Jak postępować w przypadku, gdy zaginął oryginał faktury?

Podatnicy powinni na bieżąco ujmować otrzymane faktury w Księdze Przychodów i Rozchodów oraz rejestrze zakupu VAT. Co jednak w przypadku, gdy dokument zaginie w firmie? Takie przypadki zdarzają się bowiem dość często. Dokument nieumyślnie zniszczony bądź zagubiony można odtworzyć.

Zgodnie z prawem podatnik może zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie duplikatu faktury. Kontrahent tym szybciej przygotuje oraz wyśle duplikat, jeżeli w grę wchodzi dodatkowo dokonanie zapłaty za zakupione towary bądź usługi.

Przy księgowaniu duplikatu do KPiR należy zwrócić szczególną uwagę na datę sprzedaży i wystawienia z oryginału dokumentu. Zgodnie z zasadą memoriałową, koszty powinny zostać ujęte w latach podatkowych, których faktycznie dotyczą. W związku z tym otrzymanie duplikatu z datą styczeń 2013 nie będzie warunkować ujęcia w tej dacie kosztu, jeśli dotyczy on roku 2012. Koszt ujmowany jest w księdze w grudniu, niezależnie czy faktycznie dotyczył miesiąca grudnia czy też któregoś z wcześniejszych miesięcy 2012 roku.

Jeżeli natomiast zarówno oryginał jak i duplikat dokumentu zostały wystawione i dotyczą tego samego roku podatkowego to duplikat można ująć w dacie jego wystawienia.

Przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę na faktury dokumentujące zakup towarów. Zgodnie z § 17 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR, zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego), podając:

  • imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,
  • ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego)

i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis musi zostać potwierdzony datą i podpisem osoby, która towar przyjęła i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi w dniu otrzymania faktury (bądź jej duplikatu).

Ujęcie duplikatu inaczej będzie wyglądać w przypadku rejestru zakupu VAT. Tutaj bowiem nie ma znaczenia czy faktura odnosi się do zakupu towarów czy też pozostałych kosztów oraz jakich lat podatkowych dotyczy. Podatnik za to musi pamiętać, że możliwość odliczenia podatku VAT z otrzymanej faktury możliwe jest jedynie w miesiącu otrzymania dokumentu, bądź też dwóch kolejnych okresach (miesiąc bądź kwartał – w zależności od formy rozliczeń z tytułu VAT).

Jeżeli oryginał faktury zaginął bądź uległ zniszczeniu, to mimo wszystko powyższy okres liczy się od daty otrzymania oryginału a nie duplikatu dokumentu. Jeżeli minął już ustawowo przewidziany okres na rozliczenie podatku VAT, przedsiębiorca może uwzględnić odliczenie VAT poprzez złożenie korekty deklaracji podatkowej.

Inaczej byłoby w przypadku, gdyby oryginał w ogóle nie dotarł, a duplikat był pierwszym otrzymanym dokumentem. Wtedy też okres odliczenia podatku VAT obliczany byłby od daty wpływu duplikatu.

Podsumowując, w przypadku kiedy zaginął oryginał faktury należy zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie duplikatu. Ujęcie dokumentu w Księdze Przychodów i Rozchodów bądź rejestrze zakupu VAT jest prawem podatnika, nawet jeżeli wiąże się z obowiązkiem złożenia korekty deklaracji podatkowych.