Faktura z poprzedniego roku podatkowego w KPiR

Prawdopodobnie większość osób prowadzących działalność zna sytuację, kiedy faktury od dostawców spływają do przedsiębiorstwa z dosyć dużym opóźnieniem. O ile w trakcie trwania roku podatkowego nie ma w tym przypadku większych problemów, to po jego zakończeniu wielu podatników zastanawia się co robić. Problem polega głównie na ustaleniu prawidłowego momentu zaliczenia wydatku do kosztów na podstawie otrzymanego dokumentu. Warto zapoznać szczegółowo omawiany temat, ze względu na coraz krótszy termin złożenia zeznania rocznego z uzyskanych dochodów.

Moment zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu

Na wstępnie warto ustalić, jakie wydatki ponoszone w ramach prowadzonej działalności mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Przede wszystkim musi je łączyć nierozerwalny związek - pośredni lub bezpośredni - z uzyskanym przychodem. Zgodnie z art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) kosztami podatkowymi są wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu albo utrzymania lub zabezpieczenia jego źródła. Co istotne, dane wydatki nie mogą być objęte katalogiem wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 23 ww. ustawy.

Następnie, gdy ustalimy, że wydatki mogą zostać prawnie zaliczone w poczet kosztów uzyskania przychodów, należy wyznaczyć termin ich powstania. Główna zasada określona w art. 22 ust. 4 wskazuje, że koszty uzyskania przychodów mogą być potrącone wyłącznie w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Dotyczy to wszystkich podatników prowadzących księgowość w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Biorąc powyższe pod uwagę, podatnik co do zasady powinien ujmować koszty pod datą wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Jeżeli dokument wpłynie z opóźnieniem, ale w tym samym roku podatkowym, wówczas koszt może zostać zewidencjonowany pod datą jego otrzymania (wyjątkiem są tu towary handlowe). Jednak należy pamiętać, iż przedsiębiorcy są tylko ludźmi, a jak wiadomo każdy człowiek popełnia błędy - również nieumyślnie. Z powodu przeoczenia lub po prostu zapomnienia przez sprzedawcę, faktura może wpłynąć do nabywcy po okresie faktycznego poniesienia kosztu, czasami nawet ze znacznym opóźnieniem przekraczającym rok. Co zrobić w takiej sytuacji?

Faktura z poprzedniego roku - księgowanie

Zgodnie z zasadami podatku dochodowego od osób fizycznych podstawowym okresem rozliczeniowym jest rok kalendarzowy. Zatem, uzyskane przychody oraz poniesione koszty są ujmowane w KPiR narastająco w ciągu roku, a ostatecznie rozliczane na deklaracji rocznej. W praktyce natomiast obowiązkiem każdego podatnika jest uiszczenie na konto urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy wynikającej z uzyskanego dochodu. Co istotne, nie ma już obowiązku dokumentowania należnych zaliczek za pomocą odpowiednich deklaracji, bowiem formularze PIT-5 oraz PIT-5L zostały zniesione wraz z początkiem 2007 roku.

Z uwagi na powyższe, w przypadku otrzymania faktury z opóźnieniem dotyczącej zamkniętego okresu rozliczeniowego, ale w ramach jednego roku - podatnicy nie powinni księgować kosztu wstecz. Głównym powodem, dla którego nie należy postępować w ten sposób jest brak możliwości skorygowania zaliczki, ponieważ nie istnieje deklaracja, którą można by było korygować. Powstanie zatem pytanie: jak taką fakturę zaksięgować? Odpowiedź - na bieżąco, w okresie otrzymania dokumentu od dostawcy, gdyż podatek i tak finalnie zostanie rozliczony w deklaracji rocznej.

Przykład 1.

Przedsiębiorca, rozliczający się z podatku dochodowego kwartalnie otrzymał w czerwcu fakturę kosztową dotyczącą stycznia. Jako że pierwszy kwartał został zamknięty, a zaliczka na podatek opłacona w ostatecznym terminie 20 kwietnia, nie jest już możliwe cofnięcie się do właściwego okresu. Zatem przedsiębiorca może zaksięgować koszt do KPiR w czerwcu.

Przy księgowaniu opóźnionych kosztów wskazane jest przyjęcie daty ewidencji na początek danego okresu, np. pierwszy dzień miesiąca, w którym otrzymano fakturę.

Omówiona wcześniej ewidencja opóźnionych faktur nie wydaje się problematyczna. Co jednak powinien zrobić podatnik, gdy dokumenty dotyczące poprzedniego roku podatkowego wpłyną od dostawy dopiero roku następnym? W omówionej sytuacji konieczne będzie zaksięgowanie kosztów do poprzedniego roku z datą wsteczną, jednak nie wcześniej niż w ostatnim okresie rozliczeniowym.

Przez wzgląd na fakt, iż dokumenty księgowe powinny być ponumerowane zgodnie z numeracją nadaną przez podatkową księgę przychodów i rozchodów, w tym przypadku również można zastosować uproszczenie księgując faktury do KPiR na ostatni dzień miesiąca, czyli 31 grudnia poprzedniego roku. Zaksięgowanie dowodu wstecz, z faktyczną datą poniesienia wydatku, wiązałoby się z ponownym przenumerowaniem całej dokumentacji, co w istocie jest bardzo pracochłonne.

 

Warto zwrócić również szczególną uwagę na faktury, które obejmują swoim zakresem wydatki poniesione na przełomie roku. W praktyce taka sytuacja ma miejsce w przypadku wydatków na usługi telekomunikacyjne - gdzie abonament naliczany jest za ten okres, w którym wystawiono fakturę, ale koszty rozmów dotyczą miesiąca poprzedniego. Konieczne będzie wówczas odpowiednie podzielenie wydatku na lata podatkowe, których dotyczy - tak jak w poniższym przykładzie.

Przykład 2.

Przedsiębiorca otrzymał w dniu 15 stycznia 2014 r. fakturę za usługi telekomunikacyjne, dokumentującą abonament za styczeń 2014 r. w kwocie 50 zł netto, oraz opłaty za rozmowy przeprowadzone w grudniu 2013 r. w kwocie 70 zł netto.

W takim przypadku konieczne jest zaksięgowanie do KPiR wartości abonamentu w okresie rozliczeniowym ze stycznia, natomiast koszty rozmów telefonicznych na dzień 31 grudnia 2013 roku.

Dlaczego taki długi termin na złożenie zeznania rocznego?

Pewnie większość podatników zastanawiała się nad tym, dlaczego na złożenie zeznania rocznego (PIT-36 lub PIT-36L) są aż cztery miesiące (ostateczny termin złożenia 30 kwietnia). Otóż, powodem takiego stanu rzeczy są właśnie faktury otrzymywane przez podatników z opóźnieniem, które może on swobodnie doksięgowywać do poprzedniego roku podatkowego, do momentu złożenia rocznej deklaracji rozliczeniowej.

Natomiast, w sytuacji, gdy faktury wpłyną do firmy już po złożeniu zeznania rocznego, konieczne będzie dokonanie jego korekty. Co istotne, wypełniając deklarację korygującą podatnik musi pamiętać o tym, aby podać odpowiednią przyczynę składanej korekty.