Jak identyfikować potrzeby szkoleniowe w małej firmie?

Szkolenia często kojarzą się z wykładami i prezentacjami, które są nużące i niezbyt interesujące. Jednym plusem jest to, że odbywają się w godzinach pracy. Aby zerwać z takim wizerunkiem szkoleń, wiele organizacji po prostu z nich rezygnuje. Od zatrudnianych osób wymaga się zwiększania kwalifikacji - muszą tego dokonać na własny koszt i w wolnym czasie. To także nie jest najlepsze rozwiązanie – niektórzy pracownicy nie mogą sobie pozwolić na finansowanie drogich kursów i uzyskiwanie kolejnych certyfikatów. Warto jest włączyć szkolenia do systemu motywacyjnego – możliwość otrzymania prestiżowego dyplomu będzie stanowiła nagrodę. Ważne jest także rozpoznanie potrzeb szkoleniowych. Jak należy do tego podejść, aby organizowanie kursów i certyfikacji przyniosło wymierne korzyści zarówno dla firmy, jak i dla pracowników?

Potrzeby szkoleniowe – po co je identyfikować?

Organizacja szkolenia, które nie dostarczy nowej wiedzy i nie wpłynie na wzrost umiejętności pracowników, nie ma większego sensu. Każde spotkanie wiąże się z poniesieniem kosztów przez pracodawcę. Z jednej strony należy zapłacić firmie, ekspertowi czy doradcy, którzy przeprowadzą szkolenie. Jeśli kurs odbywa się w godzinach pracy, zapłacić trzeba będzie także pracownikom. Nie warto więc przeznaczać środków finansowych na coś, co nie przyczyni się do odniesienia korzyści przez przedsiębiorcę.

Rozpoznanie potrzeb szkoleniowych pozwala na dobranie takich kursów, które rzeczywiście przyczynią się do wzrostu kwalifikacji, wiedzy i umiejętności zatrudnianych osób. Pracodawca może uzyskać dodatkowe korzyści takie, jak:

  • wzrost wydajności pracy – osoby zatrudnione nauczą się efektywniejszych metod pracy,

  • poprawę pozycji rynkowej – zatrudnianie specjalistów o większych kwalifikacjach będzie wpływało na kształtowanie reputacji firmy jako profesjonalisty,

  • zadowolenie klientów z jakości świadczonych usług,

  • zmotywowanych pracowników,

  • wprowadzanie innowacyjnych rozwiązań,

  • poprawę pracy zespołowej,

  • zwiększenie przychodów w dłuższym okresie.

Potrzeby szkoleniowe – jak można je rozpoznawać?

Pracodawca może skorzystać z kilku metod, które służą do identyfikacji potrzeb szkoleniowych. Można do nich zaliczyć:

  1. Analizę dokumentów – pracodawca powinien stworzyć opisy stanowisk pracy. Będą one zawierały obowiązki, uprawnienia, kwalifikacje i umiejętności, jakimi powinni charakteryzować się zatrudnieni pracownicy. Jeśli z opisu stanowiska pracy wynika, że lider zespołu informatyków powinien posiadać kompetencje związane z zarządzaniem kilkuosobowym zespołem, nie można na takie stanowisko awansować informatyka, który nigdy nie kierował ludźmi ani nie ma ukończonych studiów w tym zakresie.

  1. Obserwację – pracodawca może obserwować pracowników w trakcie wykonywania pracy. Dzięki temu może zauważyć, czy osoby zatrudnione w odpowiedni sposób realizują określone zadania. Jeśli pani z działu księgowości wciąż dopytuje się koleżanek o obsługę arkusza kalkulacyjnego, warto wysłać ją na szkolenie, które pozwoli nabyć jej nową wiedzę i umiejętności. Dobra znajomość możliwości programu, którym posługuje się na co dzień, zwiększy jej efektywność i pozwoli na szybsze wykonywanie obowiązków.

  1. Badania ankietowe – o potrzebach szkoleniowych można dowiedzieć się od samych pracowników. Odpowiednio przygotowane kwestionariusze ankietowe pozwolą na wysondowanie, jakie umiejętności chciałyby rozwinąć zatrudnione osoby. Badania mogą być anonimowe. Dzięki temu pracownicy będą otwarcie wyrażali swoje potrzeby.

  1. Przeprowadzanie wywiadów indywidualnych i grupowych – w ramach przeprowadzanych rozmów motywacyjnych bądź przeciwnie – dyscyplinujących można porozmawiać z pracownikami na temat ich umiejętności i kwalifikacji. Jeśli zatrudniona osoba obawia się, że w ciągu miesiąca nie da rady poprawić sposobu wykonywania określonego zadania, być może warto zastanowić się nad dodatkowym kursem.

  1. Badanie opinii klientów – warto także zapytać klientów, czy są zadowoleni z poziomu obsługi lub jakości świadczonych usług. Być może nabywcy mają swoje obiekcje dotyczące osób, z którymi spotykają się w przedsiębiorstwie. Nie wszyscy pracownicy są komunikatywni i mają odpowiednio rozwinięte umiejętności interpersonalne. Szkolenie z zakresu umiejętności miękkich pozwoli im nabyć nowe kompetencje.

Potrzeby szkoleniowe – listy kursów nie wkładaj do szufladki!

Jeśli już zdecydowałeś się na przeprowadzenie identyfikacji potrzeb szkoleniowych, postaraj się, aby przynajmniej część kursów została zrealizowana. Pracownicy będą tego od ciebie oczekiwali. Powiąż system motywacyjny z systemem szkoleń. Zaoferuj udział w prestiżowych kursach dla najlepszych. Nie przeprowadzaj rozpoznania potrzeb szkoleniowych tylko po to, aby uzyskać listę działań na przyszłość.