Faktura zaliczkowa - kiedy nie trzeba jej wystawiać?

Zgodnie z przepisami podatkowymi, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę czy zadatek, obowiązek podatkowy z tytułu podatku VAT powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Do udokumentowania takich operacji gospodarczych wykorzystywana jest faktura zaliczkowa. Sprawdź, kiedy wystawienie takiej faktury jest konieczne. Odpowiedź w artykule!

Faktura zaliczkowa - jakie dane powinna zawierać?

Wpłaconą zaliczkę należy udokumentować fakturą zaliczkową. Powinna zawierać ona takie elementy jak:

  • datę wystawienia,

  • numer kolejny nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

  • numery, za pomocą których podatnik i nabywca są zidentyfikowani na potrzeby podatku,

  • datę otrzymania całości lub części zapłaty przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

  • otrzymaną kwotę zapłaty,

  • kwotę podatku,

  • dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności nazwę towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umów.

Ważne!

Fakturę zaliczkową wystawia się do 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którym otrzymano zaliczkę. Dodatkowo należy pamiętać, że może być wystawiona nie wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem płatności.

Zgodnie z art. 29a ust. 1 podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze, mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Kiedy nie wystawia się faktury zaliczkowej?

Należy zwrócić również uwagę, że zostały uregulowane prawnie przypadki, w których sprzedawcy nie wystawiają faktur zaliczkowych. Dotyczy to otrzymanych zaliczek otrzymanych na poczet:

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

  • dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

  • świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,

  • świadczenia usług związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych (usługi wymienione w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o podatku od towarów i usług),

  • świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,

  • świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,

  • świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej,

  • świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Innymi słowy, otrzymanie zaliczki w powyższych sytuacjach nie spowoduje powstania obowiązku podatkowego oraz obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej.

Ważne!

Otrzymanie zaliczki we wspomnianych przypadkach nie spowoduje konieczności jej opodatkowania. Wyjątek dotyczy usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT, czyli stanowiących import usług.

Czy zawsze należy wystawić fakturę końcową?

Jak wskazuje art. 106f ust. 3 ustawy o VAT, jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Taki dokument powinien również zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Często zdarzają się sytuacje, w których sprzedawca przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi wystawia kilka faktur zaliczkowych. Wówczas należałoby pamiętać, że na fakturze zaliczkowej-końcowej podatnik powinien ująć numery wszystkich poprzednich faktur dokumentujących otrzymanie zaliczki. Natomiast jeśli suma wystawionych zaliczek obejmuje całość zapłaty, nie ma obowiązku wystawiania faktury zaliczkowo- końcowej, pod warunkiem, że zaliczki pokrywają całość zapłaty.

Przykład 1.

Przedsiębiorca N w kwietniu 2015 r. otrzymał 30% zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów. Na tej podstawie została wystawiona faktura zaliczkowa. W maju otrzymał kolejną część zaliczki w wysokości 50% kwoty zamówienia (która również została udokumentowana fakturą), a czerwcu pozostałą część 20%. Tym samym faktura dokumentująca otrzymanie ostatnie zaliczki w czerwcu będzie ostatnią fakturą dokumentującą dostawę towaru. W związku z tym należy w niej podać wszystkie do tej pory wystawione faktury zaliczkowe.

Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmowała całości transakcji, dostawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi jest zobowiązany wystawić fakturę końcową (rozliczeniową). Faktura powinna zostać wystawiona nie później niż 15. dnia od momentu wydania towaru lub wykonania usługi.