Jak dokumentować sprzedaż na rzecz osób fizycznych?

Osoby prowadzące własną działalność dokonują sprzedaży nie tylko na rzecz firm, ale także na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.  W takiej sytuacji często powstaje problem - jak prawidłowo ewidencjonować taką sprzedaż? Wszelkie wątpliwości wokół tego tematu powinien rozwiać poniższy artykuł.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej

Co do zasady, każdy przedsiębiorca dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalność gospodarczej oraz rolników ryczałtowych powinien ewidencjonować takie zdarzenia na kasie fiskalnej (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT).

Jednak wydane w tej sprawie rozporządzenie określa rodzaje działalności zwolnione z tego obowiązku, jak i te, które bezwzględnie muszą ją posiadać.

Jeżeli przedsiębiorca jest zobowiązany do posiadania kasy rejestrującej, wówczas jest zobowiązany do rejestrowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych za pomocą kasy fiskalnej. W takiej sytuacji paragon jest podstawowym dokumentem sprzedaży. Fakturę dla takiego klienta wystawia się na wyraźne jego żądanie, a pod jej egzemplarz pozostawiony w dokumentacji, należy podpiąć wcześniej wystawiony paragon.

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy

Podatnicy korzystający ze zwolnienia w zakresie rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej, czy to ze względu na limit obrotów, czy też zwolnienie przedmiotowe, nie muszą wystawiać faktur ani rachunków. Nie oznacza to jednak, że takiej sprzedaży nie należy dokumentować.

W tej sytuacji można wyróżnić dwie możliwości. Pierwsza - gdy podmiot samodzielnie prowadzi swoją księgowość i, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie KPiR, ewidencjonuje sprzedaż na podstawie sporządzonego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień (par. 19 ust. 1).  Zapisów takich dokonuje w podatkowej księdze przychodów i rozchodów raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

Druga sytuacja występuje wówczas, gdy podatnik zlecił prowadzenie swojej księgowości biuru rachunkowemu. W tym wypadku jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Należy ujmować w niej każdą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych. Na koniec miesiąca zostanie ona zaksięgowana w KPiR.

Faktury uproszczone?

Ważne jest, iż sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie można dokumentować fakturami uproszczonymi. Tego typu dokumenty są przeznaczone tylko do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz podmiotów prowadzących działalność.

Faktury uproszczone wystawia się  w przypadku, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro. Wówczas może nie zawierać następujących informacji:

  • imion i nazwisk lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresów;
  • miar i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług;
  • ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto);
  • wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto);
  • stawki podatku;
  • sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaży zwolnionej od podatku;
  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.