Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Faktura w PDF otrzymana mailem

Interpretacja indywidualna z dnia 12.01.2011, sygn. IBPP2/443-819/10/RSz, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach

ustalenie, czy można potraktować fakturę oryginał otrzymaną drogą mailową i następnie wydrukowaną przez nabywcę jako fakturę oryginalną dającą te same prawa co faktura oryginał wydrukowana przez sprzedawcę i otrzymana za pomocą tradycyjnej poczty

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 1 października 2010r. (data wpływu 7 października 2010r.), uzupełnionym pismem z dnia 3 stycznia 2011r. (data wpływu 3 stycznia 2011r.) oraz pismem z dnia 10 stycznia 2011r. (data wpływu 10 stycznia 2011r. ), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia, czy można potraktować fakturę oryginał otrzymaną drogą mailową i następnie wydrukowaną przez nabywcę jako fakturę oryginalną dającą te same prawa co faktura oryginał wydrukowana przez sprzedawcę i otrzymana za pomocą tradycyjnej poczty jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 7 października 2010r. został złożony ww. wniosek, uzupełniony pismem z dnia 3 stycznia 2011r. (data wpływu 3 stycznia 2011r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia, czy można potraktować fakturę oryginał otrzymaną drogą mailową i następnie wydrukowaną przez nabywcę jako fakturę oryginalną dającą te same prawa co faktura oryginał wydrukowana przez sprzedawcę i otrzymana za pomocą tradycyjnej poczty.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 10 stycznia 2011r. (data wpływu fax-u 10 stycznia 2011r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z dnia 4 stycznia 2011r. znak: IBPP2/443-819/10/RSz.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca prowadząc działalność gospodarczą w formie Spółki Jawnej wielokrotnie spotkał się z sytuacją, w której kontrahent sprzedający Spółce towary lub usługi proponuje wysłanie wystawionej przez niego faktury drogą mailową. Nie są to faktury elektroniczne wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. (Dz. U. z 2005r. Nr 133, poz. 1119), tylko zwykłe faktury wystawiane w formie papierowej i w tej formie przechowywane, a przesłane drogą mailową do wydrukowania przez nabywcę.

W uzupełnieniu do złożonego wniosku ORD-IN z dnia 3 stycznia 2011r. Wnioskodawca wskazał, iż oczekuje interpretacji zdarzenia przyszłego wg stanu prawnego obowiązującego od dnia 1 stycznia 2011r.

Z kolei w uzupełnieniu do złożonego wniosku z dnia 10 stycznia 2011r. Wnioskodawca poinformował, że zgadzając się na elektroniczne otrzymywanie faktur będzie on wyrażać swoją akceptację na otrzymywanie faktur drogą mailową. Akceptacja ta będzie wysyłana albo drogą mailową albo za pomocą tradycyjnej poczty w zależności od tego jaką formę zaproponuje kontrahent Wnioskodawcy. Integralność treści faktury będzie zapewniał format przesyłanej faktury, czyli plik pdf.

Autentyczność pochodzenia będzie potwierdzać wewnętrzny system kontroli dokumentów za pomocą którego Wnioskodawca sprawdza:

  • czy faktura została wystawiona na faktycznie wykonane dla niego usługi i rzeczywiście dostarczony towar,
  • czy wartość faktury zgadza się z umową lub zamówieniem,
  • czy wystawca i odbiorca faktury jest prawidłowo określony,
  • czy nr konta bankowego jest zgodny z prowadzoną przez niego bazą starych dostawców.

W razie wątpliwości Wnioskodawca kontaktuje się z wystawcą telefonicznie i nie wprowadza faktury do jego ewidencji, dopóki nie ma pewności, że jest prawidłowa.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy można potraktować fakturę oryginał otrzymaną drogą mailową i następnie wydrukowaną przez nabywcę jako fakturę oryginalną dającą te same prawa co faktura oryginał wydrukowana przez sprzedawcę i otrzymana za pomocą tradycyjnej poczty...

Zdaniem Wnioskodawcy, faktura wydrukowana z maila otrzymanego od sprzedawcy powinna być traktowana jak pełnoprawny oryginał faktury, dający w szczególności prawo do odliczenia zawartego w niej podatku naliczonego od podatku należnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami. W żadnym przepisie nie ma definicji otrzymania faktury i w związku z tym nie można twierdzić, że otrzymanie odbywa się wyłącznie poprzez fizyczne doręczenie z rąk do rąk, a jeżeli nie jest to możliwe, to tylko poprzez tradycyjną pocztę. Obecny poziom techniki pozwala przesyłać dokumenty dużo szybciej i taniej, wobec tego marnotrawstwem byłoby z tego nie korzystać.

