Dokumenty księgowespółki stanowią podstawowy dowód rzeczowy, dlatego też należy o nie dbać ze szczególną starannością. Przepisy jasno określają, które z nich, w jaki sposób oraz przez jaki czas należy archiwizować. Co najważniejsze, trzeba je zabezpieczyć przed zniszczeniem lub ewentualnymi niechcianymi zmianami. Za brak podporządkowania się tym zasadom grożą sankcje przewidziane w Kodeksie karnym skarbowym. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak długo spółka ma przechowywać dokumenty księgowe.
Które dokumenty księgowe należy przechowywać?
Wśród dokumentów księgowych, które spółka musi przechowywać należy wymienić:
-
zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe,
-
księgi rachunkowe,
-
dokumentację potwierdzającą przyjęty sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych,
-
dowody księgowe,
-
dokumenty dotyczące środków trwałych, kredytów, pożyczek, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub te objęte postępowaniem karnym, podatkowym,
-
dokumenty inwentaryzacyjne,
-
dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji,
-
akta osobowepracowników oraz kartoteki wynagrodzeń.
Jak długo należy przechowywać dokumenty?
Przepisy określają wprost, jak długo spółka ma przechowywać dokumenty księgowe.
Według art. 74 pkt. 1 Ustawy o rachunkowości wśród dokumentacji, którą trzeba przechowywać bezterminowo zostały wymienione jedynie zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe. Pozostałe dokumenty należy przechowywać zgodnie z określonym przez przepisy terminem.
Przez okres 5 lat należy przechowywać wszelkie dokumenty księgowe. Wśród nich wyróżniamy księgi rachunkowe oraz dowody księgowe, zarówno te dotyczące przychodów, jak i wydatków. Stanowią one bowiem fundamentalny dowód rozliczeń podatkowych. Równie ważne są papiery dokumentujące środki trwałe w budowie, umowy handlowe, kredytowe, pożyczki. Dopełnienie stanowią dokumenty dotyczące roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym, albo te objęte postępowaniem karnym lub podatkowym.
W tym przedziale czasowym należy również wymienić dokumenty inwentaryzacyjne, zeznania podatkowe zamykające rok obrachunkowy, kartoteki wynagrodzeń pracowników.
Okres przechowywania należy liczyć od początku roku następującego po roku obrotowym, którego zbiory dokumentów dotyczą. Natomiast w przypadku dokumentów podatkowych, takich jak deklaracje czy faktury - według przepisów Ordynacji podatkowej - za początek okresu przechowywania należy uznać początek roku następującego po roku obrotowym, w którym przypadał termin płatności podatku.
Przez okres 12 miesięcy należy przechowywać dokumentację powstałą w wyniku rękojmi i reklamacji licząc od upływu terminu ich wygaśnięcia. Jest to najkrótszy termin przewidziany w ustawie.
| Uwaga! Z Ustawy o emeryturach i rentach wynika, że akta osobowe pracowników należy przechowywać przez okres 50 lat od momentu ustania stosunku pracy. |
