Faktura wystawiona przez pomyłkę - jak skorygować?

W praktyce gospodarczej może zdarzyć się, że przedsiębiorca wystawi dwie odrębne faktury dokumentujące jedną transakcję. Jak należy postąpić w takiej sytuacji - wystawić korektę, czy też faktura wystawiona przez pomyłkę może zostać anulowana? Okazuje się, że sposób naprawienia tego błędu zależy od momentu, w którym go zauważono.

Faktura wystawiona przez pomyłkę, która nie trafiła do obrotu

Jeżeli fakt wystawienia dwóch faktur do jednej transakcji został zauważony przed wprowadzeniem chociaż jednej z nich do obrotu prawnego, wówczas możliwe jest jej anulowanie.

Działanie takie, chociaż nie wynika wprost z ustawy o VAT, jest akceptowane przez organy skarbowe. Ważne jest jednak, by spełnione zostały cztery - wypracowane przez dotychczasowe orzecznictwo - warunki dotyczące faktury wystawionej przez pomyłkę:

  • faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego (nie przekazano ani nie udostępniono jej klientowi),
  • faktura nie odzwierciedla prawdziwego zdarzenia gospodarczego (np. nie doszło do udokumentowanej za jej pomocą sprzedaży),
  • wystawca faktury posiada oba jej egzemplarze - przeznaczony dla nabywcy oraz drugi - dla sprzedawcy (dawniej oryginał i kopia),
  • wystawca dokona na fakturze adnotacji wskazującej, że została ona anulowana i poda przyczynę.

Uwaga!

Faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego, jeżeli nie została odebrana przez nabywcę.

 

Na anulowanej fakturze (którą trzeba przechowywać w dokumentacji) powinna znaleźć się odpowiednia adnotacja, np.: “anulowano dnia 01.06/2016 - transakcja wcześniej zafakturowana”.

Faktura wystawiona przez pomyłkę przekazana odbiorcy

Inaczej należy postąpić, jeżeli o fakcie wystawienia dwóch faktur do jednej transakcji przedsiębiorca dowie się już po przekazaniu obu egzemplarzy nabywcy. W takiej sytuacji jeden z ww. warunków pozwalających na anulowanie dokumentu sprzedażowego (nietrafienie do obrotu prawnego) nie jest spełniony, w związku z czym takie postępowanie nie jest możliwe. Co zatem można zrobić?

W takim wypadku konieczne będzie wystawienie faktury korygującej. Przez wzgląd na fakt, iż będzie to zmniejszająca korekta sprzedaży, sprzedawca będzie mógł pomniejszyć należny podatek VAT dopiero w momencie, kiedy otrzyma od nabywcy potwierdzenie, że ten otrzymał fakturę korygującą.

W tym miejscu warto podkreślić, że dla celów księgowych istotne będą:

  • dla podatku dochodowego - data pierwotnego zdarzenia,
  • dla VAT - data potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę.

Uwaga!

Potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę może przybrać dowolną formę - np. wiadomości e-mail czy pocztowego potwierdzenia odbioru.