W firmie Wnioskodawca z ostrożności nie posługuje się fakturami drukowanymi z maila, ale chciałby to robić z oczywistych ekonomicznych względów i mając na uwadze korzystny wyrok sądu w podobnej sprawie (I FSK 1444/09 z 20 maja 2010r.) ma nadzieję, że urząd zgodzi się z jego stanowiskiem.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Wstępnie Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach zauważa, iż w piśmie z dnia 10 stycznia 2011r. (data wpływu 10 stycznia 2011r.) Wnioskodawca dokonał istotnych zmian w opisie zdarzenia przyszłego. Podjęte w niniejszej interpretacji rozstrzygnięcie odnosi się do przedstawionego przez Wnioskodawcę zdarzenia przyszłego zawartego w ww. piśmie wg stanu prawnego obowiązującego od dnia 1 stycznia 2011r.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje - w myśl art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT - w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

W świetle powyższego należy stwierdzić, że podatek naliczony w przypadku towarów i usług nabytych w obrocie krajowym (poza produktami rolnymi i usługami rolniczymi nabywanymi od rolnika ryczałtowego) wynika z faktur otrzymywanych przez podatnika.

Zatem, podatnik VAT dysponując towarem i fakturą nabywa prawo do rozporządzania i dysponowania towarem jak właściciel.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W dniu 17 grudnia 2010r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Zgodnie z § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 cyt. rozporządzenia - oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury - w myśl § 2 ust. 1 pkt 2 cyt. rozporządzenia - rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 cyt. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych2), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych. Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury.

W myśl § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

  • autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  • łatwe ich odszukanie;

organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zgodnie z § 9 cyt. rozporządzenia, akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3 ust. 1.

Z dniem 1 stycznia 2011r. nastąpiła nowelizacja rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.).

Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2010r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 244, poz. 1627) uchylono ust. 2 § 19 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r.

Zatem, w aktualnym stanie prawnym, dopuszczalne jest wystawianie faktur bez oznaczenia ich wyrazami oryginał i kopia.

Jednocześnie § 21 powołanego rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008r. otrzymał brzmienie:

1. Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie, organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych. Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca prowadząc działalność gospodarczą w formie Spółki Jawnej wielokrotnie spotkał się z sytuacją, w której kontrahent sprzedający Spółce towary lub usługi proponuje wysłanie wystawionej przez niego faktury drogą mailową. Nie są to faktury elektroniczne wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r., tylko zwykłe faktury wystawiane w formie papierowej i w tej formie przechowywane, a przesłane drogą mailową do wydrukowania przez nabywcę.

W uzupełnieniu do złożonego wniosku z dnia 10 stycznia 2011r. Wnioskodawca poinformował, że zgadzając się na elektroniczne otrzymywanie faktur będzie on wyrażać swoją akceptację na otrzymywanie faktur drogą mailową. Akceptacja ta będzie wysyłana albo drogą mailową albo za pomocą tradycyjnej poczty w zależności od tego jaką formę zaproponuje kontrahent Wnioskodawcy. Integralność treści faktury będzie zapewniał format przesyłanej faktury, czyli plik pdf.

Autentyczność pochodzenia będzie potwierdzać wewnętrzny system kontroli dokumentów za pomocą którego Wnioskodawca sprawdza:

czy faktura została wystawiona na faktycznie wykonane dla niego usługi i rzeczywiście dostarczony towar, czy wartość faktury zgadza się z umową lub zamówieniem, czy wystawca i odbiorca faktury jest prawidłowo określony, czy nr konta bankowego jest zgodny z prowadzoną przez niego bazą starych dostawców. W razie wątpliwości Wnioskodawca kontaktuje się z wystawcą telefonicznie i nie wprowadza faktury do jego ewidencji, dopóki nie ma pewności, że jest prawidłowa.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej. Zatem otrzymanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy, iż faktura wydrukowana z maila otrzymanego od sprzedawcy powinna być traktowana jak pełnoprawny oryginał faktury, dający w szczególności prawo do odliczenia zawartego w niej podatku naliczonego od podatku należnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami, należało uznać za prawidłowe.

Zaznaczyć przy tym należy bezwzględny wymóg zachowania przez Wnioskodawcę autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Należy także zauważyć, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych przepisami cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. może być zweryfikowana tylko w toku prowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Ponadto, tut. organ zauważa, iż w myśl § 10 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r., utraciło moc rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

Odnosząc się do powołanego przez Wnioskodawcę wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 20 maja 2010r., sygn. akt I FSK 1444/09, należy wyjaśnić, iż jest ono rozstrzygnięciem w konkretnej sprawie o indywidualnym charakterze i tylko do niej się zawęża, jednakże jakkolwiek orzeczenia sądowe wiążą organ podatkowy tylko w tej sprawie w której zapadły, to przytoczony przez Spółkę wyrok został potraktowany jako element argumentacji Strony. Należy również stwierdzić, iż powołane w treści złożonego wniosku orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego nie może wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii.

Interpretacja dotyczy zaistniałego zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach