Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Ewidencjonowanie przychodów bezrachunkowych

Podczas prowadzenia działalności gospodarczej niejednokrotnie może pojawić się sytuacja, w której sprzedaż będzie świadczona na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych. W takich wypadkach sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania rachunku bądź faktury, chyba że nabywca przedstawi wyraźne żądanie otrzymania takiego dokumentu. W związku z tym pojawia się problem sprzedaży nieudokumentowanej dowodem księgowym - sprzedaży bezrachunkowej.

Sprzedaż bezrachunkowa a PKPiR

W Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów sprzedaż bezrachunkowa może dotyczyć wyłącznie sprzedaży towarów, wyrobów handlowych oraz usług, ujmowanych w kolumnie 7. Zapisy dotyczące pozostałych przychodów mogą być zaksięgowane tylko na podstawie odpowiednich dokumentów.

Dokumentowanie sprzedaży bezrachunkowej w odniesieniu do KPiR reguluje §19 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia PKPiR. Według tego zapisu powinna być ona dokumentowana na podstawie ewidencji sprzedaży bądź wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie ujęta jest całodniowa sprzedaż. Zapis taki musi się znaleźć w księdze po zakończeniu dnia, jednak nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu kolejnym. Należy pamiętać przy tym o odpowiednim uzupełnieniu kolumny 3, w której należy wpisać numer dowodu, natomiast w kolumnie 6 powinna znaleźć się informacja “sprzedaż nieudokumentowana”, “sprzedaż bezrachunkowa” itp.

Prowadzenie KPiR może zostać także zlecone biuru rachunkowemu. W takim przypadku podatnik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji sprzedaży i dostarczania jej w odpowiednim terminie do biura.

W ewidencji sprzedaży powinny znaleźć się następujące pozycje:

  • numer kolejny w ewidencji,
  • data sprzedaży,
  • data wystawienia faktury,
  • numer faktury,
  • dane dotyczące nabywcy,
  • przyporządkowanie do odpowiedniej stawki podatkowej,
  • wartość bez podatku oraz kwotę podatku z podziałem na stawki podatkowe,
  • wartość sprzedaży zwolnionej od podatku,
  • wartość brutto.

Podatnik może dodatkowo rozbudowywać swój rejestr, w zależności od prowadzonej działalności gospodarczej (dostawy i nabycia wewnątrzwspólnotowe, korekty itp.). Ewidencja powinna być zbroszurowana, a jej karty ponumerowane - nieistotne, czy prowadzone są wpisy w formie elektronicznej (które muszą zostać także wydrukowane), wpisy bezpośrednio do zeszytu czy do gotowego formularza. Powinny być dokonywane raz dziennie, po zakończeniu dnia, ale nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym.

Sprzedaż bezrachunkowa przy ryczałcie ewidencjonowanym

Podatnicy opodatkowani na zasadzie ryczałtu ewidencjonowanego są zobowiązani do prowadzenia ewidencji przychodów. W przypadku sprzedaży bezrachunkowej powinny znaleźć się w niej wpisy, udokumentowane na dowodzie wewnętrznym wystawionym na koniec dnia. Dowód taki powinien zawierać informacje o sumie dziennych przychodów z uwzględnieniem poszczególnych stawek ryczałtu. Szczególną uwagę należy zwrócić na to, aby wpisy w ewidencji były ujmowane chronologicznie. Jeśli prowadzenie księgowości zostało powierzone biuru, wpisy powinny dodatkowo zostać wprowadzone nie później niż do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Kasy rejestrujące

Do posiadania kasy rejestrującej zobowiązany jest co do zasady każdy podatnik dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Ministerstwo Finansów przewidziało jednakże pewne wyłączenia, związane przede wszystkim z wysokością osiągniętych obrotów. Kasa jest obowiązkowa dla podatnika, który rozpoczął w bieżącym roku działalność, a jego obrót ze sprzedaży na rzecz wyżej wymienionych osób przekroczył 20 000 zł, lub też dla podatnika prowadzącego działalność dłużej o dochodzie przekraczającym 40 000 zł. Od roku 2013 mają wejść w życie ujednolicone przepisy, wedle których limit 20 000 zł będzie dotyczył wszystkich dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych.

Ponadto zwolnienia przysługują także pewnym podmiotom ze względu na rodzaj prowadzonej działalności - są to m. in. usługi telekomunikacyjne, usługi finansowe i ubezpieczeniowe, usługi świadczone przez organizacje członkowskie, usługi pocztowe i kurierskie, niektóre usługi edukacyjne czy usługi administracji publicznej i obrony narodowej.

Istnieje też grupa podmiotów, które mają obowiązek posiadania kasy fiskalnej, bez względu na wielkość obrotów. Dotyczy to m. in. podmiotów dokonujących dostawy gazu płynnego, silników, sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, świadczących usługi przewozowe oraz osób, u których wcześniej powstał obowiązek ewidencjonowania. Pełna lista podmiotów nieobjętych zwolnieniem znajduje się w §4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.12.2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Po zmianach w 2013 r. zwolnieniem nie będą objęte również szkoły nauki jazdy o PKWiU 85.53.11.

