • dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,

  • stan licznika przebiegu pojazdu w dniu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, a także na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz w dniu zakończenia prowadzenia ewidencji,

  • wpis osoby kierującej pojazdem poświadczony podpisem podatnika, w przypadku gdy nie jest on kierowcą. Wpis powinien zawierać:
    - kolejny numer wpisu,
    - datę i cel wyjazdu,
    - określenie trasy (miejsce początkowe i docelowe),
    - liczbę przejechanych kilometrów,
    - imię i nazwisko o raz podpis kierowcy,

  • liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz w dniu zakończenia ewidencji.

W przypadku, gdy podatnik użytkuje pojazd także poza prowadzoną działalnością, może on skorzystać z częściowego odliczenia podatku  VAT. Auto, wykorzystywane do celów mieszanych daje możliwość odliczenia 50% podatku VAT.

Ważne!

50% odliczenie podatku VAT nie dotyczy wydatków związanych z zakupem paliwa do dnia 30 czerwca 2015 r. Od dnia 1 lipca pojawi się prawo do częściowego odliczenia VAT od paliwa.

Księgowość uproszczona - ewidencja przebiegu pojazdu PIT

Kilometrówka prowadzona dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), służy przede wszystkim ustalenia kosztów użytkowania prywatnego samochodu osobowego w działalności gospodarczej. Zgodnie z założeniami ustawy o PIT poprawnie prowadzona kilometrówka powinna zawierać co najmniej:

  • dane kierowcy,

  • numer rejestracyjny pojazdu,

  • numer porządkowy kolejnego wpisu,

  • datę i cel wyjazdu,

  • opis trasy (skąd - dokąd),

  • liczbę przejechanych kilometrów,

  • stawkę za kilometr przebiegu,

  • kwotę wyliczoną na podstawie stawki za kilometr,

  • podpis i dane  podatnika.

Limit kilometrówki ustala wysokość odliczenia kosztów eksploatacyjnych. Oznacza to, że wydatki mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jedynie do wysokości kwoty wynikającejz przemnożenia liczby kilometrów przez wysokość stawki. Stawki kilometrówki wynoszą:

  • 0,5214 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,

  • 0,8358 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³,

  • 0,2302 zł dla motocykla,

  • 0,1382 zł dla motoroweru.

Do kosztów eksploatacyjnych, które można rozliczać zgodnie z kilometrówką można zaliczyć:

  • zakup paliwa,

  • opłaty parkingowe,

  • opłaty za przejazd drogami płatnymi, np. autostradą,

  • składki na ubezpieczenia (OC, AC),

  • naprawy,

  • zakup części zamiennych,

  • przeglądy i usługi serwisowe.

Ewidencja przebiegu pojazdu do celów rozliczenia podatku podatkowego daje możliwość odliczenia kosztów poniesionych w związku z eksploatacją samochodu, nie ma tu znaczenia czy samochód jest wyłącznie używany w celach firmowych, czy tez w celach mieszanych, należy jedynie pamiętać o limicie wynikającym ze stawki.