Faktura zaliczkowa i końcowa po zmianach

Faktura zaliczkowa wystawiana jest w związku z rozliczeniem otrzymanych zaliczek przyporządkowanych do określonej dostawy mającej nastąpić w przyszłości. Zaliczki są zwykle wykorzystywane przy kosztownych przedsięwzięciach, w celu pozyskania części środków na jego wykonanie. Jeżeli zamówienie wykonane jest zgodnie z postanowieniami, zaliczka zostaje rozliczona w cenie towaru bądź usługi. Pociąga to za sobą konieczność prawidłowego udokumentowania operacji.

Faktura zaliczkowa

Zgodnie z art. 19a ust. 8 Ustawy o podatku od towarów i usług obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania przedpłaty - zaliczki w odniesieniu do otrzymanej kwoty. W sytuacji gdy klient jest osobą prowadzącą działalność gospodarczą,  wpłaconą zaliczkę należy udokumentować fakturą zaliczkową, która powinna zawierać elementy wymienione w art. 106f Ustawy o podatku od towarów i usług:

  • datę jej wystawienia,
  • numer kolejny nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numery, za pomocą których podatnik i nabywca są zidentyfikowani na potrzeby podatku,
  • datę otrzymania całości lub części zapłaty przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • otrzymaną kwotę zapłaty,
  • kwotę podatku,
  • dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy.

Od 1 stycznia 2014 roku fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy towaru lub usługi. Faktura zaliczkowa może być wystawiona nie prędzej niż 30 dni przed otrzymaniem płatności, jednak ze względu na brak możliwości przewidzenia uregulowania zapłaty lepszym rozwiązaniem jest wystawienie faktury zaliczkowej po otrzymaniu płatności.

Faktury zaliczkowej nie wystawia się przy dokumentowaniu zaliczek na poczet:

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
  • dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
  • świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
  • świadczenia usług związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych (usługi wymienione w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do Ustawy o podatku od towarów i usług),
  • świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
  • świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
  • świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej,
  • świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Otrzymanie zaliczki na powyższe czynności nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, a tym samym nie ma obowiązku dokumentowania jej fakturą zaliczkową.

Faktura zaliczkowa-końcowa

Wystawienie faktury końcowej jest uzależnione od tego, czy faktura zaliczkowa obejmowała całość zapłaty za dostawę towaru lub świadczenie usługi, czy tylko jej część. Wystawienie faktury końcowej następuje wtedy, gdy zaliczka nie opiewała na pełną wartość zamówienia. Na takim dokumencie należy pomniejszyć sumę wartości towarów lub usług o kwotę otrzymanych części zapłaty, a tym samym pomniejszyć kwotę podatku o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty.

Zgodnie z art. 106f ust. 3 Ustawy o podatku od towarów i usług faktura końcowa powinna zawierać również wykaz numerów faktur zaliczkowych wystawionych przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. W celu ułatwienia rozliczeń sprzedawca może podać również ich daty wystawienia oraz kwoty zaliczek, nie jest to jednak obowiązkowe.

W sytuacji gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę zaliczkową, a suma wystawionych faktur obejmuje całość zapłaty, ostatnia faktura zaliczkowa powinna zawierać numery poprzednich dokumentów zaliczkowych. W związku z powyższym nie ma obowiązku wystawiania faktury końcowej, jeżeli faktura zaliczkowa, czy też kilka faktur zaliczkowych do jednego zlecenia pokrywają całość zapłaty.