Podatnicy, którzy prowadzą działalność przy użyciu kas rejestrujących, nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży nieudokumentowanej. Zapisy do PKPiR są wprowadzane na podstawie raportów dobowych, lub na podstawie miesięcznego raportu z kasy rejestrującej. Dane wynikające z raportów powinny zostać dodatkowo skorygowane o ewentualne zwroty towarów, które należy ujmować w osobnej ewidencji - zawierającej informacje o dacie i wartości zwrotu oraz uzupełnionej odzyskanymi oryginalnymi paragonami fiskalnymi lub też informacjami o przyczynie niezwrócenia ich przez klienta.

Zestawienie raportów dobowych z kasy powinno składać się z numeru kolejnego wpisu, numeru unikatowego pamięci fiskalnej kasy, numeru i daty raportów dobowych oraz wynikającej z raportów łącznej kwoty należności pomniejszonej o łączną kwotę podatku i skorygowaną o wartości wynikającej z ewidencji zwrotów. W przypadku, gdy do paragonu z kasy fiskalnej została wystawiona faktura, nie należy wprowadzać jej do ewidencji osobno, a jedynie zadbać, aby jej kopia została połączona z odpowiednim paragonem.

Czynni podatnicy VAT ewidencjonujący swoją sprzedaż za pomocą kas fiskalnych muszą pamiętać, że obowiązuje ich prowadzenie rejestrów zakupu i sprzedaży VAT. Jest to niezbędne do rozliczenia składanych comiesięcznych deklaracji VAT- 7 lub też kwartalnych deklaracji VAT- 7K. Podatnicy podmiotowo zwolnieni z VAT są zobowiązani monitorowania obrotów, które w przypadku tego zwolnienia nie mogą przekroczyć 150 000 zł.

W przypadku posiadania kasy fiskalnej i powierzenia prowadzenia księgowości biuru rachunkowemu, podatnik jest zobowiązany do dostarczenia dobowych raportów z kasy lub też miesięcznego zestawienia raportów dobowych. Jeśli zawarto odpowiednią umowę, zestawienia miesięczne mogą być również tworzone przez biuro rachunkowe.

Sprzedaż internetowa

Sprzedaż internetowa, szczególnie prowadzona przy wykorzystaniu popularnych portali aukcyjnych, zazwyczaj nie jest traktowana jako działalność gospodarcza. W przypadku, gdy jest sporadyczna, nieczęstotliwa oraz dotyczy raczej rzeczy używanych i aktualnie zbędnych, nie ma wątpliwości co do prywatnego charakteru działań. Jednakże w momencie, gdy sprzedaż staje się częsta, a jej przedmiotem staje się duża liczba obiektów, szczególnie nowych, oryginalnie zapakowanych czy zakupionych hurtowo - wtedy organy skarbowe uznają ją za działalność gospodarczą.

Zasadniczo, w wypadku prowadzenia sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, przedsiębiorca jest zobowiązany do posiadania kasy fiskalnej. W takim przypadku schemat ewidencji jest analogiczny do przedstawionego we fragmencie dotyczącym kas fiskalnych.

Jednakże należy pamiętać, że także w handlu elektronicznym występują zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Zgodnie z pozycją 36 załącznika do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.11.2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, do czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania należy dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), z wyjątkiem dostawy paliw płynnych, gazowych oraz dostawy towarów wymienionych w §4 rozporządzenia, za które zapłata w całości następuje za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo- kredytowej, której jest członkiem), pod warunkiem, że z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcję jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie dostawy zapłata dotyczyła. Zasada ta nie dotyczy podatników, którzy rozpoczęli działalność przed dniem 1 stycznia 2011 r.

Bardzo istotną kwestią w sprawie zwolnienia jest fakt, że dotyczy ono tylko i wyłącznie tych podatników, którzy niezależnie od niego prowadzą szczegółową ewidencję dowodów zapłaty, na podstawie których można ustalić także dane, w tym adres, osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego, na rzecz których dokonano wysyłki towarów. W związku z tym płatnik dokonujący sprzedaży internetowej jest zobowiązany do gromadzenia i przechowywania dowodów opłat pocztowych i bankowych (wyciąg bankowy).

W kwestii sprzedaży elektronicznej istotny jest także moment powstania obowiązku podatkowego. Klasycznie pojawia się w momencie wydania towaru, lub gdy wystawiana jest faktura, w chwili wystawienia faktury, nie później niż 7 dni od daty wydania towaru. W handlu internetowym moment powstania obowiązku podatkowego występuje natomiast w momencie otrzymania zapłaty, niezależnie od faktu, czy zapłata nastąpiła za pośrednictwem przelewu bankowego, Poczty Polskiej czy też została przekazana kurierowi “za pobraniem”. Co ważne, za dzień otrzymania zapłaty - i co za tym idzie, dzień powstania obowiązku podatkowego uważa się ten, w którym środki trafiły do rąk sprzedawcy, a nie pracownika urzędu pocztowego lub kuriera.