Faktura zaliczkowa - wzór z omówieniem

Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie od kontrahenta zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów bądź wykonania usług. Należy ją wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Przykład 1.

Przedsiębiorca otrzymał zaliczkę 29 sierpnia. Mimo faktu, że na wystawienie faktury zaliczkowej ma czas do 15 września, to VAT z tej faktury ujmuje w miesiącu sierpniu.

Co ważne, faktura zaliczkowa nie jest podstawą do ujęcia przychodu (w przypadku dostawcy) ani kosztu (w przypadku nabywcy). Nie wywołuje żadnych skutków podatkowych na gruncie podatku dochodowego.

Co ważne, wystawca zobowiązany jest w tym przypadku do rozliczenia podatku VAT należnego. Aby tego dokonać, musi ująć fakturę w rejestrze sprzedaży VAT (w dacie otrzymania zaliczki). Z kolei nabywca ma prawo do odliczenia VAT naliczonego na podstawie faktury zaliczkowej. W związku z tym ujmuje ją w rejestrze VAT zakupu.

Faktura zaliczkowa - elementy

Prawidłowo wystawiona faktura zaliczkowa powinna zawierać przynajmniej:

  • datę jej wystawienia,

  • numer kolejny faktury,

  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,

  • numery NIP sprzedawcy i nabywcy,

  • datę otrzymania całości lub części należności o ile różni się ona od daty wystawienia faktury,

  • kwotę otrzymanej całości lub części należności, przy czym w przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę zaliczkową i faktury te obejmują łącznie całą należność, to ostatnia z tych faktur (końcowa) powinna zawierać również numery poprzednich faktur,

  • kwotę podatku wyliczoną według wzoru: KP = (ZB x SP) /(100 + SP)

         gdzie:

        - KP - oznacza kwotę podatku,

        - ZB - oznacza kwotę otrzymanej części lub całości należności,

        - SP - oznacza stawkę podatku;

  • dane dotyczące zamówienia lub umowy (“zaliczka za…”), a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów

  • wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy.

Otrzymane zaliczki a dokumentowanie sprzedaży

Każda otrzymana zaliczka musi zostać udokumentowana fakturą zaliczkową - nie musi być to jednak jeden dokument. Faktur zaliczkowych dla jednego zdarzenia gospodarczego może być nawet kilka. Zdarza się, że konkretne zlecenie realizowane jest etapami i w miarę postępowania prac, klient zobowiązany jest dokonywać częściowych płatności - zaliczek.

Jednak, jak już wcześniej wspomniano, za każda otrzymaną zaliczkę przedsiębiorca musi wystawić klientowi fakturę zaliczkową na otrzymaną w danym okresie kwotę. Dlatego może się okazać, że podczas realizacji jednego zlecenia wystawiono np. 4 faktury zaliczkowe.

Zaliczkowanie transakcji pozwala na bieżącą weryfikację wartości zamówienia już w trakcie trwania jego realizacji, a co za tym idzie na jego ewentualną zmianę, np. zwiększenie bądź zmniejszenie wartości.

Uwaga!

Jeśli faktura zaliczkowa nie obejmowała całej kwoty zamówienia, sprzedawca, po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, zobowiązany jest do wystawienia faktury końcowej. Uwzględni ona otrzymaną już zaliczkę. Jeśli z kolei faktura zaliczkowa rozlicza całość należności, przedsiębiorca nie musi wystawiać faktury końcowej.

 
 

Do pobrania:

pdf
załącznik w formacie PDF druk do ręcznego wypełnienia
docx
załącznik w formacie DOCX edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie