Podczas prowadzenia działalności gospodarczej niejednokrotnie może pojawić się sytuacja, w której sprzedaż będzie dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych. W takich wypadkach sprzedawca (jeśli korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej) nie ma obowiązku wystawiania rachunku bądź faktury, chyba że nabywca przedstawi wyraźne żądanie otrzymania takiego dokumentu. Na czym więc polega ewidencjonowanie przychodów bezrachunkowych i czy należy prowadzić w związku z tym dodatkowe ewidencje?
Ewidencjonowanie przychodów bezrachunkowych a KPiR
W podatkowej księdze przychodów i rozchodów sprzedaż bezrachunkowa może dotyczyć wyłącznie sprzedaży towarów, wyrobów handlowych oraz usług, ujmowanych w kolumnie 7 – sprzedaż towarów i usług. Zapisy dotyczące pozostałych przychodów mogą być zaksięgowane tylko na podstawie odpowiednich dokumentów.
Ewidencjonowanie przychodów bezrachunkowych (w przypadku zwolnienia z kasy fiskalnej) w odniesieniu do KPiR reguluje § 18 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w brzmieniu, którego: "Zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług są dokonywane na podstawie wystawionych faktur, a w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami - na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wysokość tych przychodów za dany dzień, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących."
Zapis taki musi się znaleźć w księdze po zakończeniu dnia, jednak nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu kolejnym. Należy pamiętać przy tym o odpowiednim uzupełnieniu kolumny 3, w której należy wpisać numer dowodu, natomiast w kolumnie 6 powinna znaleźć się informacja, np. “sprzedaż nieudokumentowana”, “sprzedaż bezrachunkowa” itp.
W ewidencji sprzedaży powinny znaleźć się między innymi następujące pozycje:
- dane dotyczące nabywcy;
- data uzyskania przychodu;
- rozróżnienie na stawki podatku VAT (w przypadku czynnych podatników VAT);
- wartość przychodu brutto;
- liczba porządkowa wpisów;
- podsumowanie wartości przychodu z danego dnia.
Podatnik może dodatkowo rozbudowywać swój rejestr, w zależności od prowadzonej działalności gospodarczej. Ewidencja powinna być zbroszurowana, a jej karty ponumerowane – nieistotne, czy prowadzone są wpisy w formie elektronicznej (które muszą zostać także wydrukowane), wpisy bezpośrednio do zeszytu czy do gotowego formularza. Powinny być one dokonywane raz dziennie, po zakończeniu dnia, ale nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym. Ponadto, ewidencja sprzedaży bezrachunkowej powinna być przechowywana w miejscu, gdzie prowadzona jest działalność gospodarcza.
Sprzedaż bezrachunkowa przy ryczałcie ewidencjonowanym
Podatnicy opodatkowani na zasadzie ryczałtu ewidencjonowanego są zobowiązani do prowadzenia ewidencji przychodów. W przypadku sprzedaży bezrachunkowej u ryczałtowca powinny znaleźć się w niej wpisy, udokumentowane dowodem wewnętrznym wystawionym na koniec dnia lub ewidencji sprzedaży. Dowód taki powinien zawierać informacje o sumie dziennych przychodów z uwzględnieniem poszczególnych stawek ryczałtu. Szczególną uwagę należy zwrócić na to, aby wpisy w ewidencji były ujmowane chronologicznie.
Zestawienie - ewidencja sprzedaży bezrachunkowej powinna zawierać co najmniej:
1. datę;
2. numer zestawienia;
3. numery faktur objętych zestawieniem;
4. daty faktur objętych zestawieniem;
5. łączną wartość przychodów wynikającą z tych faktur z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
Sprzedaż bezrachunkowa a księgowość prowadzona przez biuro
Jeżeli prowadzenie KPiR lub ewidencji przychodów zostanie zlecone biuru rachunkowemu i podatnik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, to istnieje możliwość dokonywania zapisów w formie jednego zapisu na koniec miesiąca. Dokonać tego należy do 20. dnia kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Sprzedaż bezrachunkowa a kasa fiskalna
Do posiadania kasy rejestrującej zobowiązany jest co do zasady każdy podatnik dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Ustawodawca przewidział jednak pewne wyłączenia, związane przede wszystkim z wysokością osiąganych obrotów oraz z wykonywanymi czynnościami wymienionymi w załączniku rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Więc jeśli przedsiębiorca korzysta ze wspomnianego zwolnienia, konieczne będzie ewidencjonowanie przychodów bezrachunkowych w dodatkowej ewidencji (ewidencji sprzedaży bezrachunkowej).
Przykład 1
Pan Mariusz prowadzi działalność gospodarczą oraz korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej (limit obrotów 20 000 zł w roku podatkowym). Zamierza sprzedać komputer, który stanowi środek trwały w firmie osobie prywatnej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Wartość sprzętu wynosi 2000 zł. Czy w związku z tym pan Mariusz musi zewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej?
Co do zasady, sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w przypadku korzystania ze zwolnienia z kasy należy ująć w ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Jeżeli przedsiębiorca sam prowadzi księgowość, powinien dokonać wpisu po zakończeniu sprzedaży na koniec dnia.
Sprzedaż internetowa - ewidencjonowanie przychodów bezrachunkowych
Sprzedaż zwolniona z kasy fiskalnej, która nie jest udokumentowana fakturą bądź paragonem, powinna być ujęta w ewidencji sprzedaży bezrachunkowej lub udokumentowana na dowodzie wewnętrznym.
W powyższy sposób można dokumentować co do zasady sprzedaż internetową, jeśli zostaną spełnione określone warunki. Zgodnie z pozycją 36 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, do czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania należy dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), za które zapłata w całości następuje za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo- kredytowej, której jest członkiem), pod warunkiem, że z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcję jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie dostawy zapłata dotyczyła.
Istotną kwestią w sprawie zwolnienia jest fakt, że dotyczy ono wyłącznie tych podatników, którzy prowadzą szczegółową ewidencję dowodów zapłaty, na podstawie których można ustalić dane, w tym adres, osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego, na których rzecz dokonano wysyłki towarów. W związku z tym płatnik dokonujący sprzedaży internetowej jest zobowiązany do gromadzenia i przechowywania dowodów opłat pocztowych i bankowych (wyciągi bankowe).
Ewidencjonowanie przychodów bezrachunkowych w KPiR a system wFirma.pl
Obrót ze sprzedaży bezrachunkowej należy wprowadzić do systemu wFirma.pl, poprzez PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ, gdzie należy uzupełnić wymagane pola. W polu NABYWCA należy zaznaczyć opcję BRAK KONTRAHENTA i wprowadzić kwoty zgodne z wartościami w ewidencji.
W podzakładce ZAAWANSOWANE w polu RODZAJ SPRZEDAŻY JPK V7 należy wybrać opcję WEW.
Dokument zostanie ujęty w KPIR w kolumnie 7 – sprzedaż towarów i usług oraz w Rejestrze sprzedaży (w przypadku czynnych podatników VAT), a w pliku JPK V7 w oznaczeniem "WEW".
