Faktura proforma a odliczenie podatku VAT

Nie wszystkie dokumenty występujące w obrocie gospodarczym dają prawo do odliczenia VAT. Prawo to na pewno umożliwia faktura VAT. Jak jest z proformą? Jakiego rodzaju dokumentem jest proforma i co z odliczeniem VAT?

Jakie dokumenty dają prawo do odliczenia VAT?

Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego umożliwiają tylko wybrane dokumenty, zawierające wymagane przez ustawę dane.

Faktura VAT

Podstawowy dokument, który umożliwia podatnikom odliczenie VAT, jest faktura VAT. Ściśle związane z tym dokumentem prawo do odliczenia VAT skutkuje szeregiem wymagań, jakie musi spełniać faktura, by została uznana za prawidłową. Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT powinna zawierać przede wszystkim elementy takie jak:

  • numer faktury,

  • datę wystawienia,

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile data ta jest różna od daty wystawienia faktury,

  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz numery NIP,

  • nazwę sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi,

  • ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,

  • cenę jednostkową netto towaru lub usługi,

  • łączną wartość netto towarów lub wykonanych usług,

  • stawki podatku,

  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

  • kwotę należności ogółem.

Dodatkowo na dokumencie można uwzględnić:

  • termin i sposób płatności,

  • kwoty rabatów o ile takich udzielono,

  • uwagi do dokumentu.

Uwaga!

Należy pamiętać o fakturze zaliczkowej, która wywołuje konsekwencje wyłącznie na gruncie VAT i nie wywołuje żadnych skutków, jeśli chodzi o PIT. Wystawienie faktury zaliczkowej zobowiązuje sprzedawcę do naliczenia podatku VAT należnego, czyli ujęcia wpisu w Rejestrze sprzedaży VAT. Z kolei po stronie kontrahenta jej otrzymanie daje prawo do ujęcia VAT w rejestrze zakupów VAT, czyli odliczenia VAT naliczonego.

Paragony za przejazd autostradą

Faktura VAT nie jest jednak jedynym dokumentem umożliwiającym odliczenie VAT. Kolejnym dokumentem, uprawniającym do odliczenia VAT, są dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi - w tym także paragony niefiskalne. Aby to było możliwe, powinny zawierać określone dane i są to:

  • nazwa sprzedawcy i jego NIP;

  • numer kolejny i data wystawienia;

  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwa autostrady, za którą przejazd pobierana jest opłata;

  • kwota należności wraz z podatkiem;

  • kwota podatku.

Dokumenty celne SAD lub PZC

Na podstawie dokumentu SAD lub PZC rozliczane są zakupy towarów od kontrahentów z tzw. krajów trzecich, czyli spoza Unii Europejskiej. Dokument SAD (Single Administrative Document) jest podstawą do rozliczenia VAT, jeśli zgłoszenie celne jest składane w formie papierowej, natomiast do rozliczenia zgłoszenia elektronicznego odpowiednim dokumentem jest PZC (Poświadczone Zgłoszenie Celne).

Czym jest faktura proforma?

Pro forma (łac.) oznacza “dla formalności, dla zachowania pozorów, przyzwoitości”. Po samym tłumaczeniu można wywnioskować, że dokument o takiej nazwie w zasadzie nie powinien wywoływać żadnych konsekwencji. I rzeczywiście tak jest.

Faktura proforma jest jedynie dokumentem handlowym, który często spełnia funkcję przedstawienia oferty kontrahentowi. Nie jest jednak dokumentem księgowym, który zobowiązuje sprzedawcę lub nabywcę, co potwierdził Minister Finansów, w związku z czym nie podlega ewidencji ani na gruncie podatku dochodowego, ani na gruncie VAT. Co więcej, nie może być podstawą do zapłaty VAT przez sprzedawcę lub jego odliczenia przez kontrahenta.

Faktura proforma w wyjaśnieniach Ministra Finansów

Wątpliwości w kwestii proform rozwiało Ministerstwo Finansów, publikując na swojej stronie internetowej wyjaśnienie. Jest w nim wskazane wprost, że proforma to dokument wystawiany głównie w celu potwierdzenie złożenia oferty lub przyjęcia zamówienia do realizacji i jego wystawienie nie powoduje skutków w zakresie podatku VAT.

Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów - Dokument nazywany fakturą proforma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami proforma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT.