Jak prawidłowo przechowywać dokumenty i dowody księgowe?

Zajmujesz się osobiście księgowością swojej firmy? Jeśli tak, to oprócz umiejętności prowadzenia ksiąg podatkowych, powinieneś także poznać podstawowe zasady przechowywania dokumentów i dowodów księgowych.

Pamiętaj! Na początku warto dokładnie określić, gdzie i w jaki sposób będziesz przechowywać dokumenty - zarówno wersje papierowe, jak i elektroniczne powinny być należycie chronione!

Poniższe zasady z pewnością pomogą Ci w utrzymaniu porządku w dokumentacji Twojego przedsiębiorstwa:

  1. Księgi rachunkowe (książka przychodów i rozchodów, ewidencja przychodów), dowody księgowe oraz inne dokumenty firmowe (np. paragony) są należycie przechowywane wtedy,  gdy chronimy je przed niedozwolonymi zmianami oraz nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
  2. Księgę przychodów i rozchodów należy prowadzić rzetelnie - tak, aby odzwierciedlała stan rzeczywisty, bezbłędnie, na bieżąco i w taki sposób, aby w razie kontroli można ją było łatwo sprawdzić. Księga powinna zawierać zapisy o dokonanej sprzedaży oraz koszty poniesione w związku z uzyskaniem przychodu w prowadzonej działalności. Dopuszczalny limit błędów związanych z niewpisaniem, bądź niepoprawnym wpisaniem kwot przychodów wynosi 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy.
  3. Warto segregować dokumenty - po wydrukowaniu ułóż je w sposób chronologiczny i ponumeruj zgodnie z numeracją z KPiR. W przypadku dużej ilości dokumentacji, warto podzielić ją na osobne teczki, np. osobną na każdy miesiąc.
  4. W przypadku KPiR termin przechowywania dokumentów księgowych mija wraz z momentem przedawnienia podatkowego, czyli pięć lat od końca roku, w którym złożyliśmy zeznanie. Istotne jest, aby kserować faktury w wersji “paragonów” (np. ze stacji paliw), ponieważ szybko blakną i po piciu latach z pewnością trudno będzie odczytać ich treść.
  5. Przechowywanie elektroniczne dokumentów w dzisiejszych czasach ułatwia prowadzenie ewidencji związanej z działalnością gospodarczą. Obecnie mamy do wyboru szeroką gamę programów komputerowych, które robią wszystko za nas. Jednak przy wyborze takiej formy księgowania należy pamiętać o zapewnieniu bezpieczeństwa i trwałości danych.
  6. Miejsce przechowywania dokumentacji musi znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym jako siedziba przedsiębiorstwa - takie miejsce wskażesz podczas rejestracji firmy lub zmiany jej danych w formularzu CEIDG-1.

Pamiętaj, że za nieodpowiednie przechowywanie dokumentów księgowych to Ty ponosisz konsekwencje! Jeżeli nie dotrzymasz obowiązków związanych z odpowiednią archiwizacją dokumentacji, grozi Ci odpowiedzialność karno-skarbowa.