Jak najlepiej rozliczać samochód w firmie - stan na 01-01-2013 rok

Obecnie trudno wyobrazić sobie prowadzenie i funkcjonowanie działalności gospodarczej bez samochodu. Można tu wykorzystać samochód będący majątkiem firmy, pojazdy należące do majątku własnego jak też środki transportu użytkowane na podstawie umów najmu, dzierżawy lub leasingu. Korzyści podatkowe wynikające z posiadania pojazdu w firmie zależą przede wszystkim od rodzaju samochodu, sposobu jego nabycia oraz przyjęcia do użytkowania. Poniżej przedstawione zostały podstawowe zagadnienia związane z posiadaniem pojazdu przez przedsiębiorcę, ze szczególnym nastawieniem na ich aspekty podatkowe.

Rejestracja pojazdu

Pojazd, aby został dopuszczony do ruchu, musi być dostosowany do wymogów szczegółowo przedstawionych w ustawie o rachunkowości i związanych z definicją środków trwałych. Zgodnie z nią samochody wykorzystywane w firmie powinny być zdatne do użytku i kompletne. Oznacza to, że pojazd musi być sprawny technicznie oraz spełniać standardy określone w ustawie o ruchu drogowym (posiadać dowód rejestracyjny i tablice rejestracyjne).

Przyjęło się, że obowiązek rejestracji ciąży na właścicielu pojazdu- może nim być sam przedsiębiorca jak i firma leasingowa. W przypadku leasingu procedurę rejestracji przeprowadza leasingodawca, on też ponosi wszystkie koszty z tym związane (należy pamiętać, że zgodne z prawem jest docelowe obciążenie tymi kosztami leasingobiorcy).

Biorąc pod uwagę samochód używany, rejestracja polega na przerejestrowaniu samochodu z właściciela poprzedniego na obecnego. Ustawodawca przewidział na to czas nie dłuższy niż 30 dni od momentu zakupu pojazdu.

Aby otrzymać dowód rejestracyjny pojazdu, podatnik musi złożyć w lokalnym Starostwie Powiatowym (właściwym dla miejsca zamieszkania przedsiębiorcy lub siedziby firmy) m.in.:

  • wypełniony wniosek o rejestrację pojazdu,
  • dokument potwierdzające tożsamość rejestrującego,
  • dowód własności pojazdu,
  • kartę pojazdu (jeśli była wydana),
  • wyciąg ze świadectwa homologacji pojazdu (jeśli jest to pojazd nowy),
  • dowód rejestracyjny pojazdu (jeśli jest to pojazd używany).

Rejestracja pojazdu odbywa się w drodze wydania decyzji administracyjnej (ustawodawca przewidział na to 30 dni). W tym czasie nabywca otrzymuje tzw. dowód zastępczy, ważny 30 dni i umożliwiający mu użytkowanie zakupionego pojazdu.

Wydatki z jakimi wiąże się rejestracja pojazdu są dla kupującego kosztami uzyskania przychodu. Wydatki te mogą zostać zaliczone bezpośrednio do kosztów podatkowych lub mogą powiększyć wartość początkową pojazdu (a tym samym stanowić koszty uzyskania przychodu w momencie odpisów amortyzacyjnych).

Ubezpieczenie samochodu

Dokument stwierdzający zawarcie umowy obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (pot. OC) jest niezbędnym elementem upoważniającym posiadacza pojazdu do poruszania się na drodze. Przedsiębiorca ma również możliwość zakupu dobrowolnego ubezpieczenia autocasco (AC) oraz ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW). Przy nabyciu samochodu używanego prawo przewiduje skorzystanie z polisy poprzednika, która obowiązuje do końca okresu, na jaki została zawarta przez poprzedniego właściciela.

W przypadku, kiedy zakupione samochody będą w spółce środkami trwałymi lub też będą użytkowane na podstawie umowy leasingowej, to wydatki poniesione z tytułu ubezpieczenia można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Musi być jednak spełniony warunek mówiący o tym, że będą one użytkowane na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.

Ustawodawca nałożył jednak pewne limity, które dotyczą ubezpieczenia autocasco obowiązującego dla samochodów osobowych (zgodnie z definicją updof i updop). Do kosztów uzyskania przychodu nie zalicza się składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej równowartość 20.000 euro (w przeliczeniu na złote wg kursu NBP ogłoszonego na dzień podpisania umowy z ubezpieczycielem).

Wydatki poniesione na ubezpieczenie samochodu powinny być ujęte w KPiR w momencie ich poniesienia. Oznacza to, że muszą być wprowadzone do ewidencji z datą wystawienia faktury lub innego dokumentu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu, bez względu na to, jakiego okresu dotyczą. Natomiast w księgach rachunkowych wydatki na ubezpieczenie pojazdu rozlicza się z wykorzystaniem konta „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”. Jeżeli jednak wysokość składki ubezpieczeniowej jest nieistotna dla wyniku finansowego można poniesiony wydatek zaliczyć do kosztów jednorazowo.